Planning software voor marketing

Met onze planning software helpen wij marketingbureaus die reclame, design, branding en digitale oplossingen creëren voor hun klanten. Wij zorgen ervoor dat je efficiënt je campagnes en projecten plant en tijdig de juiste medewerkers en freelancers toewijst.

Digitale boost voor de planning van je campagnes en projecten

Geen één marketingbureau is hetzelfde. De planning van een branding campagne verloopt anders dan het bouwen van een website of het maandelijks beheren van de Google Ads voor je klanten.

Bij Timewax kun je terecht voor de planning van al je campagnes, projecten, medewerkers en freelancers.

Zo bespaar je tijd en rond je alle campagnes en projecten binnen de deadline en het budget af. Tot slot verhoog je ook nog eens de productiviteit van je medewerkers wat direct de omzet verhoogd. Bereken het hier.

Omschakelen naar iets professionelers

“Kleinere bedrijven kunnen de planning vaak prima doen met een spreadsheet. Op een gegeven moment moet je de overstap maken naar iets professionelers, zoals Timewax.”

Kendra van Zessen | KPN Werkplek

PROJECT MANAGER

Communiceer de planning met je klant

Doorlooptijden, mijlpalen en afhankelijkheden

Balkenplanning

Met onze Gantt Chart functie laten we bureaus eenvoudig hun campagnes visualiseren en communiceren met de klant. Op die manier maak je voor de klant duidelijk in welke stappen het proces verloopt, wanneer welke mijlpalen worden gerealiseerd en ook welke inzet van de klant wordt verwacht.

In onze Gantt Chart heb je de flexibiliteit om voor de klant een andere versie te maken dan voor intern gebruik. Zo zou je bijvoorbeeld voor een nieuwe website een balkenplanning kunnen maken met deelopleveringen die zinvol zijn voor de klant, terwijl je voor interne communicatie met Sprints werkt.

Versies

De planning van campagnes en projecten verandert nog wel eens. Daarom kan je met onze Gantt Chart verschillende versies van de planning maken. Dit is erg handig, omdat je zo eenvoudig terugkijkt op vorige versies van de planning en ze eventueel herstelt.

Je vergelijkt meerdere versies van een balkenplanning, waardoor je ziet hoeveel de meest actuele planning afwijkt van de oorspronkelijke versie. Daarnaast werk je ook met concept en definitieve versies van de planning. Hierdoor kan je als projectmanager eerst even met de planning spelen, voordat iedereen hem ziet.

Voortgang

In Timewax houd je als projectmanager ook de voortgang van je campagnes en projecten bij. Je kan ook de uitvoerende creatives en techies de voortgang laten rapporteren. Dat kan op meerdere plekken in Timewax, zoals in urenstaten, de mobiele app en zelfs direct vanuit Outlook of de Google agenda.

De voortgang wordt per activiteit automatisch weergegeven in de Gantt Chart, zodat je ziet of je tijd tekort komt. Als je met mijlpalen en afhankelijkheden werkt, laten we je direct het kritieke pad zien. Dit pad is belangrijk, want zo zie je meteen of deadlines bij vertraging in gevaar komen.

SCRUM

Werk je met SCRUM voor je interactive projecten? De Gantt Chart functie is namelijk ook een goede tool om Sprints en User Stories te visualiseren. Werk je met meerdere SCRUM-teams tegelijk? De multi-project weergave van de Gantt Chart geeft je een totaal overzicht van alle lopende (SCRUM) projecten.

In dit support artikel hebben we uitgewerkt hoe SCRUM termen zich vertalen naar begrippen in Timewax. Het beschrijft stap voor stap onze best practice hoe je SCRUM projecten opzet, hoe je Sprints en User Stories plant en hoe je vervolgens over de voortgang kan rapporteren.

Grip op de capaciteit met een planbord

Voorbij Excel met drag & drop

Eenvoud

Met ons planbord krijg je grip op de beschikbaarheid van je medewerkers en hun inzet op campagnes en projecten. Ken je het ouderwetse planbord aan de muur nog? Ons planbord is op dat concept gebaseerd. Eenvoudig en iedereen begrijpt hoe het werkt. Plannen is eenvoudig een kwestie van slepen.

Ons planbord is online en geeft wijzigingen direct door aan de medewerkers en freelancers, bijvoorbeeld via Outlook en de Google agenda. Ben je op locatie voor photoshoots of filmopnamen? Dan houdt onze mobiele app je op de hoogte van de planning.

Weergaven

In het planbord maak je weergaven waarmee je heel makkelijk kunt filteren. Zo maak je bijvoorbeeld voor je development team weergaven om onderscheid te maken in interaction designers, front-end, back-end, full stack en mobile developers.

Je kan ook competenties aan je medewerkers toekennen. Bij je developers wil je bijvoorbeeld vastleggen hoeveel ze weten van bijvoorbeeld React, Angular, Vue.js, Java, Node.js en Django. Want niets is fijner dan met een paar klikken zien welke kennis en vaardigheden voor je project beschikbaar zijn.

Samenwerken

Het planbord is een echt multi-user systeem, waarmee iedereen tegelijkertijd in de planning werkt. Hierdoor kijken traffic managers, team leads en projectmanagers altijd naar de meest actuele planning. Zo is er altijd maar één versie van de waarheid.

Met gebruikersprofielen bepaal je wat gebruikers mogen doen, bijvoorbeeld alleen de planning raadplegen. Daarnaast bepaal je zelf welke gegevens ze mogen bekijken. Zo stel je bijvoorbeeld in dat de manager van de studio alleen maar de planning mag bewerken van de art directors, copy writers en grafische vormgevers.

Aanvragen

Je kan het systeem zo gebruiken dat bijvoorbeeld account managers alleen maar aanvragen mogen doen. Hij of zij geeft dan bijvoorbeeld aan dat er een brochure moet worden gemaakt. De traffic manager kan dan eenvoudig op basis van de benodigde vormgever, copywriter en DTP’er vinden.

We bieden ook een uitgebreide workflow met de functie resource aanvragen. Zo kan een projectmanager bijvoorbeeld iemand zoeken met ervaring in ‘Lifestyle & Interior’. Hij of zij checkt de beschikbaarheid, geeft een voorkeur aan en dient de aanvraag in bij de traffic manager.

Faciliteer zelfplanning door je medewerkers

Koppel de Outlook agenda aan onze planning software

Word beter in plannen

We bloggen graag over de organisatorische aspecten van project & resource planning om jou te inspireren.

Project planning

Scrum: Is een planningstool nodig?

De toegevoegde waarde van een planningstool bij werken met Scrum. Bij het ontwikkelen van software is Scrum niet meer weg te denken. Het is een

Lees meer »

Project planning

2 Killer KPI’s voor een prognose bij projecten

Prognose plannings- en begrotingsverschil. Er zijn natuurlijk zat manieren om je projecten te analyseren. Budget vs. werkelijk, planning vs. werkelijk, bestedingsverschillen op basis van percentage

Lees meer »

Management

Projecten op marge plannen. Doe jij dat al?

De toegevoegde waarde van kostprijstarieven bij het plannen van projecten. Veel organisaties zien pas achteraf wat de marge is op hun projecten en komen dan

Lees meer »

Volledig automatisch

"Het overzetten van de planning naar de agenda's van de medewerkers gaat nu volledig automatisch en dat scheelt veel tijd"

Olaf van der Sanden | Xibis

PROJECT TEAM MANAGER

Workflow voor urenstaten en goedkeuren

Ons planning software laat jouw creatives, techies en marketeers met één klik de werkelijk bestede tijd doorgeven

Snelle invoer

Met de functie urenstaten dienen medewerkers binnen dertig seconden hun uren voor de hele week in. Ze kopiëren eenvoudig de planning naar hun urenstaat. Hierdoor hoeven je medewerkers alleen aanpassingen te maken waar nodig. Dit versnelt het proces en voorkomt fouten.

Dit geeft extra grip op je campagnes en projecten. Voor vaste prijs projecten komt elk overbesteedt uur uit je eigen portemonnee. Met deze extra controle ben je in staat om tijdig een gesprek met je klant te hebben als je ziet dat er een overbesteding aan zit te komen.

Automatisch najagen

De planning software van Timewax houdt ook bij of de urenstaten vervallen zijn. Je bepaalt zelf wanneer dat voor jouw bureau het geval is. Je stelt bijvoorbeeld in dat op maandag om 12:00 uur iedereen zijn urenstaten van de week ervoor ingediend moet hebben.

Als er vervallen urenstaten zijn, dan herinnert onze planning software automatisch de medewerkers om hun urenstaat in te dienen. Met andere woorden, je hoeft ze niet meer handmatig na te jagen. Wij doen dat voor je. We blijven ze een e-mail sturen, totdat ze hun urenstaat indienen. Met een eenvoudig rapport zie je altijd wie er achter loopt.

Workflow goedkeuring

Om meer grip te krijgen op de werkelijk bestede uren, stel je een workflow in. Hiermee laat je de ingediende uren van medewerkers goedkeuren door de projectmanagers, team leads of beide. Je kan er ook voor kiezen om uren niet goed te laten keuren, bijvoorbeeld voor interne werkzaamheden.

Deze workflow kan je voor ieder project afzonderlijk instellen. Dat is wel zo handig, want interactive projecten, brand campagnes en studio opdrachten zijn nou eenmaal verschillend. Per project kun je bepalen of goedkeuring überhaupt nodig is en wie de uren dan moet goedkeuren.

Klaar in twee minuten

“Als ik een project voor een afdeling plan, dan ben ik in twee minuten klaar. Ik selecteer de medewerkers en sleep ze gewoon naar het project”

Martin Embregts | Telindus

PROJECT PLANNER SERVICE DELIVERY

Inzicht in de prestaties met dashboards

Visueel en interactief analyseren

Dashboards

Met de functie Analytics beschik je over een hele reeks dashboards waarmee je de performance van je bureau kan analyseren. Zo heb je altijd het juiste dashboard voor de juiste soort opdracht, want een branding campagne wil je nu eenmaal anders analyseren dan de ontwikkeling van een website.

Je analyseert individuele projecten voor klanten, maar ook groepen van klanten, een hele portfolio van projecten of de resultaten per projectmanager. Dit maakt het een krachtig analyse-instrument. Bovendien bepaal je per gebruiker welke dashboards ze mogen gebruiken en welke gegevens ze mogen zien.

Voortgang

Voor je projecten en campagnes houd je de voortgang bij. Op basis van deze informatie, de werkelijk gemaakte uren en de begroting geven onze dashboards precies aan of je op koers ligt met je project of dat je moet bijsturen. In onze dashboard doen we ook een voorspelling over het verwachte begrotingsresultaat.

Daarnaast kun je ook precies zien wanneer de voortgang voor het laatst door je medewerkers is bijgewerkt. Zo zie je meteen hoe actueel de getoonde informatie is. Dat is wel zo belangrijk om te weten, want je wilt beslissingen nemen op basis van actuele informatie.

Marge

Met projecten en campagnes tegen een vaste prijs wil je zien of je binnen het budget in euro’s blijft. In Timewax kun je met commerciële tarieven werken. Als je een senior designer inzet terwijl je in de begroting uitging van een junior designer, dan zie je met onze dashboards ook de performance in prijsverschillen.

Werk je met kostprijstarieven? Dan laten onze dashboards zelfs het rendement per project en campagne zien om te analyseren aan welke klanten je het meest verdient. De begrote marge vergelijk je dan met de werkelijke marge. Zo kun je de projecten en campagnes op de marge gaan sturen.

Productiviteit

De functie Bezetting is een specifiek dashboard waarmee je uitgebreid de productiviteit van je bureau analyseert. Het geeft een prognose op de bezetting en je ziet de beschikbaarheid van je formatie per team, functie en competenties.

Je maakt je eigen weergaven en selecties. Je definieert bijvoorbeeld dat je de beschikbaarheid in uren, dagen of in een percentage van de werkbare uren wilt zien. Je kunt daarnaast filteren naar facturabele projecten en campagnes en ook een onderscheid maken in de ‘harde’ en ‘zachte’ planning. De functie Bezetting geeft je precies de informatie die je nodig hebt.

Integraties voor marketingbureaus

Onze planning software integreert naadloos met typische systemen waar marketingbureaus mee werken, zoals ERP systemen, agendasystemen en messaging platforms. We haken aan op de systemen die je al hebt en dat bespaart tijd.

Planning software voor marketing

Digitale boost voor de planning van je campagnes en projecten

Omschakelen naar iets professionelers

Communiceer de planning met je klant

Doorlooptijden, mijlpalen en afhankelijkheden

Balkenplanning

Versies

Voortgang

SCRUM

Grip op de capaciteit met een planbord

Voorbij Excel met drag & drop

Eenvoud

Weergaven

Samenwerken

Aanvragen

Faciliteer zelfplanning door je medewerkers

Word beter in plannen

Scrum: Is een planningstool nodig?

2 Killer KPI’s voor een prognose bij projecten

Projecten op marge plannen. Doe jij dat al?

Volledig automatisch

Workflow voor urenstaten en goedkeuren

Ons planning software laat jouw creatives, techies en marketeers met één klik de werkelijk bestede tijd doorgeven

Snelle invoer

Automatisch najagen

Workflow goedkeuring

Klaar in twee minuten

Inzicht in de prestaties met dashboards

Visueel en interactief analyseren

Dashboards

Voortgang

Marge

Productiviteit

Integraties voor marketingbureaus

Alle voordelen van onze planning software op een rij

Performance vanuit meerdere perspectieven

Sterke visualisatie van de planning

Integraties met andere systemen

Workflow resource aanvragen

Volledige integratie met Outlook

Interactieve en aanpasbare dashboards

Ontdek onze software voor resource planning

Timewax

Gratis eBook: 8 bouwstenen van resource planning

Potentiële omzetstijging