Planning software voor accountancy

Wij helpen accountantskantoren meer grip te krijgen op de planning van controle, samenstel, advies en administratieve werkzaamheden. Wij zorgen ervoor dat je efficiënt je assistenten, accountants, adviseurs en administrateurs kunt plannen.

Verhoog de betrouwbaarheid van de planning

Controle, samenstel en adviesopdrachten hebben een ander karakter dan periodieke werkzaamheden zoals aangiften, de boekhouding en de salarisadministratie. Voor de planning van beiden type activiteiten ben je bij Timewax aan het goede adres.

Met onze planning software heb je grip op alle opdrachten en kun je efficiënt plannen. Dat bespaart tijd en versnelt de uitvoering van opdrachten. Wij stellen je in staat om de declarabiliteit van je praktijk te verhogen. Dat leidt direct tot meer omzet en winst. Bereken het hier.

Deze accountantskantoren plannen al met onze planning software

Grip op de capaciteit met een planbord

Voorbij Excel met drag & drop

Eenvoud

Wij geven je grip op de beschikbaarheid van je medewerkers en de inzet op opdrachten met ons planbord. Als opdrachtleider krijg je een heel visueel inzicht in de planning. Plannen wordt eenvoudig een kwestie van slepen.

Wijzigingen in de planning worden direct aan medewerkers gecommuniceerd via Outlook. Met notificaties worden korte termijn wijzigingen onder de aandacht gebracht bij medewerkers. Daarnaast kunnen ze zelf afspraken in Outlook aan klanten koppelen, die direct in het planbord worden weergegeven.

Selecties

In het planbord maak je zelf selecties en sla je ze op waardoor je heel snel veel gebruikte zoekopdrachten kunt uitvoeren. Zo kan je bijvoorbeeld voor een bepaalde vestiging selecties maken om bijvoorbeeld onderscheid te maken in assistent accountants, accountants en register accountants.

Je kan ook competenties aan je medewerkers toekennen. Bij je medewerkers kan je bijvoorbeeld vastleggen hoeveel ze weten van IFRS, Basel II of bedrijfswaardering. Op die manier zie je met een een paar klikken heel snel welke kennis en vaardigheden voor jouw opdracht beschikbaar zijn.

Toegang

Het planbord kan door iedereen tegelijkertijd gebruikt worden en is altijd actueel. Hierdoor kijken partners, kantoormanagers en opdrachtleiders altijd naar één versie van de waarheid. Maar je wilt natuurlijk niet dat iedereen zo maar de planning kan wijzigen.

Met gebruikersprofielen bepaal je wat gebruikers mogen doen. Bijvoorbeeld dat assistenten alleen maar mogen raadplegen. En dat dat de afdeling administratie alleen maar de eigen planning van boekhouders, fiscalisten en salarisadministrateurs mag bewerken, maar wel in andere vestigingen mag kijken.

Resource aanvragen

Je kan in de planning zoeken met aanvragen van klanten, zoals bijvoorbeeld het zoeken naar een adviseur met verstand van Cyber security en ISO27001. Daarna kan je eenvoudig op basis van die competenties een adviseur zoeken.

We stroomlijnen aanvragen nog beter met onze workflow resource aanvragen. Zo kan een opdrachtleider zoeken naar een accountant met verstand van waarderingsgrondslagen in de financiële sector. Hij checkt de beschikbaarheid, geeft een voorkeur aan en dient vervolgens de aanvraag in bij de betreffende vestigingsmanager.

Faciliteer zelfplanning door je medewerkers

Koppel de Outlook agenda aan onze planning software

Word beter in plannen

We bloggen graag over de organisatorische aspecten van project & resource planning om jou te inspireren.

Een afbeelding van twee figuren die met elkaar vechten.

Organisatie

Capaciteitsplanning vs. To-do planning

Welke methode van plannen past het best? Bedrijven melden zich wel eens bij ons met de opmerking dat ze willen gaan plannen. Als we wat

Lees meer »

Een afbeelding van een tablet waarop je een agenda ziet van een medewerker en zijn planning.

Processen

Van uren verantwoorden naar baas over eigen agenda

Bekrachtig je medewerkers Bij sommige organisaties, zoals architectenbureaus, zien we dat medewerkers op langlopende projecten gedurende de looptijd voor een gemiddeld aantal uren per week

Lees meer »

Een afbeelding van een vergrootglas dat kijkt naar een oppervlak met veel details.

Organisatie

Hoe fijnmazig moet je taken plannen?

Het plannen in kleine eenheden: wanneer wel en wanneer niet? Als je heel veel kleine taken hebt, dan kan je de planning flink ‘opblazen’ als

Lees meer »

Volledig automatisch

"Het overzetten van de planning naar de agenda's van de medewerkers gaat nu volledig automatisch en dat scheelt veel tijd"

Olaf van der Sanden | Xibis

PROJECT TEAM MANAGER

Workflow voor urenstaten en goedkeuren

Onze planning software laat medewerkers binnen 30 seconden de werkelijk bestede tijd doorgeven

Snelle invoer

Met de functie urenstaten kunnen medewerkers binnen dertig seconden hun uren voor de hele week indienen. Ze kopiëren eenvoudig de planning uit Outlook naar hun urenstaat. Hierdoor hoeven medewerkers alleen aanpassingen te maken waar nodig. Dit versnelt het proces en voorkomt fouten.

Zo krijg je snel een betrouwbaar beeld of je voor je klanten binnen budget blijft. Elk uur dat je te veel besteedt aan opdrachten komt al snel uit je eigen portemonnee of leidt tot onaangename verrassingen voor klanten. Zo kun je de verwachtingen van je klant op tijd managen.

Automatisch najagen

Onze planning software houdt ook bij of de urenstaten vervallen zijn. Je stelt zelf in wanneer ze als vervallen beschouwd moeten worden. Je stelt bijvoorbeeld in dat op maandag om 12:00 uur iedereen zijn urenstaten van de week ervoor ingediend moet hebben.

Als er vervallen urenstaten zijn, dan herinnert onze planning software automatisch de medewerkers om hun urenstaat in te dienen. Met andere woorden, je hoeft ze niet meer na te jagen. Wij doen dat voor je. We blijven dat doen totdat ze hun urenstaat indienen. Met een eenvoudig rapport zie je altijd wie er achter loopt.

Workflow goedkeuring

De werkelijke uren van je medewerkers kan je laten goedkeuren door opdrachtleiders, je partner of door beide. Dit kan je per opdracht instellen. Zo kun je voor grote opdrachten de goedkeuring laten doen door de opdrachtleider, want hij of zij kan het werk het beste beoordelen.

Voor de normale periodieken werkzaamheden kun je besluiten om de uren alleen goed te laten keuren door de manager of überhaupt niet goed te laten keuren. Zo hanteer je dus de juiste workflow afhankelijk van de aard van het werk. Zo voorkom je bureaucratie en heb je de nodige flexibiliteit.

Klaar in twee minuten

“Als ik een project voor een afdeling plan, dan ben ik in twee minuten klaar. Ik selecteer de medewerkers en sleep ze gewoon naar het project”

Martin Embregts | Telindus

PROJECT PLANNER SERVICE DELIVERY

Inzicht in de prestaties met dashboards

Visueel en interactief analyseren

Dashboards

Met de functie Analytics van onze planning software beschik je over een hele reeks dashboards waarmee je de performance van je bedrijf kan analyseren. Zo heb je altijd het juiste dashboard voor de juiste soort opdracht, want een jaarrekening samenstellen voor een grote bank wil je anders analyseren dan een bedrijfswaardering.

Je kunt individuele opdrachten voor klanten analyseren, maar ook een groep klanten, een gehele projectportfolio en nog veel meer. Dat maakt het een instrument. Bovendien kun je per gebruiker ook bepalen welke dashboards ze mogen gebruiken en welke gegevens ze mogen zien.

Financieel

Met opdrachten tegen een vaste prijs kan het ook interessant zijn om te kijken of je binnen het budget in euro’s blijft. In Timewax kun je met tarieven werken en daardoor ook alles financieel analyseren. Als je een senior accountant inzet terwijl je in de begroting uitging van voornamelijk assistenten, dan zie je met onze dashboards ook de performance in prijsverschillen.

Werk je met kostprijstarieven? Dan laten we in onze dashboards zelfs het rendement per opdracht zien. De begrote marge vergelijk je dan met de werkelijke marge, welke gebaseerd is op de werkelijk bestede uren van je medewerkers.

Productiviteit

De functie Bezetting is een specifiek dashboard waarmee je uitgebreid de productiviteit van je kantoor analyseert. Het geeft een prognose op de bezetting en je ziet de beschikbaarheid van je formatie per team, functie en competenties.

Je maakt je eigen weergaven en selecties. Je definieert bijvoorbeeld dat je de beschikbaarheid in uren, dagen of in een percentage van de werkbare uren wilt zien. Je kunt daarnaast filteren naar declarabele opdrachten en ook een onderscheid maken in de ‘harde’ en ‘zachte’ planning. De functie Bezetting geeft je precies de informatie die je nodig hebt.

Integraties voor accountants

Onze planning software integreert naadloos met typische systemen die accountantskantoren gebruiken, zoals financiële systemen, Identity Providers en Office 365. We haken aan op de systemen die je al hebt en dat bespaart tijd.

Planning software voor accountancy

Verhoog de betrouwbaarheid van de planning

Deze accountantskantoren plannen al met onze planning software