Benodigde vaardigheden en eigenschappen voor een bouwprojectmanager
Projectmanagement is de basis van elk bouwproject. Wanbeheer van projecten kan tot vertragingen en extra uitgaven leiden en zelfs tot het stoppen van een project.
Het maakt niet uit of je nu een ervaren of een nieuwe bouwprojectmanager bent. Het is niet genoeg dat je kennis hebt van bijvoorbeeld architectuur, techniek en regelgeving. Een projectmanager in de bouw overziet niet alleen al deze processen. Hij of zij is ook de contactpersoon tussen klant en medewerkers.
Een bouwprojectmanager moet dus van alle markten thuis zijn. Deze vaardigheden moet hij of zij samenbrengen om het volledige traject te besturen en te beheren. Doet de projectmanager dit goed? Dan levert hij of zij het project succesvol binnen budget en scope af. Hier zijn zeven cruciale vaardigheden van een projectmanager voor de bouw.
1. Leiderschap
Een bouwprojectmanager is een leider. Hij of zij neemt dus vanaf het begin de leiding. Bouwprojectmanagers leggen de koers vast die het project moet nemen. Zij overzien alle aspecten van het bouwproces, zodat ze een succesvol resultaat afleveren. In de bouw werken projectmanagers nauw samen met ingenieurs, architecten en andere belangrijke teamleden. Zo kunnen ze bepalen of het project wel haalbaar is. Daarnaast kunnen ze plannen ontwikkelen, planningen maken, kosten begroten en medewerkers aansturen.
Een goede bouwprojectmanager zijn betekent niet alleen dat je boven op het project zit en de zaken voor elkaar krijgt. Het betekent ook dat je ervoor zorgt dat je team de doelen van het project begrijpt. Je team weet al dat ze een klus moeten klaren en dat ze iets moeten afleveren. Ondanks het feit dat leiderschap een zachte vaardigheid is, is dit niet makkelijk te leren. Als efficiënte leider moet je alle situaties die het team en de werkplek kunnen beïnvloeden voorzien en oplossen. Je moet in staat zijn om je medewerkers te leiden en te motiveren. Daarnaast moet je ze kunnen beïnvloeden en aanmoedigen in de richting van het gemeenschappelijke doel. In dit geval is dat een succesvol afgerond bouwproject.
Door management en leiderschap in projectprocessen te integreren, kan je zowel de productiviteit van de medewerkers als het succes van het bouwproject verbeteren.
2. Communicatie
Een groot deel van de taken van een bouwprojectmanager bestaat uit communiceren. Denk hierbij aan het communiceren met werknemers, leveranciers, klanten en andere stakeholders uit verschillende achtergronden en met andere competenties. Hun verschillende perspectieven begrijpen en erop reageren, is cruciaal om je project te laten slagen.
In de bouw heeft de projectmanager bijvoorbeeld de taak om de klant te informeren als er iets verandert. Hier komt soms wat technische informatie bij kijken die de klant niet direct begrijpt. Als projectmanager speel je hier een cruciale rol. Jij hebt de taak om de tussenpersoon voor de verschillende belanghebbenden van het project te zijn. Daarom is communiceren een van de belangrijke vaardigheden van een bouwprojectmanager. Jij moet namelijk met alle belanghebbenden overweg kunnen.
Uitstekende communicatie betekent ook dat je ervoor zorgt dat jij en je team goed met elkaar in verbinding staan. Het maakt niet uit of op locatie of op afstand is. Elke wijziging in het projectplan moet de projectmanager communiceren. Dit geldt niet alleen voor wanneer er deadlines verschuiven. Ook een kleine wijziging in het ontwerp of het introduceren van een nieuw teamlid moet de projectmanager doorgegeven. Zo zorgt hij of zij ervoor dat iedereen overal van op de hoogte is.
Duidelijk communiceren speelt ook een belangrijke rol in het voorkomen van fouten tijdens de bouw. Loopt de communicatie niet lekker? Dan kan je team bijvoorbeeld niet op de hoogte zijn van al eerder gemaakte fouten. Dit kan voor een sneeuwbaleffect zorgen, waardoor er nog meer fouten ontstaan. Je moet dus een duidelijke communicatielijn met je team hebben, zodat je problemen eenvoudig en meteen kunt aanpakken. Dit zorgt voor minder fouten tijdens de bouw.
3. Planning en benchmarking
Planning is een van de belangrijkste taken van een bouwprojectmanager. Het succes van een bouwproject is afhankelijk van een goed uitgevoerd, gedetailleerd en flexibel projectplan. Het ontwikkelen van een uitgebreid projectplan zorgt ervoor dat het project bijvoorbeeld binnen budget blijft. Daarnaast zorgt het er ook voor dat het project aan de bouwvoorschriften en andere regelgeving voldoet en dat alles op tijd klaar is. Voor je projectplan zijn mijlpalen een voorwaarde. Met een mijlpaal kan je de status en voortgang van je project goed beoordelen en evalueren. Loopt het project nog volgens budget en de planning die je hebt gemaakt? Zijn er wijzigingen in het project die je verwachtingen kunnen beïnvloeden?
Uitdagingen zijn in elk bouwproject onvermijdelijk. Een uitdaging kan van alles zijn, van een kleine fout tot een grote natuurramp. Vergissingen kunnen altijd gebeuren en deze moet je direct aanpakken. Andere problemen kunnen je planning in de war schoppen en je project te duur maken. Dit kan plotseling gebeuren. In de bouw moeten projectmanagers daarom altijd met een actieplan klaar staan. Hij of zij moet overal tegelijkertijd op kunnen reageren. Heb je een uitgebreid projectplan? Dan ben je flexibel genoeg om alle mogelijke veranderingen en obstakels aan te kunnen. Obstakels kunnen van alles zijn, bijvoorbeeld het wijzigen van de vloertegels, een nieuw bestemmingsplan of een wereldwijde pandemie.
4. Beheer van kosten en hulpmiddelen
Geen enkel bouwproject kan functioneren zonder een juist budget. Een succesvolle bouwprojectmanager weet hoe hij zijn budget kan beheersen. Hij of zij kan daarnaast tot op de kleinste detail middelen toewijzen. Het beheren van het financiële plan en de kennis om aanpassingen te doen als dat nodig is, toont niet alleen je kennis van het budget. Het toont ook je vermogen en bereidheid om je aan verschillende situaties aan te passen. Het laat ook zien hoe uitgebreid en effectief je projectplan is.
Bouwprojectmanagers moeten ook met accountants en juristen samenwerken. Samen zorg je er voor dat alles boekhoudkundig en juridisch gewaarborgd is en dat de bekendmakingen en vrijstellingen op de juiste manier zijn ingediend. Dit doe je om de inkomsten van het bedrijf te beschermen. Denk hierbij aan de situatie dat er na afronding of tijdens het project bijvoorbeeld problemen met betalingen ontstaan.
Er zijn veel software-oplossingen die projectmanagers in de bouw kunnen gebruiken om budgetten en kasstromen bij te houden. Ze zijn de moeite waard om te gebruiken en in te investeren. Deze software helpt je als bouwprojectmanager namelijk met het bijhouden van je budget. Daarnaast helpt de software met het voorspellen van mogelijke financiële wijzigingen die je project nodig heeft.
5. Teammanagement
Wat is het levenssap van een bouwproject? Het is het team dat eraan werkt. Als bouwprojectmanager beheer je één of meerdere teams aan mensen. Het maakt niet of je nu aan een klein renovatieproject werkt of aan de bouw van een wolkenkrabber. Je moet de sterke en zwakke punten van je team(s) ontdekken, zodat je taken en verantwoordelijkheden op de juiste manier kunt delegeren. Dit betekent ook dat je klaar moet zijn om je medewerkers richting het succes te coachen en te leiden.
Zoals best practices uit de bouw laten zien, is het duidelijk dat effectief teammanagement het vermijden van micromanagement betekent. Heb je de capaciteiten van je team bepaald? Dan moet je op je team vertrouwen. Je moet ervan uit durven gaan dat ze het project op een goede manier uitvoeren en afronden. Je werkt namelijk met specialisten. Daarnaast is het is jouw taak om ervoor te zorgen dat elk teamlid je als leider kan vertrouwen. Ze moeten natuurlijk ook elkaar kunnen vertrouwen, zodat ze hun werk goed kunnen doen en fijn samen kunnen werken. Het is daarnaast ook belangrijk dat je als bouwprojectmanager, indien nodig, mensen moet kunnen ontslaan.
6. Onderhandelen
Naast goed communiceren moet een succesvolle bouwprojectmanager ook een uitstekende onderhandelaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan het overtuigen van een leverancier om de prijzen te verlagen. Maar het kan ook zijn dat er een conflict is en je deze moet oplossen. In dit soort situaties moet je als projectmanager kunnen onderhandelen. Je moet altijd streven naar het behalen van een win-winsituatie, want die situatie zorgt ervoor dat je project een succes wordt.
Als bouwprojectmanagers uitstekend kunnen onderhandelen, dan kunnen ze ook conflicten en problemen binnen hun teams oplossen. Zo maken ze de risico voor het project zo klein mogelijk. Een succesvolle onderhandeling betekent niet altijd een win-win. Een projectmanager moet wel altijd het doel hebben om voor alle betrokken partijen consequent betere resultaten te behalen. Het is voor projectmanagers in de bouw dus cruciaal dat ze een goede relatie met hun medewerkers, klanten en andere belanghebbenden opbouwen.
7. Vooruit denken
De bouwwereld is een van de minste gedigitaliseerde bedrijfstakken. Toch veranderen de zaken hier in een hoog tempo, want er is een constante instroom aan nieuwe technologieën. De bouwprojectmanagers bevinden zich in een unieke positie om de innovatie in de bouw te leiden. Om dit goed te kunnen doen moeten projectmanagers altijd op de hoogte zijn van nieuwe processen, methodes en technologieën. Dit is belangrijk, omdat hun projectplanning en managementdoelen hiervan kunnen profiteren.
In de laatste tientallen jaren zijn er ontwikkelingen in bouwstrategieën geweest, zoals de Lean Construction-methodologie. Dankzij de Lean-methode wordt afval geminimaliseerd en de waarde voor de klant gemaximaliseerd. Of denk aan Integrated Project Delivery. Dit geeft projectmanagers de mogelijkheid om projecten nog beter te stroomlijnen. Dit doen ze door middel nog beter samen te laten werken, waardoor alle belanghebbenden de projectrisico’s en drijfveren delen.
Naast het leren van nieuwe methodes en processen, leren succesvolle bouwprojectmanagers ook over nieuwe technologieën. Weet je als projectmanager welke digitale oplossingen, zoals drones en wearables, je kan gebruiken? Daarmee kunnen ze de efficiëntie, productiviteit, communicatie en kwaliteit van het werk verbeteren.
Conclusie
Competente bouwprojectmanagers zijn meesters in integratie. Ze beheersen daarnaast verschillende vaardigheden, waardoor ze succesvolle projecten kunnen leiden. Wil je vandaag de dag in de bouw een succesvolle projectmanager zijn? Dan heb je een sterke mix van harde vaardigheden (zoals projectplanning, budgettering en planning) en zachte vaardigheden (zoals leiderschap, onderhandelen en communicatie) nodig. Het is onmogelijk om al deze vaardigheden van nature te bezitten.
Het succes van een projectmanager in de bouw is dus erg afhankelijk van zijn capaciteit om zich aan de behoeften van het project aan te passen. Bouwprojectmanagers moeten dapper genoeg zijn om nieuwe methodes en technologieën te gebruiken en om constant nieuwe vaardigheden te leren.
Patrick Hogan
Patrick Hogan is CEO van Handle.com. Ze maken software voor aannemers, onderaannemers en leveranciers om te helpen bij klanten die te laat betalen. Handle.com kan voor bouwbedrijven ook facturen verwerken, krediet voor materiaal verstrekken en daarmee zorgen dat investeringen worden terugverdiend.
