Elke dag een stapje beter projecten plannen
Logischerwijs zou je zeggen van wel. Je krijgt steeds meer inzicht en ervaring in het planningsproces en daar bouw je op voort. Maar hoe stel je dat vast? Bijvoorbeeld een hogere productiviteit wil niet per se zeggen dat je beter geworden bent in plannen. In deze blog beschrijven we hoe je de planning performance van jouw organisatie kunt meten.
Waarom planning performance meten?
Waarom zou je eigenlijk de planning performance eigenlijk willen meten? Omdat je grip wilt hebben. Je wilt in control zijn als het gaat om de bezetting van je medewerkers en het verloop van je projecten en activiteiten. Je wilt de benodigde uren zo goed mogelijk voorspellen en daar steeds in verbeteren. Wat dat betreft past dit goed in het straatje van het Lean denken.
Het meten van de planning performance kan bijvoorbeeld inzicht geven in:
- Welke onderdelen in het bedrijf heel grillig zijn;
- Waarom sommige personen (planners en projectmanagers) moeite hebben met plannen;
- Welke (type) projecten het meeste bijdragen aan onzekerheid;
- Wat de trend is in het plannen. Worden we hier beter of slechter in?
Dergelijke inzichten zijn waardevol voor iedereen: de directie, managers, projectmanagers en zelfs medewerkers. Op basis van deze inzichten kun je besluiten om jezelf anders te organiseren. De uitvoering van grillige projecten kun je bijvoorbeeld in een aparte unit onderbrengen en de stabiele projecten in een unit waar je de bezetting optimaal kan inrichten.
Leidinggevenden en project managers die onder de maat plannen kun je gaan helpen om hun planningsvaardigheden te verbeteren. Medewerkers die continu te veel tijd besteden kun je helpen om te kijken waar de problemen liggen en hoe je deze met hen kunt oplossen. Kortom: het meten en verbeteren van de planning performance kan je organisatie echt op een hoger plan tillen.
Hoe bereken je het?
Om de planning performance te kunnen vaststellen moet je de werkelijk bestede uren gaan vastleggen. Anders hebben we niets om mee te vergelijken. Verder nemen we als uitgangspunt dat we de planning performance in een percentage uitdrukken. Als je 8 uur gepland hebt en ook 8 uur werkelijk hebt besteed, dan is de planning performance 8/8 = 100%. Heb je 0 uren besteed, dan is de planning performance 0/8 = 0%. En bij een werkelijke besteding van 4 uur is de planning performance 4/8 = 50%.
Maar nu…
Stel je hebt 8 uur gepland en 12 uur werkelijk besteed. Je ligt dan 8 uur op schema in de planning, maar je hebt 4 uur meer besteed. Hoe ga je dit nu waarderen?
Als we de lijn van de voorbeelden doortrekken, dan zouden we uitkomen op 12/8 = 150% performance. Dat is zeer discutabel. Overschrijdingen werken dan positief door in het cijfer van de performance. Dat geeft geen goed beeld of je goed plant of niet. Bovendien hebben we als uitgangspunt genomen dat je nooit meer dan 100% planning performance kunt hebben.
Je kunt het ook omdraaien en de werkelijke uren als deler nemen. Dan wordt de performance 8/12 = 67%. Daar is aan de ene kant wat voor te zeggen, omdat er in dit voorbeeld nu eenmaal meer uren voor nodig waren; dan hadden die ook gepland moeten worden. Aan de andere kant zouden onnodige overschrijdingen (lees: fouten) invloed hebben op de conclusie of je wel of niet goed plant. Dat is niet terecht, dus deze berekening is ook discutabel.
Je zou ook het verschil (4 uur overschrijding) kunnen uitdrukken ten opzichte van de geplande uren. Je krijgt dan een performance van 4/8 = 50%. Bij een overschrijding van 8 uur krijg je dan echter 8/8 = 100% performance. Dat slaat nergens op en is dus ook niet bruikbaar.
De conclusie is dat je overschrijdingen moet aftoppen en niet moet laten meetellen. Je moet simpelweg stellen dat je wilt weten of de geplande uren ook daadwerkelijk gemaakt zijn. Je kijkt dus welke uren conform planning zijn. De planning performance is dan in de volgende gevallen:
Rapportage
Bij de rapportage moet je je niet te veel verliezen in de details. Het heeft geen zin om per post analyses te gaan maken zoals in bovengenoemde voorbeelden. Het gevaar is namelijk dat je dan conclusies trekt op basis van een paar gevallen. Daarmee bereik je geen statistische relevantie. Het is dus zaak dat je meer kijkt naar totalen per project, afdeling en medewerker.
Met betrekking tot de tijd dien je de planning performance ook over een langere periode te beschouwen dan bijvoorbeeld één dag. Beschouw de planning performance over weken en maanden. Op die manier zie je ook de trend en dat is belangrijke informatie; worden we beter of slechter in plannen?
Je zou de planning performance kunnen weergeven zoals in onderstaande grafiek. De blauwe lijn geeft de planning performance aan. De groene staven geeft de uren conform planning weer. De rode staven geven het aantal uren buiten planning weer. Dit zijn de bestede uren die dus niet gepland waren.
Je kunt aan de hand van deze grafiek zien dat er, ondanks het dipje in de maanden augustus t/m september, een licht stijgende trend is in de planning performance. De uren buiten planning geven ook waardevolle informatie. Deze wil je namelijk zo laag mogelijk houden. Natuurlijk kunnen deze uren zich in de sfeer van overwerk begeven. De planning performance kan dan nog steeds heel hoog zijn.
Als je een dergelijke grafiek kan maken per afdeling, projectmanager, medewerker, project, enzovoort, dan heb je een heel krachtig analyse-instrument!
Mijn dank gaat uit naar Jurgen Overweg van Evident Interactive voor zijn bijdrage aan deze blog. Evident is een klant van Timewax en in die hoedanigheid heb ik met Jurgen mogen sparren over de definities van een aantal KPI’s, waaronder de planning performance. Vanuit zijn ervaring en inzichten heeft hij richting gegeven aan de uitgangspunten en berekeningen.
Co-auteur: Jurgen Overweg
