Over gemak, overzicht en efficiëntie met verlof aanvragen.
Het is april. Waarschijnlijk dat de meeste collega’s druk bezig zijn met vakanties plannen en boeken. Een grote kans dat de aanvragen voor verlof bij jou als manager al op je bord liggen of nu binnen stromen. Hoe bepaal je wanneer iemand op verlof kan? Iedereen heeft recht op vakantie. Hoe zorg je ervoor dat je zicht houdt op alle aanvragen voor verlof? Wat moet je doen om ervoor te zorgen dat het bedrijf tijdens de vakanties door kan blijven draaien? En hoe zorg je ervoor dat je niet onnodig tijd kwijt bent aan het hele proces? Krijg je het al warm van deze vragen? Je bent niet de enige.
Op zorgverlof anticiperen is lastig
Vakantie is niet de enige vorm van verlof. Er is ook zorgverlof. Collega’s gaan naar de dokter, de tandarts, moeten weg vanwege een ziek kind of ze zijn zelf ziek. Zorgverlof komt vaak onverwacht. Het komt zelden voor dat in de ochtend al bekend is dat zoonlief ’s middags zijn been zal breken. Op zorgverlof anticiperen is vaak lastig. Het gat dat bij ziekte in de projectplanning ontstaat zal vooral door flexibele collega’s opgevuld moeten worden.
Hoe houd jij het saldo bij?
Het bijhouden van alle verlofsaldi en aanvragen van alle medewerkers kan een behoorlijke klus zijn. Veel bedrijven hebben Excel-sheets waarmee ze zicht houden op verlof. Met een beperkt aantal medewerkers is dat werkbaar.
Te lang doen over het goed- of afkeuren van verlof is geen optie
Groeit het bedrijf en heb je meer collega’s, dan kan het registreren van verlof behoorlijk wat tijd in beslag nemen. Als manager heb je wel iets beters te doen. Het is geen klus die je te lang kan laten liggen. Medewerkers verdienen vlot duidelijkheid over hun aanvraag voor verlof, zodat ze zo snel mogelijk hun vliegticket kunnen boeken.
Houd je het verlof in die situatie met Excel bij, dan is elke stap, van aanvraag tot antwoord, handmatig. Het afwikkelen van verlofaanvragen is op die manier arbeidsintensief. Medewerkers toegang tot het Excel-bestand geven is af te raden, omdat ze dan meteen alle gegevens van iedereen kunnen inzien.
Automatiseren met een tool
Automatiseren is de oplossing. Met de juiste stukken gereedschap kan je onhandige sheets en formulieren door de (digitale) papierversnipperaar halen. Op drie punten zal automatisering het zicht op verlof verbeteren.
1. Communicatie versnellen
Hoeveel formulieren, belletjes en e-mails over verlofaanvragen ontvang je als manager wel niet? Met een bedrijf van een beetje formaat kunnen dit er veel zijn. Elke mail, telefoontje of formulier moet stuk voor stuk handmatig afgehandeld worden. Daarna moet de planner of projectmanager op de hoogte gesteld worden dat een collega een periode niet beschikbaar is.
Een systeem voor verlofregistratie stroomlijnt alle communicatie
Met een handig systeem voor verlofregistratie in bijvoorbeeld je software voor de projectplanning of je ERP-pakket, wordt alle communicatie gestroomlijnd en gaat nagenoeg alles automatisch. De medewerker geeft digitaal zijn aanvraag voor verlof door. Jij als manager krijgt hier direct een melding van. Met een druk op de knop controleer je de aanvraag en keur je deze goed of af. De planner en projectmanager zien meteen op hun planbord dat een collega een tijdje niet beschikbaar is. Dit scheelt enorm veel tijd, moeite en fouten.
2. Altijd duidelijkheid
Met een systeem voor de registratie van verlof geef je de medewerker ook direct duidelijkheid en zicht op de mogelijkheid tot verlof. Hij of zij kan namelijk eenvoudig zien hoeveel dagen nog aan verlof besteed kan worden. Met een goede tool wordt in het saldo niet alleen de opgenomen vakantiedagen meegeteld, maar ook de geplande. Zo zie je als manager bij nieuwe aanvragen precies hoeveel vakantiedagen je nog kan goedkeuren.
Op deze manier voorkom je ook misverstanden en een lading mailtjes aan personeelszaken met vragen. Dat scheelt een hoop werk voor deze afdeling. Werk je bijvoorbeeld met een planning tool in de cloud, dan is deze informatie voor medewerkers altijd en overal beschikbaar. Dat is handig bijvoorbeeld wanneer een collega op een zaterdagavond een lang weekend weg wil boeken. Op de bank kan hij eenvoudig zijn verlofsaldo checken.
Tijdig bijsturen met zicht op verlofrechten
Je voorkomt zo ook dat medewerkers vergeten hun vakantiedagen op te maken. Misschien raken ze de dagen wel aan het einde van het jaar kwijt. Het is namelijk niet altijd mogelijk om onbeperkt vakantiedagen over te hevelen naar het volgende jaar. Wat de regels hiervoor zijn is afhankelijk van de arbeidsvoorwaarden of de cao. Met software voor de registratie van verlof heb je als manager real-time zicht op hoeveel verlofrechten er nog open staan. Zo kan je medewerkers op tijd aanspreken om de dagen op te maken. Zo voorkom je ten eerste dat je in december niet plots met een tekort aan capaciteit zit. Bovendien hoef je medewerkers ook niet teleur te stellen, omdat het werk geen verlof toelaat. Het overzicht dat de software creëert, stelt jou als manager in staat om op tijd bij te sturen.
3. Historie en rapportage
Een ander voordeel van een systeem voor het registreren van verlof is dat je ook zicht krijgt op de historie van al het aangevraagde verlof. Werk je met een Excel-sheet, dan moet je elk jaar met een nieuw leeg bestand beginnen. Zo kan je wel terugkijken, maar het goed analyseren van de data is lastig. Werk je met papieren formulieren, dan is analyseren van de historie zeker een uitdaging.
Historische gegevens maken de pieken in verlof zichtbaar
Met een goed systeem voor verlofregistratie wordt alle informatie analyseerbaar bijgehouden. Werkt deze tool samen met goede software voor projectplanning, dan kan je eenvoudig een uitgebreide analyse van de algehele bezetting binnen de organisatie uitvoeren. Ook krijg je zo duidelijkheid in het ziekteverlof. Je kan op deze manier interessante inzichten krijgen. Historische gegevens maken namelijk de pieken in verlof goed zichtbaar. In de planning van projecten
Conclusie
Uiteindelijk moet de manier van het registreren van verlof passen bij de omvang van de organisatie. Werk je met vijf collega’s dan is een uitgebreide automatisering van het verlofproces niet zo interessant.
Wordt het bedrijf groter, dan is een systeem om het verlof te registeren onmisbaar. Dat medewerkers met vakantie gaan voorkom je niet. Het houdt ze gezond en gemotiveerd. Een goed systeem geeft je zicht op verlof en de mogelijkheid om op tijd te anticiperen. Zo voorkom je verrassingen en bespaar je veel tijd met taken die je eigenlijk sneller kan uitvoeren.
