De projectplanning en resource planning zijn nauw met elkaar verwant. Het is daarom ook niet gek dat ze vaak door elkaar worden gehaald. Maar, er zijn belangrijke verschillen en voor beide planningen gebruik je andere tools. Daarom leggen we in dit artikel de verschillen uit en vertellen we je welke tools je voor welke planning kunt inzetten.
Wat is resource planning?
De resource planning is gericht op je capaciteit. Ofwel de hoeveelheid uren die gepland zijn en die je beschikbaar hebt. Dit is dus een interne planning die de mens als primaire insteek neemt.
Voor een goede resource planning heb je een digitale versie van het ouderwetse planbord nodig. Eentje die inzicht geeft in welke afdelingen, functies, competenties en medewerkers je tot je beschikking hebt. Als je dit overzichtelijk hebt kun je namelijk gemakkelijk de juiste mensen op het juiste project inzetten.
Daarnaast houd je in een resource planning de werkelijke uren bij. Door de werkelijke uren bij te houden kun je een vergelijking maken met de geplande uren. Op die manier krijg je inzicht in hoe goed je plant en kun je kijken hoe je jouw planningen kunt verbeteren. Tot slot houd je in de resource planning niet alleen projecturen, maar ook uren van interne werkzaamheden, vakantie en ziekte bij, want ook die uren bepalen de beschikbaarheid van je medewerkers.
Wat is projectplanning?
De projectplanning is gericht op de doorlooptijden qua dagen binnen een project. Bijvoorbeeld, voor het bouwen van een nieuwe website visualiseert deze planning de verschillende fases: eerst de onderzoeksfase van 4 tot 11 januari. Dan wireframing van 11 – 15 januari, front-end development van 15-20 januari, backend development van 20-31 januari en dan testen van 1 – 7 februari en dan de go-live datum op 8 februari om 12:00.
Dit maak je overzichtelijk in een “Gantt chart”, ofwel een balkenplanning die de verschillende doorlooptijden onder elkaar visualiseert. Zo zie je direct de eventuele overlap van projectfases en kun je indicaties maken of er afhankelijkheden zijn voordat de volgende fase van het project kan beginnen.
Naast dat je de projectplanning intern gebruikt, kun je deze ook gebruiken om de projectvoortgang en eventuele bottlenecks te communiceren met de klant en andere externe stakeholders.
Welke planning zet je wanneer in?
Het gaat dus niet om het maken van een keuze voor een resource planning óf een projectplanning. Een resource planning is namelijk altijd nodig, want zonder je resources in te zetten wordt er natuurlijk niks gedaan. Een projectplanning kun je voor kleine projecten (40 uur / 1 week doorlooptijd) vaak wel zonder, want daarvoor is het ook een hoop werk voor het kleine beetje extra overzicht dat je creëert.
Echter, wanneer je grotere projecten hebt voor meerdere maanden met meerdere werknemers en stakeholders, dan is het essentieel om naast je resource planning een projectplanning te maken. Deze helpt je structureren, het project inzichtelijk en overzichtelijk maken en geeft je een handige tool om te communiceren met alle betrokken partijen: afdelingsmanagers, klanten en overige stakeholders.
