IT-dienstverlener Proximus NXT heeft ruim 220 medewerkers. De afdeling Service & Delivery en het Service Management Centre gebruikt de Timewax software om medewerkers mee te plannen. Met de nieuwe planningssoftware zorgt Proximus NXT ervoor dat de bijna honderd medewerkers altijd op de hoogte zijn van welke projecten en activiteiten als volgende uitgevoerd moeten worden.
Proximus NXT levert IT-infrastructuren aan grotere instellingen in Nederland, zoals banken, dienstverleners en de overheid. Met deze werkomgevingen kunnen hun klanten gebruik maken van ICT toepassingen, zonder bezig te moeten zijn met de veiligheid, de mogelijkheden en de toegankelijkheid van de software. Als Proximus NXT de kans krijgt, werken ze ook aan projecten in de rest van Europa, de Verenigde Staten en Azië.
Voordat Proximus NXT met de project- en resourceplanningsoftware Timewax ging werken, werd de planning uitgevoerd met een systeem genaamd Telise. Dit was zelfontwikkelde software. Door de groei van Proximus NXT liepen ze echter tegen de beperkingen van dat systeem aan. Voor de planners was het plannen van projecten en resources te omslachtig. Voor de financiële afdeling kostte het veel tijd om rapportages te maken. Er ging dus veel tijd verloren
Het aanpassen van Telise was geen optie. Daarom gingen ze bij Proximus NXT op zoek naar een oplossing die Telise kon vervangen. Het werd een groot project, want Telise was naast planningssoftware ook het ERP-systeem van Telindus. De gehele organisatie draaide op Telise.
Voor het ERP-gedeelte werd de oplossing gevonden in AFAS-software. De planningsmodule in AFAS paste niet bij de wensen van Telindus, waardoor ze verder zochten naar geschikte planningssoftware. Op advies van AFAS koos Proximus NXT voor Timewax. Voor Proximus NXT was deze combinatie een no-brainer, omdat Timewax een out-of-the-box AFAS-integratie heeft.
Er werd aan Martin Embregts gevraagd om de resource planning van Telindus naar Timewax te verhuizen, zodat ze spoedig de nieuwe planningssoftware konden gaan gebruiken. Om de verhuizing goed uit te voeren kreeg Martin van Timewax een training. Het overzetten van de gegevens en het instellen van de planningssoftware ging hierdoor vlot en nam maar twee weken in beslag. Na nog eens twee weken waren ook de interne werkprocessen bij Proximus NXT aangepast en was alles gereed voor het inplannen van de medewerkers met Timewax.
“Contact hebben met het Timewax-team is altijd een goede ervaring. Ze reageren erg snel. Wanneer je ze iets vraagt, reageren ze heel snel.” – Martin Embregts – Projectplanner service delivery bij Proximus NXT.
De overstap naar Timewax verliep soepel. Martin vertelt: “Wij en Timewax hebben veelvuldig contact met elkaar gehad om de planningssoftware naar onze wens in te stellen en dat is gelukt. Het contact met het Timewax team is altijd goed. Je hoeft maar wat aan ze te vragen en je hebt snel antwoord.”
Doordat de planningssoftware van Timewax met de ERP-software van AFAS geïntegreerd is, stroomt belangrijke informatie probleemloos tussen de twee softwarepakketten heen en weer. De software heeft de planning van projecten en resources binnen twee afdelingen van Proximus NXT aanzienlijk verbeterd.
“Als ik een nieuw project plan, ben ik binnen twee minuten klaar. Ik selecteer de medewerkers en sleep ze eenvoudig naar het project” – Martin Embregts – Projectplanner service delivery bij Proximus NXT.
De eerste afdeling die direct baat had bij Timewax is de planningsafdeling. Met de planningssoftware van Timewax is het boeken van resources nu eenvoudig en snel. “Als ik een project voor een afdeling plan, dan ben ik nu in twee minuten klaar. Ik selecteer de medewerker en sleep ze eenvoudig op een project. De software van Timewax is handzaam en flexibel. In Telise duurde het plannen vele malen langer. Ik denk dat we hier nu vijftig procent minder tijd aan kwijt zijn.
Die snelheid zorgt ervoor dat we nu ook sneller kunnen schakelen, waardoor we nu ook op de korte termijn kunnen plannen. Dit is vooral fijn wanneer er een spoedklus tussendoor komt,” zegt Martin. “ “Ook het plannen van storingsdiensten gaat nu eenvoudiger en kunnen we voor veel verder in de toekomst plannen,”.
Als de planningsafdeling klaar is met klaar wordt de planning automatisch doorgestuurd naar de verschillende agenda’s van de medewerkers met de Outlook integratie. Zo is de planning van de medewerkers altijd up-to-date en ontstaat hier geen verwarring over.
Is een medewerker klaar met het uitvoeren van het project, dan noteren ze de werkelijke gemaakte uren. De AFAS-integratie zorgt ervoor dat deze uren zowel in AFAS als in Timewax beschikbaar zijn. Dit helpt de afdeling planning een beeld te krijgen van de werkelijke bezetting van de resources.
“Doordat Timewax geïntegreerd is met AFAS, kunnen andere afdelingen zelfstandig planningsdata gebruiken om rapportages te maken en te exporteren.” – Martin Embregts – Projectplanner service delivery bij Proximus NXT.
De andere afdeling van Proximus NXT die profiteert van de nieuwe software voor personeelsplanning is de financiële afdeling. “Omdat Timewax geïntegreerd is met AFAS kunnen andere afdelingen zelfstandig planningsdata gebruiken voor het maken en exporteren van rapportages,” vertelt Martin. Timewax is gekoppeld met AFAS, waardoor alle planningsdata in AFAS nacalculatie beschikbaar is. De financiële afdeling is hierdoor voor het verkrijgen van de benodigde informatie dus niet meer afhankelijk van planners.
Als eerst kunnen de planners zich focussen op het plannen en de financiële afdeling heeft daarnaast direct toegang tot de informatie die zij nodig hebben voor het maken van rapportages. Dit voorkomt verspilling van tijd, versnelt het maken van rapportages en verbetert het inzicht in de prestaties van projecten.
Proximus NXT gebruikte eerst Telise. Dit was een zelfgemaakte software om onder andere medewerkers mee te plannen en het functioneerde als een ERP-pakket. Het was de kern van de gehele organisatie. Dit werkte prima totdat Proximus NXT het systeem ontgroeide. Er ging hierdoor bij meerdere afdelingen tijd verloren aan tijdrovende processen. Het was tijd voor verandering.
Telise werd vervangen door de ERP-software van AFAS in combinatie met de planningssoftware van Timewax. Uit deze combinatie halen meerdere afdelingen voordeel. De planningsafdeling kan met minder handelingen en daardoor veel sneller projecten en resources plannen. De financiële afdeling kan sneller rapportages opstellen, omdat de AFAS-integratie van Timewax ervoor zorgt dat de planningsgegevens direct in AFAS beschikbaar zijn. Dankzij deze combinatie kan Proximus NXT verder groeien en een succesvolle toekomst verzekeren.
Neem een interactieve tour, boek een op maat gemaakte live demo of start een gratis proefperiode. Wil je gewoon wat advies? Neem gerust contact op met een van onze planningsexperts voor een gratis consult.
TimewaxAsterweg 17A1, Amsterdam
OPLOSSINGEN
OVER ONS
CONTACT
Asterweg 19 D12
1031 HL Amsterdam
Nederland
KvK: 34241521
BTW: NL8157.72.609.B01
