Als je een klein bedrijf bent, dan is het logisch dat je spreadsheets gebruikt voor je capaciteitsplanning. Het zit immers standaard in je Office pakket of Google Workspace en zo kun je zonder extra kosten direct een planning maken. En als je weinig werknemers hebt is dat ook prima te doen. Maar naarmate je groeit zijn er een aantal beperkingen waar je tegenaan zult lopen.
In dit artikel bespreken we 7 beperkingen van capaciteitsplanningen maken in spreadsheets.
1. Één gebruiker tegelijkertijd
In Microsoft Excel kan maar één persoon tegelijkertijd in het bestand aan het werk. Dat is natuurlijk onhandig wanneer er meerdere planners, projectmanagers en HR-medewerkers mee aan de slag moeten, want die moeten dan wachten wanneer de andere persoon klaar is.
Google Sheets biedt daarentegen wel de mogelijkheid om tegelijkertijd samen in hetzelfde bestand te werken, maar daarin heb je weer veel minder functionaliteiten dan Excel tot je beschikking.
Zowel met Sheets en Excel ben je dus beperkt in je planningscapaciteiten.
2. Het is eendimensionaal
In je spreadsheet heb je rijen voor je medewerkers en kolommen voor de tijd waarop je ze kunt inplannen. Op deze manier maak je je planning en je kunt de planning ook alleen maar op deze manier inzien.
In deze enkele dimensie kun je dus geen andere dwarsdoorsneden van de planning maken en inzien, zoals de planning vanuit een project, vanuit de klant, per afdeling, of overal waar designers op ingepland zijn. Zo is het voor planners bijvoorbeeld lastig om in te zien waar de behoefte ligt en voor projectmanagers lastig om inzicht in hun projecten te krijgen.
3. Het is niet afgestemd op individuele gebruikers
Als medewerkers de planning openen krijgen ze altijd het hele spreadsheet met de complete planning te zien, terwijl alleen hun planning relevant is voor hen. Hetzelfde geldt voor projectmanagers, zij willen een overzicht waarop ze alleen hun eigen projecten zien. En HR-medewerkers willen juist weer de planning per periode inzien om zo de vakantieuren en het verzuim te registreren.
Voor spreadsheets bestaan natuurlijk filters, maar deze zijn erg foutgevoelig. Als er een klein foutje in één van de cellen staat, herkent de filter het niet en krijg je niet het juiste overzicht. Bovendien moet je filters elke keer opnieuw toepassen wanneer je het bestand opent.
4. Je moet je informatie altijd halen
Spreadsheets hebben geen integraties met bijvoorbeeld e-mail of messaging systemen zoals Slack en Teams. Op die manier krijg je dus ook geen notificaties die je op de hoogte houden over jouw rooster, wijzigingen in de planning, verlofaanvragen en andere relevant.
Daarnaast zijn er ook geen agendakoppelingen met Outlook of Google agenda die automatisch de beschikbaarheid ophalen en de juiste boekingen bij iedereen inroosteren.
5. Je kunt spreadsheets niet goed beveiligen
Met de bewerking en inzagerechten van spreadsheets is het alles of niks: “bewerken” of “alleen lezen”. Hierdoor kun je dus geen verschillende rechten toekennen, bijvoorbeeld aan projectmanagers zodat zij alleen op hun eigen projecten kunnen plannen en geen wijzigingen kunnen aanbrengen in projecten van anderen.
6. Er kunnen meerdere versies van de planning rondslingeren
Aangezien de planning in losse bestanden wordt gemaakt en verzonden kunnen er meerdere versies in omloop zijn. Zo kan er gemakkelijk verwarring ontstaan wanneer er nog oude versies in omloop zijn.
Bovendien kan dit een veiligheidsrisico vormen. Als planningsbestanden via e-mail worden verzonden kunnen deze namelijk onderschept worden, of wanneer iemand stopt met ergens werken kan het zijn dat deze persoon nog steeds toegang of inzage heeft in de planning van het voormalige bedrijf.
7. Bestand kan verloren/corrupt raken
Naast dat ze bij de verkeerde persoon kunnen belanden, kunnen de spreadsheet planningen ook makkelijk verloren raken. Een bestand kan makkelijk verwijderd worden en ook corrupt raken. Aangezien plannen zo’n constant proces is zijn er vaak geen recente back-ups van de bestanden en is er dus ook geen manier om ze in zulke gevallen terug te halen.
Conclusie
Naarmate je organisatie groeit worden deze beperkingen allemaal knelpunten. Zo kun je niet efficiënt samenwerken, krijg je niet snel de informatie die je nodig hebt, heb je niet altijd up-to-date informatie en verlies je gauw het overzichtelijk. Dat werkt fouten in de hand. En als je projecten in de knel komen of je projectkansen misloopt wordt een planningsfout al gauw een dure grap.
Dus, begint de “spreadsheet-schoen” ook bij jouw organisatie te knellen? Dan is het hoog tijd om te investeren in een professioneel planningssysteem.
