Implementatie planning software: deel 3.
In drie blogs leggen we uit waarover je een beslissing moet nemen om implementatie van je planningsprogramma succesvol te laten verlopen. Deel 3: Planningsprogramma implementeren, proces of systeem gedreven?
Het laatste beslispunt gaat over hoe je het systeem en de organisatie (de processen) op elkaar afstemt. Vaak uit zich dat in een sterke ambitie op het gebied van procesverbetering ten opzichte van een grote druk om zo snel mogelijk iets in te voeren.
Er zijn twee uitersten: een proces gedreven implementatie en een systeem gedreven implementatie.
Proces gedreven implementeren van planningsprogramma
Bij een proces gedreven aanpak ga je uit van een optimaal verloop van je proces: een ‘Green field’ benadering, gericht op het verbeteren van processen. Voordat je de software invoert, is het belangrijk om eerst kritisch te kijken naar je processen en deze te herontwerpen.
Voordeel van zo’n aanpak is dat de processen het beste aansluiten op de bedrijfsstrategie en de te behalen resultaten. Het nadeel van deze aanpak is dat deze veel tijd kan kosten. Je loopt dan het risico dat de gekozen planningssoftware niet aansluit op de ideale procesgang. Het herontwerpen van processen dient dus eerst plaats te vinden voordat je überhaupt software gaat aanschaffen.
Een systeem gedreven aanpak toepassen
Bij het systeem gedreven implementeren van je planningsprogramma neem je de werking van de software als uitgangspunt. Je past dus -waar nodig- processen aan op de werking van de software.
Voordeel van zo’n aanpak is dat je snel het planningsprogramma in gebruik kunt nemen. Nadeel is dat je mogelijk bestaande problemen in het proces niet oplost en dat deze blijven bestaan. Je plukt met deze aanpak wellicht het ‘laaghangende fruit’ waardoor je snel wat ‘quick wins’ realiseert. Het ‘hooghangende fruit’ blijft wellicht buiten bereik.
De integrale benadering van de implementatie
De integrale aanpak is de beste benadering van je planningsprogramma in je bedrijf implementeren. Hierbij kijk je zowel naar procesverbetering als het praktisch rekening houden met de mogelijkheden en kansen die de software voor je resource planning biedt. Een integrale benadering gaat zelden recht door het midden. Het is alsnog belangrijk dat je bepaalt waar je het accent legt. De afbeelding als voorbeeld: ga je meer bovenlangs of onderlangs?
Heb je meer tijd/geld en is er ruimte voor procesverbetering? Dan dien je het accent daarop te leggen. Is er haast en grote druk om tot resultaten te komen? Dan dient het accent meer te liggen op een systeem gedreven aanpak.
Conclusies
Er zijn vele kritische succesfactoren die bepalen of het implementeren van je planningsprogramma succesvol verloopt. Zo kunnen we denken aan de beschikbaarheid van (gekwalificeerde) medewerkers, draagvlak, strak projectmanagement, training, etc. Daar zijn we in de afgelopen blogs niet op ingegaan. We hebben gekeken naar drie fundamentele keuzen die aan deze zaken voorafgaan.
Zo is de keuze van een centrale of decentrale aanpak erg bepalend voor het draagvlak. De mate waarin je het project faseert vereenvoudigt, dan wel bemoeilijkt, het projectmanagement. Een proces of systeem gedreven aanpak is weer van invloed op de mate van training die medewerkers nodig hebben.
Denk dus eerst goed na over deze fundamentele keuzen voordat je aan de implementatie begint. Ze zijn in grote mate van invloed op het verloop van de implementatie.
