Plannen is een proces, geen product.
Het maken van een planning is zo oud als de mensheid. Al vanaf het moment dat de mens vooruit begon te denken en gezamenlijk op jacht ging, werden plannen ‘gesmeed’ om een zo goed mogelijk resultaat te behalen. Bij het tot stand komen van deze plannen was er in het begin nog louter sprake van (non-)verbale communicatie.
Met het optekenen van de eerste jachttaferelen, de fameuze grottekeningen van de jacht op dieren, werd mogelijk de eerste planning vorm gegeven. De plannen werden letterlijk ‘opgetekend’ en representeerde zowel de activiteit (de jacht) als het doel (de vangst). Zelfs zou je kunnen stellen dat ook de middelen in de tekeningen werden weergeven (de jager en zijn speer). Stel je eens voor dat een groep homo sapiens in een grot, bij een vuur, de strategie van de volgende jacht bespraken en zo de tekening gebruikte om hun planning te verbeteren. Gaat het te ver om dit een ‘project kick-off’ te noemen?
Product vs. proces
Tot 1910 was visualisatie van ‘planning’ vooral gericht op het inzichtelijk maken van de activiteiten in de vorm van tekeningen, schilderijen, beeldende kunst etc. Het uitvoeren van de plannen en planningen was een proces!
In 1910 publiceerde Henry Gantt zijn ‘Gantt Chart’ en maakte het mogelijk plannen vooraf in een presentatievorm te gieten waarin de factor tijd ook weergegeven werd. Zijn methodiek maakte het mogelijk niet alleen het ‘einddoel’ en de ‘middelen’ weer te geven maar ook de ‘werkwijze’ van de uitvoering chronologisch inzichtelijk te maken. Door dit vast te leggen en te communiceren ging de focus van degene die het project uitvoerde meer naar beheersing in plaats van besturing. Plannen en planningen werden hiermee een product (de Gantt Chart).
Met de verdere ontwikkelingen in het vakgebied Planning, CPM/PERT en projecplanning pakketten, werd de focus steeds meer gelegd op het genereren van een Gantt Chart project planning. Planning is voor velen dan ook een (eind-)product en de planner is de producent! Erkenning van de functie van planner binnen projecten en organisaties is daarmee slechts gebaseerd op een eindproduct, terwijl zoals we in het begin lazen plannen en planningen vooral door communicatie tot stand komen.
De projectmanager als procesmanager
Planning moet naar mijn mening dan ook weer gezien gaan worden als proces, de planner daarmee als procesmanager. Het doel is niet de Gantt Chart project planning, maar de begeleiding van alle projectmedewerkers, de projectmanager in het bijzonder, in het uitvoeren van het project in relatie tot de factor tijd. Hij/zij heeft hiervoor veel meer tot zijn beschikking als de Gantt Chart en moet de ruimte krijgen voor bredere deelname in het projectproces.
Ik zie nieuwe ontwikkelingen zoals 4D/xD planning als een goede stap in de richting van product naar proces. Planningen zullen in andere vormen worden weergegeven. We hebben de middelen om de factor tijd en de weergave (de tekeningen) met elkaar te combineren.
Planners roep ik hierbij dan ook op het gebruik van de Gantt Chart te minimaliseren! Nee, niet wegdoen maar vraag je af welk detail je aan eenieder laat zien. Denk na over dit detail, denk na over andere weergave vormen en ga communiceren met de betrokkenen. Praat niet zozeer over verdere details maar over strategie, middelen, risico’s en het doel. Ga net als de homo sapiens met elkaar rond het kampvuur en bespreek het project.
Plannen is een proces, geen product!
Ed van der Tak
Ed houdt zich al 25 jaar bezig in het vakgebied (Project) Planning & Scheduling. Zijn ‘roots’ liggen in de petrochemie als project planner. Daarna is hij zich verder gaan ontwikkelen als planning adviseur.
