Waarom, wanneer en hoe doe je dat?
Je hoeft geen groot bedrijf te zijn om een grote resource pool te hebben. Een resource is namelijk niet alleen een vaste medewerker, maar het kan ook een freelancer of onderaannemer zijn. Bij onze gebruikers zie we een trend. Als een planner over meer dan 25 resources beschikt, dan wordt het lastig om bij te houden wie waar nou goed in is. Deze planners missen een competentiematrix en een overzicht van welke competenties de resources bezitten.
Onder een competentie verstaan we alle kennis, inzichten en vaardigheden die een resource bezit. Zolang ze van belang zijn voor het voltooien van projecten natuurlijk. De competenties kan hij of zij verkregen hebben uit werkervaring, opleiding of cursus.
Een competentie is dus breed. Het kan bijvoorbeeld ervaring zijn in het gebruik van specifieke programma’s. Het kunnen schrijven in bepaalde programmeertalen is ook een voorbeeld, maar het kan ook een aflopend certificaat. Deze certificaten zijn vaak nodig om bepaalde werkzaamheden te mogen doen, zoals bij een elektricien.
In dit artikel bekijken we wanneer en waarom je met behulp van competenties moet gaan plannen. Daarna kijken we hoe je het beste een competentiematrix op kan zetten en actueel kan houden.
Waarom zou je op competenties gaan plannen?
Maar waarom zou je überhaupt met competenties in je bedrijf gaan werken? We zien drie redenen waarom je het zou moeten overwegen.
1. Beter plannen
Het eerste voordeel is dat je beter de juiste resources op een project kan plannen. Dit heeft grote voordelen. De kwaliteit van het werk wordt beter, want de medewerker heeft de juiste kennis en ervaring. Het project wordt op tijd opgeleverd, want de medewerker is minder tijd kwijt aan uitzoeken. De klant is meer tevreden, want het project wordt waarschijnlijk op tijd en met voldoende kwaliteit opgeleverd. En als laatste, de medewerker is gelukkiger. Hij of zij kan namelijk met voldoende kennis en ervaring werken aan zijn of haar projecten.
2. Sneller plannen
Daarnaast kan je als planner sneller schakelen. Je voorkomt dat je door lange lijsten moet spitten om de juiste resource voor een project te vinden. Heb je een degelijke en actuele lijst met competenties, dan kan je snel resources filteren op gewenste vaardigheden en kennis.
3. Transparantie
Daarnaast voorkom je dat kennis over de competenties zich bij een enkele persoon, zoals een planner, binnen het bedrijf concentreert. Als er van bepaalde kennis en vaardigheden een schaarste ontstaat, dan is het handig dat het management dit weet. Zo kunnen ze er op tijd voor zorgen dat er extra personeel met de juiste competenties wordt aangenomen. Zo voorkom je dat het bedrijf door gebrek aan capaciteit projecten niet degelijk kan uitvoeren.
Wanneer ga je plannen op competenties?
Wanneer is het nou interessant om een competentiematrix aan te gaan leggen? Hoe weet je dat het tijd is om vast te leggen wat je medewerkers, freelancers en onderaannemers allemaal kunnen? Onze mening is, altijd, maar met twee uitzonderingen.
Voldoende resources
De eerste uitzondering is een minimale hoeveelheid resources. Uit ervaring zetten we deze grens op 25. Werk je met vijf medewerkers en twee freelancers, dan zijn de te behalen voordelen te klein. Ze wegen niet op tegen de moeite. In deze situatie weet je planner precies wie het beste bij een project past. Ga je over de grens van 25 heen, dan wordt het lastig alle competenties van alle mensen te onthouden. Het wordt dan handig om competenties structureel vast te leggen.
Een homogene resource pool
De tweede uitzondering is wanneer je pool aan resources homogeen is. Dit houdt in dat alle resources ongeveer dezelfde competenties hebben. Met een homogene resource pool hoef je niet te filteren op competentie. De beschikbaarheid is dan het enige element waar je als planner naar kijkt. Moeite steken in het vastleggen en bijhouden van een competentiematrix biedt hier geen voordelen.
Hoe ga je werken met competenties?
Als je besluit om te gaan werken met een competentiematrix, hoe ga je dan alles opzetten en bijhouden? Het is zonde van je tijd als je een matrix opzet, één keer inventariseert en het er daarna bij laat.
1. Koppel het aan je planning
Het bijhouden van competenties op papier deden we in 1950. De eerste stap die je moet maken is het gaan gebruiken van een softwarepakket, zoals een HR-systeem. Kies bij voorkeur voor een systeem dat geïntegreerd kan worden met je planning. Of kies anders voor planningssoftware waar competentiebeheer een onderdeel van is, zoals Timewax. Zo is je competentiematrix echt een toevoeging voor je resource planning.
Een tijd geleden hebben we de blog Planningssoftware selecteren – 3 essentiële stappen geschreven. In deze blog beschrijven we het proces om de juiste software te kiezen. Deze methode kan je ook gebruiken om de juiste software voor het beheren van competenties te kiezen.
2. Hou de competentiematrix actueel
Om de vruchten van plannen op competenties te kunnen plukken dien je er energie in te steken. Als de competentiematrix eenmaal staat is het belangrijk dat deze bijgewerkt wordt. Een competentiematrix raakt vlot zijn kracht kwijt als deze niet meer actueel is. Planners gebruiken deze functie niet meer, als ze merken dat gewenste resources zo niet gevonden kunnen worden.
3. Maak iemand verantwoordelijk
Als de competentiematrix eenmaal staat, dan raden we het aan om een persoon of afdeling de taak te geven de matrix bij te werken. Om je medewerkers hierbij te helpen is het opzetten van een proces eigenlijk essentieel. Zo kan je het bijwerken van de competenties koppelen aan periodieke gesprekken met je medewerkers, zoals het functioneringsgesprek.
4. Blijf in contact
Resources die buiten je bedrijf kennis en ervaring op doen, zoals freelancers of onderaannemers, vragen om een andere aanpak. Het is belangrijk dat je met hen in contact blijft. Ze moeten bijvoorbeeld weten dat ze je op de hoogte moeten houden van nieuwe ervaringen of certificaten. Een wijziging kan er zo maar voor zorgen dat ze voor betere opdrachten bij je bedrijf in aanmerking komen. Een periodieke mailing hierover zal al een oplossing kunnen zijn.
5. Begin bij de grootste impact
Moet je dan nu meteen een inventarisatie gaan maken van alle competenties die je medewerkers bezitten? Nee, dat is niet aan te raden. Als je gaat beginnen, start dan met de meest gebruikte competenties. Planners, projectmanagers en resourcemanagers halen hier het meeste voordeel uit. Zo heeft plannen op competenties de grootste impact op je bedrijf. De moeite die je steekt in het opzetten van een competentiematrix wordt zo het snelst weer terugverdiend.
Een laatste woord
Het werken met competenties is een techniek die je bedrijf veel voordelen kan bieden. Projecten draaien beter, klanten zijn meer tevreden en medewerkers zijn blijer. Wil je het maximale uit deze techniek halen? Wil je daarnaast de gevraagde energie van het opzetten niet verloren laten gaan? Dan moet je er echt een proces voor opzetten. Je competentiematrix verliest snel zijn kracht als je het niet de aandacht geeft die het nodig heeft. Eerlijk gezegd verdient het dat ook gewoon. Kennis is namelijk macht!
