PinkRoccade Local Government is een ICT-bedrijf dat specifieke software ontwikkelt voor de lokale overheid, waterschappen en andere overheidsinstellingen en ondersteunt hen met geautomatiseerde oplossingen voor hun dagelijkse werk.
PinkRoccade Local Government bestaat uit zeven verschillende zelfstandige business units en is onderdeel van de Total Specific Solutions (TSS) Group.
Als planner en projectmanager zijn Rick van Son en Cindy de Bresser de schakel tussen de interne planning en de consultants bij de klanten. Cindy richt zich op de business unit Financiën en Service en Rick is verantwoordelijk voor de business unit Informatievoorziening. Samen zijn zij hoofdgebruikers van Timewax en vanaf dag één betrokken bij zowel de implementatie als het dagelijks beheer van Timewax.
Voorheen registreerden we de planning in Exact en in de outlook agenda’s van de medewerkers. Deze manier van werken bracht wel het gewenste resultaat, maar was zeer arbeidsintensief. De uitdaging toen, en tegenwoordig nog steeds, was dat de diverse business units redelijk autonoom zijn. Dit maakt het soms lastig om een eenduidige manier van werken te vinden.
Projectmanagers en planners maakten in Excel de planning, deelden deze met de collega’s door deze in hun Outlook agenda’s op te nemen en uiteindelijk werd alles vastgelegd in Exact. Dit was zeer veel handmatig werk, vooral gericht op het vastleggen van capaciteit. Vooruitkijken naar de bezetting was zeer beperkt mogelijk en arbeidsintensief. Daarnaast was het niet mogelijk om de planning vanuit het perspectief van projecten te bekijken.
In 2020 hebben we de overstap gemaakt van Exact naar AFAS Software. Gelijktijdig is onderzoek gestart naar een planningstool die meer inzicht geeft in bezetting en capaciteit.
Na meerdere planning tools met elkaar vergeleken te hebben kwam Timewax naar voren als de beste optie. De 2-weg koppeling met zowel Outlook als AFAS gaf hierbij de doorslag. Daarnaast was Timewax al succesvol in gebruik bij een aantal zusterorganisaties binnen de TSS Group.
De implementatieperiode was intensief, mede door de afwijkende AFAS inrichting bij PinkRoccade. Inmiddels beschikken we over een planning waar iedereen op kan vertrouwen. Voor de planners helpt het enorm dat het vastleggen van de planning zeer laagdrempelig is: “Je kan heel makkelijk schuiven, kopiëren en wisselen tussen consultants.”
De planning gaat automatisch naar de agenda van de consultants en door de 2-weg koppeling met Outlook worden de afspraken uit de agenda ook weer gesynchroniseerd met Timewax. Dit alles helpt de planning om een correcte en volledige planning te maken. Een ander groot voordeel is dat nu direct de nacalculatie in AFAS gevuld wordt. Projectmanagers hebben daarmee direct inzicht in de status van hun projecten.
Ook is er tijdswinst voor de consultants. In het verleden moesten ze bij het boeken van de werkelijke tijd veel zoeken naar de juiste projectcodes en was het lastig om terug te halen wat ze wanneer hadden gedaan. Nu, omdat vanuit Timewax de planning is gevuld, staan de juiste regels al klaar. Consultants hoeven alleen maar de regels te controleren en kunnen deze dan direct indienen. Hiermee worden er veel minder fouten gemaakt en is de kwaliteit enorm verbeterd.
De ambitie is dat in de toekomst nog meer business units mee gaan draaien in Timewax. Hiermee wordt het nog makkelijker om overkoepelend naar de beschikbaarheid te kijken en eenvoudig inzicht in de bezetting te creëren.
Verder gaan we een volgende stap zetten met alle dashboards en rapporten die in Timewax beschikbaar zijn. We gaan samen met Timewax aan de slag om de behoeften te inventariseren en te kijken hoe dit kan worden ingevuld. Met deze slag zal het management nog beter geïnformeerd worden en krijgen projectmanagers meer informatie om klanten nog beter en sneller te bedienen.
Neem een interactieve tour, boek een op maat gemaakte live demo of start een gratis proefperiode. Wil je gewoon wat advies? Neem gerust contact op met een van onze planningsexperts voor een gratis consult.
TimewaxAsterweg 17A1, Amsterdam
OPLOSSINGEN
OVER ONS
CONTACT
Asterweg 19 D12
1031 HL Amsterdam
Nederland
KvK: 34241521
BTW: NL8157.72.609.B01
