Een stiefkindje in projectmanagement
De start van vele projecten krijgt aandacht. Er wordt gevierd, geïnstalleerd, ge-kick-off-t enz.
In dit artikel wil ik een paar tips schrijven over een stiefkindje in projectmanagement en dat is de terugblik na afloop van een project. De kunst & wetenschap van reflectie is vaak een ongeoefend terrein van het management. Dat is echt jammer omdat er vaak zo ongelofelijk veel goud te vinden is in de vorm van lessen voor de toekomst.
Het opzetten van een terugblik
AAR: After Action Review is een simpel concept dat gebruikt kan worden voor deze terugblik op basis van 3 vragen.
- Wat hadden we verwacht dat zou gebeuren?
- Wat ís er feitelijk gebeurd?
- Wat is de verklaring voor het verschil?
Voor een projectreview zou het er als volgt uit kunnen zien:
Organiseer een afgebakend moment met de sleutelfiguren in de uitvoering van het project (gewoon zelf doen en zeker geen externe lieden zoals ik erbij!).
Bewerk met elkaar antwoorden op de volgende 3 vragen:
- Wat zou de opbrengst/uitkomst hebben moeten zijn (scope, projectdoel, middelen, tijdspad)?
- Wat is de actuele opbrengst/uitkomst?
- Wat is de verklaring van het verschil (ook als het meer-opbrengst of minder uitputting van middelen is)?
Oogst de inzichten, lessen die naar boven komen. Beschrijf deze en gebruik ze in de organisatie van volgende projecten.
Wat levert deze reflectie op?
Met deze vorm van reflectie organiseer je een bouwsteen voor het leren in je organisatie en worden projecten ook echt opgeleverd, afgerond en beoordeeld. Dat is voor alle betrokkenen prettig en daarnaast ook nog eens vitaliserend.
Consequent deze vorm van terugblikken – autopsie – doen, betekent ook dat u vermijdt dat projecten als ballonnen in de lucht blijven hangen totdat er niemand er meer aan denkt.
De methode van Bill Gates
De legendarische denk-week (Think Week) van Bill Gates was ook een vorm van deze AAR. Bill trok zich tweemaal per jaar een week terug in een klein boerderijtje ergens aan de rand van een meer. Hij reflecteerde op het verleden, heden en de toekomst van zijn bedrijf, van de technologie en van zijn bedrijfstak. Hij deed dat onder andere op basis van een paar honderd (!) voorbereide whitepapers opgesteld door sleutelfiguren uit zijn bedrijf. Hij voorzag deze whitepapers van handgeschreven opmerkingen. Tijdens lange wandelingen verbond hij alle ideeën en voegde er zijn briljanten aan toe. Hij dacht na over zijn eigen optreden. Hij analyseerde teleurstellingen en successen. Hij reflecteerde en leerde!
Het aanvullende principe ‘Alles is en blijft altijd Beta’ betekent dat alles altijd in zekere zin klad blijft in afwachting van iets beters. Een principe als dit houdt de organisatie reflecterend, lerend en vitaal. Een grondige autopsie als afronding van een project kan hier goed bij helpen.
Ad van der Hulst
‘De meeste drukke mensen doen maar wat waar het gaat om e-mail, agenda beheer en vergaderen. Ik help ze met direct toepasbare productiviteit in vrolijke klare taal zodat ze minder corvee en meer resultaat hebben en daardoor weer tijd voor de leuke en belangrijke dingen van het leven.’
