Met de bezettingsgraad neem je beslissingen op basis van cijfers.
De afdeling verkoop wil dat ene project scoren en er doorheen drukken. Het is alleen de vraag of het wel in de project planning past. Op de afdeling roepen ze vaak dat er mensen bij moeten. Het overtuigen van het management is toch wat lastiger dan gedacht. Het lukt toch altijd met de huidige bezetting? In deze blog behandelen we hoe je met zicht op de bezettingsgraad goed onderbouwde discussies kunt voeren met bijvoorbeeld het management en de afdeling verkoop.
De bezettingsgraad geeft inzicht in de ontwikkeling van de beschikbare werkbare uren. Hierbij kijk je ook naar de verbruikte uren (verleden) of naar de uren die nog nodig zijn (toekomst). De bezettingsgraad kan je per medewerker bekijken, maar ook op het niveau van functies en afdelingen. We bespreken eerst waarom je überhaupt de bezettingsgraad zou moeten berekenen. Vervolgens bekijken we hoe je de berekening maakt.
Waarom bereken je de bezettingsgraad?
Waarom zou je tijd steken in het berekenen van de bezettingsgraad? We hebben twee redenen waarom je het zou moeten doen.
1. Je kan ermee in de toekomst kijken
Het berekenen van de bezetting op basis van de planning geeft inzicht in de werkdruk in de toekomst. Het geeft antwoord op de vraag of bepaalde projecten nog in de planning passen. Op basis van al je huidige projecten maak je voor de komende perioden een resource planning. Bereken je de bezettingsgraad, dan kan je heel eenvoudig zien wie en wanneer er beschikbaar zijn voor nieuwe projecten.
Zijn al je resources volgeboekt en wil je geen ‘nee’ verkopen, dan kan je tijdelijk personeel of materieel inhuren. Zijn al je medewerkers en middelen voor langere tijd volgeboekt en blijven de projectaanvragen maar komen? Dan kan je besluiten structureel meer personeel aan te nemen. Aan de hand van de bezettingsgraad kan je zo een gefundeerde beslissing nemen en je bedrijf verder opschalen.
Het kan natuurlijk ook de andere kant op werken. Stel dat het aantal aanvragen voor nieuwe projecten afneemt? Dan zit je voor het komende jaar qua capaciteit erg ruim. De bezettingsgraad geeft dit helder voor je weer. Op basis daarvan kan je dan besluiten om bepaalde afdelingen of functies te laten krimpen. Door dit op tijd te zien bespaar je bijvoorbeeld op de kosten. Hierdoor red je mogelijk zelfs je bedrijf van de financiële afgrond.
2. Je kan het verleden interpreteren
Kijk je naar het verleden, maak dan bij voorkeur gebruik van de werkelijk gemaakte uren door medewerkers. Dit geeft goed inzicht in de productiviteit. Daarnaast kan je deze informatie ook gebruiken voor tijdens de evaluatiegesprekken met medewerkers. Dienstverleners kijken ook vaak naar hoe declarabel medewerkers zijn geweest. Zo bepaalt het bedrijf hoeveel een medewerker heeft bijgedragen aan de omzet van het bedrijf.
Door de bezettingsgraad krijg je ten eerste goed inzicht in wie er structureel goed presteert. Ook zie je wie het zelfs misschien te druk heeft, omdat hij of zij vaak ‘overboekt’ is. Deze analyse kan je op meerdere niveau’s van je bedrijf doen. Bijvoorbeeld voor elke medewerker apart, maar ook op functiegroep of de gehele afdeling. Zie je dat er bijvoorbeeld een hele afdeling ‘overboekt’ is? Dan kan dat bijvoorbeeld betekenen dat er een tekort is aan personeel. Ook kan het betekenen dat de werkdruk niet gelijk over het bedrijf of de collega’s verdeeld wordt. Dat inzicht is voor een manager een goede aanleiding om bij te sturen.
Heeft je bedrijf veel projecten die aan een seizoen gebonden zijn? Dan vertelt een historische analyse van de bezettingsgraad ook waar de pieken en dalen zich in het jaar bevinden. Hierdoor kan je eerst eenvoudig bepalen welke minimale bezetting je aan vaste medewerkers nodig hebt. Daarnaast weet je hoe groot de schil van flexibele medewerkers moet zijn. Zo creëer je niet alleen een flexibel, maar ook een efficiënt bedrijf.
Hoe bereken je de bezettingsgraad?
Het berekenen van de bezettingsgraad is niet ingewikkeld. Als we gaan rekenen, dan ziet de formule er als volgt uit:
De bezettingsgraad druk je meestal uit in een percentage, maar dat is niet voor iedereen even bruikbaar. Sommige afdelingen, zoals de verkoopafdeling, hebben meer profijt aan het weergeven van de nog beschikbare uren. Een accountmanager ziet zo in een oogopslag of een medewerker of afdeling een project van honderd uur nog kan uitvoeren. Voor de accountmanager zegt 150 uur beschikbaar namelijk meer dan een bezetting van 77 procent.
Voor de berekening van de bezettingsgraad hebben we twee ingrediënten nodig. Dit zijn de werkbare uren en de geboekte uren. Naast deze twee ingrediënten dien je te bepalen voor wie je de bezettingsgraad gaat berekenen. Dit kan je namelijk doen voor individuele medewerkers, maar ook per functiegroep of afdeling binnen je bedrijf.
Ingrediënt 1: Werkbare uren
Het eerste ingrediënt zijn de werkbare uren. Zij vormen de deler in de formule. Kort gezegd zijn dit alle uren die een medewerker tijdens zijn contractperiode beschikbaar heeft. We illustreren dit aan de hand van een voorbeeldberekening.
Ga je berekenen hoeveel werkbare uren een medewerker heeft? Dan heb je in elk geval een startdatum van de medewerker zijn contract nodig. In ons voorbeeld gaan we uit van een tijdelijk contract van zes maanden.
Startdatum: 1-1-2020
Einddatum: 30-6-2020
Een einddatum is niet per se nodig. Deze heb je wel nodig wanneer je al weet wanneer je van een tijdelijke medewerker afscheid neemt. Gebruik je in dit geval geen einddatum? Dan reken je jezelf rijk. Je gaat dan in de planning van na de einddatum van het contract uit van werkbare uren die er niet meer zijn.
Onze medewerker heeft een contract van veertig uur in de week. Het aantal weken in een half jaar komt uit op 26 weken. De berekening is als volgt:
We missen nog wat voor een juiste berekening van de werkbare uren. Op feestdagen werken mensen doorgaans niet. Deze dagen moeten we dus van de werkbare uren aftrekken. In de betreffende periode zijn er vijf feestdagen. De werkbare uren berekenen we dus als volgt:
Onze medewerker is dus voor duizend uur beschikbaar om ingezet te worden op projecten. Nu kan je ook de vakantiedagen en het gemiddeld aantal ziektedagen van de werkbare uren afhalen. Wij vinden dat je dat niet moet doen. Je weet namelijk niet zeker of iemand in die periode ziek wordt of met vakantie gaat. Als het gebeurt, dan tellen we dit gewoon bij de geboekte uren op. Deze staat in de formule boven de streep.
Ingrediënt 2: Geboekte uren
Het andere ingrediënt dat we voor de berekening van de bezettingsgraad nodig hebben is de hoeveelheid geboekte uren. Dit staat in de formule boven de streep. Voor het verleden kan je de werkelijk bestede uren van de medewerkers gebruiken. Dit geeft het meest betrouwbare beeld. Heb je deze gegevens niet? Dan kan je de geplande uren uit het verleden gebruiken.
Kijken we naar de toekomst? Dan kan je alleen de geplande uren gebruiken. Dit is precies de reden waarom een goede discipline in het plannen belangrijk is. Een goede discipline zorgt er namelijk voor dat de berekening van een toekomstige bezettingsgraad als een huis staat. Ontbreekt de discipline? Dan stort de berekening net zo makkelijk als een kaartenhuis in elkaar.
Wat gaat de bezettingsgraad je vertellen?
De vraag die je jezelf moet stellen is welk type geboekte uren je mee gaat nemen in de berekening. Zijn dat alle geboekte uren inclusief ziekte, vakantie, training en overige activiteiten? Of neem je alleen de geboekte uren op projecten mee? Feitelijk bepaal je hiermee wat de bezettingsgraad jou vertelt.
Neem je alle geboekte uren mee, dan krijg je een goed idee van de productiviteit van je bedrijf. In principe zou iedereen tot de honderd procent moeten komen. Kom je niet tot de honderd procent, dan zijn niet alle uren van medewerkers benut. Onbenutte capaciteit kost extra veel geld, omdat je wel de salariskosten moet betalen en er geen waarde tegenover staat.
Nu zullen veel medewerkers onbenutte uren toch schrijven op bijvoorbeeld een interne code “Algemeen” of “Overig”. Hierdoor komen al je medewerkers gewoon op honderd procent te staan. Daarom is het handig om de bezettingsgraad te kunnen baseren op facturabele of declarabele uren. Hiermee filter je de algemene activiteiten zoals vakantie, ziek, training, etc. eruit. Zo creëer je een beeld van de productiviteit, omdat je alleen naar de projecten kijkt waar geld mee is verdiend.
Facturabel of declarabel
Het is dus handig om een onderscheid te maken tussen facturabele uren en declarabele uren. Facturabele uren zijn de uren waarvoor daadwerkelijk een factuur naar een klant gestuurd wordt. Het is niet handig om medewerkers alleen maar hierop af te rekenen. Medewerkers werken ook geregeld aan interne projecten. Die zijn vaak net zo belangrijk! Zie daarom de facturabele projecten en de interne projecten beide als declarabel. Zo geeft het percentage declarabel een veel betere basis om medewerkers mee te beoordelen.
Conclusie
Het berekenen van de bezettingsgraad is niet moeilijk. Je hebt een twee paar ingrediënten nodig, de werkbare uren en de geboekte uren. Gebruik je software voor planning en het registreren van de werkelijk gemaakte uren? Dan heb je deze informatie al tot je beschikking.
De bezettingsgraad geeft je de mogelijkheid om gefundeerde beslissingen te nemen over je personeelsbestand. Je kan met de bezettingsgraad de prestaties van individuele medewerkers, functiegroepen en gehele afdelingen in de gaten houden. Daarnaast is het voor een meekijkende afdeling verkoop altijd duidelijk of er nog een project in de planning past. Zo verloopt de communicatie tussen afdelingen ook nog beter.
We raden het aan om een professionele tool te gebruiken waarin de bezettingsgraad altijd bijgewerkt is. Je kan het natuurlijk maandelijks in een spreadsheet berekenen. Alleen wijzigt de planning, het personeelsbestand en de project portfolio bij veel bedrijven dagelijks. Een maandelijks momentopname is dan wel erg karig. Je hebt zo maar twaalf momenten in een jaar om stil te staan bij het eventueel bijsturen van je bedrijf. Het liefst wil je dit te allen tijde kunnen doen en natuurlijk altijd op basis van actuele informatie.
