Koppel je planningssoftware voor meer efficiëntie
Iedereen kent wel de repetitieve taken waarvan je denkt: “Kan dit niet anders?” Taken zoals het kopiëren van gegevens, papieren documenten klaarzetten en het verwerken van bonnetjes. Door je planningssoftware te koppelen aan bijvoorbeeld je HRM, CRM of financieel pakket, kan je deze taken automatiseren. In deze blog kijken we naar de voordelen hiervan.
Misschien heb je alles goed geregeld door één integraal systeem in te voeren, zoals een ERP-systeem. Toch zie je vaak dat deze systemen geen goede oplossing hebben voor de planning. Dan is het ook zaak om je ERP-systeem te koppelen aan je planningssoftware. Met een ERP-systeem is het ten slotte de bedoeling dat je een geïntegreerd systeem hebt voor je bedrijfsvoering.
1. Je planningssoftware koppelen bespaart tijd
Allereerst bespaart het koppelen van systemen tijd. Voor het koppelen leeft het systeem voor de planning vaak op een eiland, bijvoorbeeld in Excel. Gegevens worden handmatig uit HRM-systemen overgenomen en in een spreadsheet voor de planning ingevoerd.
Is de planner klaar met het maken van de planning, dan moet deze gecommuniceerd worden. Veel bedrijven kiezen ervoor om de planning door te bellen, te mailen of te app-en. Is je bedrijf van enig formaat, dan moet een planner hier echt voor gaan zitten. Niet iedereen is direct bereikbaar of men leest berichten pas laat. Het hele proces begint weer opnieuw, wanneer er een wijziging in de planning wordt doorgevoerd.
Is je planningssoftware gekoppeld met andere systemen, dan vallen er taken weg. Voegt HR een nieuwe collega toe aan het HRM-systeem? Dan haalt de koppeling de gegevens automatisch op en plaatst ze in je planningssysteem. De planner ziet de nieuwe collega vanzelf op zijn planbord verschijnen. Een boeking op een project wordt direct naar de agenda of mobiele app van de desbetreffende medewerker gestuurd. Hetzelfde geldt voor wanneer er iets wijzigt.
2. Het koppelen voorkomt fouten
Het tweede voordeel is het voorkomen van fouten. Elke handmatige handeling in je project planning geeft ruimte voor vergissingen. Iemand maakt een typefout of hij of zij plaatst gegevens in de verkeerde cel. Met alle gevolgen van dien. Medewerkers worden bijvoorbeeld voor meer uur ingeboekt dan dat ze beschikbaar zijn. Daarnaast kunnen collega’s verkeerde instructies krijgen of reizen ze af naar het verkeerde adres.
Naast dat fouten vervelend zijn voor collega’s, kunnen fouten ook gevolgen hebben voor klanten. Een terugkerende klant is waardevoller dan een eenmalige klant. Je wilt er daarom voor zorgen dat je afspraken die je met de klant maakt, ook nakomt. Dat betekent dus op de juiste plek en op het juiste moment aanwezig zijn. Maar het betekent ook dat je na het voltooien van het project een correcte factuur stuurt.
Door je planningssoftware te koppelen ga je deze fouten voorkomen. De klantgegevens, tijden, instructies, prijzen en andere belangrijke gegevens kunnen allemaal door slimme koppelingen één op één correct overgenomen worden.
3. Gegevens zijn altijd actueel
Het derde voordeel van je planningssoftware koppelen, is dat alle gegevens in de verschillende softwarepakketten altijd bijgewerkt zijn. Heb je geen koppeling tussen de programma’s, dan kan er vertraging optreden wanneer gegevens in een ander systeem beschikbaar komen.
Bijvoorbeeld, de planner heeft een project overgenomen van een aanvraagformulier en in de planning geplaatst. Alles is doorgegeven aan de uitvoerende collega’s. De klant geeft echter een wijziging door. Er komt een activiteit bij. Deze aanpassing moet door de planner niet alleen handmatig in de planning worden ingevoerd. Hij of zij moet de wijziging ook handmatig doorgegeven aan de ingeplande medewerkers. Zij zijn alleen niet altijd aanwezig of bereikbaar. Hierdoor weet je niet zeker of de wijziging op tijd bij de betrokken collega’s aankomt.
Heb je de planningssoftware gekoppeld met bijvoorbeeld een communicatie-app zoals Teams of Slack, dan voorkom je dit probleem. Een aanpassing van het project komt automatisch op de computer of smartphone van de betrokken medewerker binnen.
4. Je kan klanten sneller helpen
Een vierde voordeel van het gebruiken van koppelingen, is dat je sneller je klanten kan helpen. Door een CRM-systeem met je planningssoftware te koppelen kan je verkoopkansen eenvoudig omzetten naar een project.
Heb je geen koppeling tussen de verschillende softwarepakketten? Dan verlopen de processen vaak trager en omslachtiger. Een verkoper haalt een opdracht binnen, maar heeft door drukte even geen tijd voor de overdracht naar de planner. Het kan dus even duren voordat de planner de klant benadert.
Hetzelfde geldt voor wanneer de opdracht uitgevoerd is. Iemand moet de ondertekende werkbon eerst in het postvak van de administratie leggen. Anders kunnen zij geen factuur maken. De medewerker die de opdracht heeft uitgevoerd is alleen niet dagelijks op kantoor. De werkbon kan zelfs een aantal dagen in de bedrijfsauto blijven zwerven. Dit zorgt ervoor dat het langer duurt totdat de factuur gemaakt is en de klant het verschuldigde bedrag betaalt.
Heb je wel een integratie tussen de verschillende softwarepakketten? Dan versnel je de stappen tussen het binnenhalen van een klant en het factureren aanzienlijk. Ten eerste komen door de koppeling projecten automatisch in de planning terecht. Daarnaast krijgen klanten vanzelf een bevestiging van de afspraken. Bovendien ontvangen medewerkers ook vanzelf de instructies en komen werkbonnen na het ondertekenen direct bij de administratie terecht. Dit alles gebeurt door een paar simpele klikken, de koppelingen zorgen voor de rest.
5. Het maakt je bedrijf schaalbaar
Heb je een losstaande planning en groeit je bedrijf? Dan haal je er veel voordeel uit om je planningssoftware te koppelen met andere softwarepakketten. Het aan elkaar koppelen van je software maakt je bedrijf schaalbaar voor groei.
Zijn de systemen niet aan elkaar gekoppeld en groeit het aantal accountmanagers en consultants in je bedrijf? Dan moet het aantal planners ook groeien. Het aantal opdrachten stijgt en een planner moet al die projecten handmatig invoeren en bijwerken.
Is je planning wel gekoppeld met andere systemen, dan heb je minder planners nodig. Je planners kunnen zich geheel focussen op hun kerntaak, het plannen van projecten. Voor een koppeling maakt het niet uit of er nou één opdracht moet worden overgezet of tweehonderd.
Conclusie
Het koppelen van je planningssoftware levert een groot aantal voordelen op. Het bespaart tijd, het voortkomt fouten en gegevens zijn altijd actueel. Daarnaast kan je klanten sneller helpen en wordt je bedrijf schaalbaar en is het klaar voor de groei. Als je taken automatiseert, dan maak je het mogelijk dat het werk verschuift van operationeel naar tactisch.
Gaat het bedrijf meer tactisch functioneren? Dan staan de medewerkers niet meer dagelijks in het midden van het bos, waardoor ze de bomen niet meer zien. Ze komen meer aan de rand van het bos te staan. Ze krijgen meer overzicht en kunnen betere analyses maken. Hierdoor wordt de besluitvorming beter en kan effectiever ingesprongen worden op veranderingen. Zo kan je klanten beter bedienen en blijft je bedrijf de concurrentie weer een stapje voor.
