Een team vol harde werkers is natuurlijk de droom van ieder bedrijf. Maar zijn jouw harde werkers ook productief? En hoe zit dat met de externen die je inhuurt? Weet jij hoeveel ze écht bijdragen en wanneer ze onnodig veel geld kosten? Dit zijn vragen waar iedere manager mee zit. Daarom geven we je in dit artikel de tools om de productiviteit van jouw organisatie in kaart te brengen.
Inzicht in je bezetting
Om je analyse te beginnen heb je inzicht in de bezetting nodig. Dat betekent dat je van iedereen moet weten wat hun werkbare uren zijn – dus hoeveel uren per week op hun contract staat. Daarnaast heb je inzicht nodig in de geboekte uren, zowel in het verleden als op de planningen voor de toekomst.
Welke uren zijn facturabel?
Vervolgens moet je onderscheid kunnen maken in welke uren facturabel zijn. Werkuren voor de klant zijn natuurlijk facturabel, maar uren voor interne bedrijfsvoering zoals vergaderen en administratie niet. Daarnaast zijn er ook nog overige uren zoals ziekte- en vakantieverlof.
Productiviteit in kaart brengen
Laten we Mark als voorbeeld nemen. Hij werkt 40 uur per week en is komende week voor 40 uur ingepland. Daarvan is hij 32 uur voor klanten bezig, 4 uur met vergaderen en heeft hij 4 uur nodig voor zijn administratie. Dat betekent dat 32/40 = 80% van zijn uren facturabel zijn.
Zo kun je dat voor iedere werknemer doen, intern en extern. Met die gegevens zie je wie de grootste bijdrage aan het bedrijfsresultaat levert. Dit kun je berekenen per dag, per week en op de langere termijn. Vervolgens kun je gaan groeperen per afdeling en per functie om te kijken welke afdelingen en functies het meest en het minst bijdragen.
Hoe verbeter je de productiviteit van jouw organisatie?
Dus met inzicht in de facturabele uren van je organisatie kun je zien hoeveel de verschillende werknemers en afdelingen bijdragen aan het bedrijfsresultaat. Dat inzicht geeft je vervolgens een hoop tools om de productiviteit verbeteren.
Stel dat het cyber security team bijvoorbeeld niet verder komt dan 60% facturabele uren. Dat kan betekenen dat de organisatie te weinig klussen binnenhaalt en dat het dus tijd is voor acquisitie. In een ander geval kan het voorkomen dat de cyber security consultants allemaal 110% facturabele uren hebben en dat dit voor komende maanden ook op de planning staat. Om die overuren te beperken kun je nieuwe consultants werven of klussen uitbesteden. Een andere oplossing kan zijn dat je onderbezette werknemers opleidt zodat zij het meerwerk kunnen opvangen.
Een ander voorbeeld is wanneer 2 consultants op 120% zitten en anderen op 70% – dat is simpelweg een kwestie van het werk herverdelen. En als 1 consultant de laatste tijd structureel een laag percentage haalt, dan kan dat natuurlijk ook een signaal zijn dat er iets aan de hand is.
Met inzicht in de bezetting van je organisatie heb je dus een hoop verschillende tools om de productiviteit van je organisatie te verbeteren – voor nu én voor in te toekomst.
