Het effectief inzetten van je mensen op je projecten is net een legpuzzel. Je moet immers de werknemers met de juiste competenties matchen met de bijbehorende projectvereisten. Dat is niet altijd even makkelijk, vooral als je hier geen structurele aanpak voor hebt.
Daarom nemen we je in dit blogartikel mee door 6 stappen waarmee je jouw mensen effectiever inzet op de projecten.
1. Analyseer je projecten
Begin met een analyse van de projecten die je nu uitvoert en de projecten die in de pijplijn staan. Kijk hierbij naar de specifieke vaardigheden en competenties die voor elk project nodig zijn. Werk vervolgens uit welke type taken, verantwoordelijkheden en doelstellingen die met zich meebrengen. Op deze manier kun je in kaart brengen welke vaardigheden nodig zijn om elk project succesvol uit te voeren.
Tip: Je kunt hier nodeloos lang in doorgaan, dus beperk je enkel tot de meest kritische competenties die het projectsucces bepalen.
2. Maak een competentiematrix
Met je projecten helder is het tijd om naar de kennis en vaardigheden van je medewerkers te kijken. Breng hierbij het ervaringsniveau, relevante opleidingen en certificaten, specialisaties en bijzondere prestaties tijdens eerdere projecten in kaart. Identificeer ook de sterke en zwakke punten (denk hierbij ook aan interpersoonlijke vaardigheden), waar iedereens potentie voor groei ligt en wat het kost om iedere medewerker in te zetten.
Denk erom dat je hier met objectieve criteria werkt, bijvoorbeeld door ieder aspect te scoren van basisniveau naar expertniveau of met cijfers van 1 – 5. Werk daarbij uit wat je onder elke score verwacht.
3. Match de competenties met de projecten
Match nu de vereiste competenties van elk project met de competenties van je medewerkers. Neem hierbij effectiviteit, kosten en groeimogelijkheden in overweging. Het kan namelijk wel zo zijn dat een senior de competenties heeft om de vereiste taken het effectiefst uit te voeren, maar dat de kosten voor het project daarmee te hoog worden. Bovendien kan dit de groeimogelijkheden van je juniors en mediors beperken en daarmee ook de groei van je bedrijf.
Op deze manier voorkom je ook dat medewerkers onder of boven hun niveau werken en daarmee een bore- of burn-out krijgen.
4. Bepaal of je werving en trainingen nodig hebt
Het kan natuurlijk zo zijn dat er projecten zijn waarvoor je niet de juiste competenties tot je beschikking hebt. In dat geval heb je verschillende opties, bijvoorbeeld inkopen van bepaalde trainingen of een senior mentor toewijzen om zijn/haar competenties te leren aan een junior. Daarnaast kun je natuurlijk ook nieuwe medewerkers of freelancers met de benodigde competenties werven, of een deel van het project outsourcen aan een specialistische partij.
Houd hierbij ook rekening met de organisatiedoelen voor de toekomst – past bijvoorbeeld het werven van nieuwe medewerkers bij deze doelen of is het in dit stadium beter om met freelancers of externen te werken?
5. Communiceer en motiveer
Zodra je de juiste mensen hebt toegewezen aan de juiste projecten, communiceer dan duidelijk over de redenen achter jouw toewijzingen. Je hebt hier immers uitgebreid aan gewerkt en over nagedacht, als je de medewerkers meeneemt in je redenering zullen ze hun toewijzing beter begrijpen en vergroot je de kans dat ze gemotiveerd zijn om aan het project te werken.
Tip: vergeet niet om je erkenning van de individuele competenties uit te spreken en aan te geven hoe je toewijzingen aan projecten, groei en ontwikkeling mogelijk maakt.
6. Monitor en evalueer
Tot slot is het belangrijk dat je tijdens de projecten de prestaties van het team en de teamleden in de gaten houdt. Zo kun je evalueren of jouw toewijzingen van competenties nog steeds effectief zijn en of het eventueel nodig is om bij te sturen, medewerkers aan een ander project toe te wijzen of toch externe expertise in te schakelen.
Een bijkomend resultaat van monitoren en evalueren is dat je toewijzingsproces voor nieuwe projecten steeds beter en gemakkelijker zal gaan.
