Zodra je projecten aanneemt plan je deze in tijd vooruit. Afhankelijk van hoe je projecten gaan kom je er gaandeweg achter of je voldoende uren hebt gepland. Maar, als je dit op zijn beloop laat gaan kunnen er 2 pijnlijke situaties voordoen. Als je te krap hebt gepland heb je niet genoeg resources beschikbaar omdat je medewerkers al toegewezen zijn aan andere projecten. Als je te ruim hebt ingepland zitten medewerkers kostbaar met hun handen over elkaar.
Om deze situaties te voorkomen is het cruciaal om de voortgang van projecten te meten, zodat je op tijd en effectief kunt bijsturen. Benieuwd hoe je dat doet? Lees dan gauw verder.
Manieren om de voortgang te meten
Er zijn 3 manieren om de voortgang van projecten te meten.
1. Meest zwakke manier
In deze situatie wordt de voortgang niet gemeten, maar bepaald aan de hand van geplande uren. Een project staat bijvoorbeeld voor 100 uur gepland. Dan kijk je naar hoeveel uur er zijn besteed. Als er dan 40 uur zijn besteed, ga je er vanuit dat er nog 60 uur nodig zijn tot voltooiing. Dit is de meest zwakke manier van voortgang meten, want we weten allemaal dat de besteding zelden lineair is met de voortgang.
2. Betere manier
Hierbij meet je de progressie, maar bepaal je de voortgang op basis van het verleden. Als het 100 uurs project bijvoorbeeld 60% gereed is, dan ga je er hierbij vanuit dat de resterende 40% van het project in 40 uur gedaan zal worden. Toch weten we allemaal dat resultaten uit het verleden geen garantie bieden voor de toekomst en op deze manier kun je dus verkeerde verwachtingen krijgen over wanneer het project af zal zijn.
3. Beste manier
Het beste is om een “estimated time to complete” voor elk project te hebben. Aanvullend op de voortgang meten met een percentage gereed (het verleden), ga je hierbij inschatten hoeveel tijd er nog nodig is om het af te ronden (prognose van de toekomst). Hiermee krijg je de zuiverste inschatting van uren die nog benodigd zijn.
Bijsturen op basis van voortgang
Zodra je inzicht hebt in de voortgang van je projecten kunnen er 3 situaties voordoen.
1. De voortgang en ingeplande uren lopen lineair
In dit geval loopt de voortgang van het project precies gelijk aan de begrote en de ingeplande uren. Met andere woorden, dit project verloopt zoals gepland en hoef je dus niks aan te doen.
2. Er is minder capaciteit nodig dan gereserveerd
In dit geval komt er dus tijd vrij. Stel de estimated time to complete is 10 uur en iemand is 40 uur ingepland, dat betekent dat die persoon 30 uur vrij heeft om aan andere activiteiten of projecten te besteden.
3. Er is meer nodig capaciteit nodig dan gereserveerd
Hier moet je dus extra resources inplannen om te voorkomen dat het project niet kan worden afgemaakt omdat je geen medewerkers meer tot je beschikking hebt. Je moet snel extra uren gaan claimen voor de medewerkers die op je project zijn ingepland of eventueel extra medewerkers gaan inplannen.
Resultaat
Dus, met inzicht in de voortgang van je projecten weet je altijd of je voldoende uren voor de toekomst gepland hebt. Zo kun je ruimte voor huidige projecten vinden en weet je wanneer je ruimte hebt om nieuwe projecten aan te nemen. Wil je accelereren of dreigen huidige projecten in de knel te komen? Zorg dan voor duidelijk inzicht in de voortgang en “vind” de tijd die effectiever ingezet kan worden. Met andere woorden, meer tijd zal je nooit hebben, maar die kun je wel maken.
