Specifiek voor accountantskantoren, herken je dit probleem? We kunnen wel capaciteit plannen maar het vastleggen van de taken en de status hiervan wordt ergens anders bijgehouden. Onze medewerkers werken dus altijd in verschillende systemen en als de planning wijzigt moeten we alles dus ook weer in verschillende systemen bijwerken.
Dit is natuurlijk een omslachtig proces, waarbij geregeld een hoop tijd verloren gaat. Daarom bespreken we in dit blogartikel hoe dit geïntegreerd kan worden in 1 systeem.
Versprokkelde informatie
De voornaamste bottleneck die we bij accountantskantoren zien is dat hun informatie verspreid is over allerlei verschillende systemen. Zo wordt de capaciteitsplanning met alle klanten en medewerkers gedaan in spreadsheets: links een lange lijst met klanten en rechts daarvan worden deze gekoppeld aan de beschikbare collega’s.
Als planningstool werkt dit op zich prima, maar het blijft ook enkel bij plannen – in de spreadsheet planning krijg je geen informatie over de klant en wat hiervoor gedaan moet worden. De klantgegevens, gemaakte afspraken, open en afgeronde taken en projectstatus worden in dit geval bijgehouden in een ERP-systeem zoals AFAS.
Als medewerker kijk je in de praktijk dus eerst in Excel naar klant(en) waarvoor je bent ingepland. Dan kijk je in AFAS naar je taken en zie je dat je bijvoorbeeld een jaarrekening moet opstellen. Dan open je de boekhoudsoftware om de status te controleren en te bepalen of het project al zo ver is dat jij aan de slag kan gaan.
En als de planning verandert? Dan doorloop je het gehele proces weer opnieuw.
Planning & taken geïntegreerd
Om dit proces te vergemakkelijken en versnellen wil je alle informatie gecentraliseerd hebben op 1 plek. Binnen je accountantskantoor wil je enerzijds een duidelijk beeld van de beschikbare medewerkers en deze toewijzen aan de klant. Anderzijds moet het duidelijk zijn voor de medewerkers wat zij gedurende hun inzet moeten doen. Tenslotte is het handig als de juiste collega’s een notificatie krijgen wanneer bepaalde taken zijn afgerond, bijvoorbeeld “klant heeft alle gegevens aangeleverd”, zodat je een conceptjaarrekening kan gaan opstellen.
Wat je daarvoor nodig hebt is een tool die koppelt met je ERP-systeem (AFAS, Exact, etc.) zodat alle brongegevens automatisch worden opgehaald. Met deze data kun je dan zowel je capaciteit als je taken inplannen en dit in één geheel aan je medewerkers voorleggen. Naarmate het project vordert kunnen de taken worden afgevinkt en worden de werkelijk gemaakte uren in het ERP-systeem bijgewerkt.
Benieuwd hoe dit er in de praktijk uit ziet? Kom dan langs bij onze stand op de Accountancy Expo op dinsdag 20 juni 2023. Wij laten je real-time zien hoe je met het gebruiksgemak van het ouderwetse planbord jouw capaciteitsplanning en takenplanning in 1 overzicht samenbrengt.
