Denk bij het rapporteren van de projectvoortgang aan omvang, menselijk gedrag en frequentie.
Wie stelt de voortgang van een project vast? Doet de projectmanager dat of is dat eerder aan de uitvoerende medewerker? Wanneer is het handig dat de een het doet en wanneer de ander? Hoe zorg je ervoor dat de informatie over de voortgang van een project betrouwbaar is? Onjuiste informatie kan namelijk vervelende gevolgen hebben voor het halen van de deadline en het budget. In deze blog geven we concrete handvatten over hoe je het rapporteren van de projectvoortgang het beste kunt opzetten.
Eerst nog even over het nut van het rapporteren van de projectvoortgang. Waarom zou je dit eigenlijk doen? Dat is heel simpel. De voortgang laat je terugkijken naar de werkelijke vs. de gebudgetteerde uren. Het zegt alleen niets over waar je naar verwachting op uit gaat komen. Als je helemaal Agile werkt, dan weet je vaak niet eens wat de werkelijk gemaakte uren zijn. Toch wil je op tijd kunnen bijsturen, zodat het project binnen budget blijft en de deadline wordt gehaald.
Je wilt dus tijdens het project vooruitkijken. Dit kan je doen met informatie over de voortgang. Deze informatie krijg je vaak in de vorm van een percentage gereed of nog benodigde uren. Zo kan je een schatting maken van het te verwachten resultaat en wat dit voor de planning betekent. Voor meer hierover lees de blog 2 killer KPI’s voor een prognose bij projecten.
Het bedrijf en de projectmanager moeten natuurlijk wel kunnen vertrouwen op de voortgang informatie. Anders worden er mogelijk verkeerde beslissingen genomen. Je wilt dat de voortgang informatie zoveel mogelijk gebaseerd is op objectieve data. Op gevoel wil je zo min mogelijk varen. Maar hoe organiseer je dat?
De persoon die rapporteert
De projectmanager en de medewerker kunnen beide de voortgang van activiteiten in een project rapporteren. Met name de grootte van het project zal bepalen wie het beste in staat is om de voortgang te meten.
Kleine projecten
Bij kleine projecten kan de projectmanager het beste de projectvoortgang rapporteren. Hij of zij heeft ten eerste een helikopterview. Door de beperkte omvang van het project heeft de projectmanager ook een gevoel bij de inhoud van alle activiteiten. Natuurlijk zal hij of zij wel de status van de activiteiten bij de uitvoerende medewerkers opvragen. Doordat de projectmanager zelf de voortgang bijhoudt, zal dit voor het hele project op dezelfde manier plaatsvinden.
Grote projecten
Bij grote projecten met tientallen medewerkers zal het de projectmanager niet meer lukken om zelf de voortgang bij te houden. De projectmanager staat nu namelijk op een te grote afstand van de inhoud. Er wordt misschien zelfs met projectteams gewerkt die elk een aparte teamleider hebben.
In deze situatie ligt het voor de hand dat de uitvoerende medewerker zelf de voortgang van de activiteit doorgeeft. Is er een team aan mensen met één activiteit bezig? Dan is deze werkwijze niet handig. In dit geval is het handig dat een gekozen voorman of teamleider de voortgang door geeft.
Het effect van de voortgang van projecten rapporteren
Als je de voortgang van je projecten en activiteiten gaat bijhouden, dan heeft dit effect op je medewerkers. Het kan voor sommige medewerkers lastig zijn. Er is namelijk een psychologisch verschijnsel dat medewerkers altijd vooruitgang willen melden, zelfs wanneer er geen vooruitgang is. Dat komt omdat ze de voortgang koppelen met verrichte arbeid. Ze kunnen in de afgelopen week hard gewerkt hebben. Alleen klopt dat niet met hun gevoel als er geen vooruitgang is.
Door dit verschijnsel zie je dat medewerkers vaak de neiging hebben om een voortgang van bijvoorbeeld één procent te melden. Dit gebeurt zelfs wanneer er helemaal geen vooruitgang is. Ook projectmanagers hebben hier van last als ze de voortgang aan stakeholders moeten rapporteren. Bij een groot, kapitaalintensief project met 35 medewerkers is het toch lastig te verkopen als er in de afgelopen week geen voortgang is geboekt.
Hoe je de voortgang vaststelt is dan ook een belangrijk aspect. Als een verslag het doel van een project is en je bent halverwege, is de voortgang dan vijftig procent? Sommigen pleiten dat een half rapport geen waarde heeft. In de blog 3 randvoorwaarden aan project voortgangsrapportage kun je hier meer over lezen.
Het kan ook voorkomen dat er in een project achteruitgang is, bijvoorbeeld omdat er extra werk is bijgekomen. Het is daarom belangrijk dat de projectmanager in contact blijft met de medewerkers. Daarnaast moet je een cultuur kweken waarin het “oké” is als er geen vooruitgang is of dat er zelfs achteruitgang wordt gemeld. Daarmee hou je de gerapporteerde voortgang realistisch.
Hoe vaak rapporteer je de projectvoortgang?
Het belangrijkste bij het rapporteren van de voortgang is dat het een gewoonte wordt. Het moet een onderdeel van de dagelijkse of wekelijkse processen worden.
Hier hebben we geregeld met gebruikers van ons planbord contact over. We adviseren het rapporteren van de voortgang minimaal wekelijks te doen. De projectmanager ontvangt dan op tijd informatie om, wanneer nodig, de planning aan te passen. Dagelijks de voortgang rapporteren is handig voor projecten die kort duren en wanneer er veel tijdsdruk is.
Maandelijks rapporteren is misschien nog een optie voor projecten die jaren duren, maar in principe raden we het af. De tijd tussen het uitvoeren van de activiteit en het rapporteren van voortgang is dan simpelweg te groot. Dit gaat vaak ten koste van de betrouwbaarheid. De kans is groot dat de medewerkers de details van de uitgevoerde activiteiten alweer vergeten zijn. Zo krijgt de projectmanager onvoldoende informatie binnen om op tijd op problemen in de project planning in te kunnen spelen.
Tot slot
Het rapporteren van de voortgang van een project is onmisbaar voor een betrouwbare projectplanning. Het geeft projectmanagers ten eerste de mogelijkheid een goede voorspelling te doen van het eindresultaat. Daarnaast kan hij of zij op tijd bijsturen wanneer het nodig is. Hoe wil je het rapporteren van de projectvoortgang gaan regelen? Het is belangrijk om daar over na te denken, zeker als projectmanagers op een grote afstand staan en zelf de voortgang bijhouden. Zij zouden wel eens tegen vervelende verassingen aan kunnen lopen. Zo geldt dat ook voor wanneer medewerkers te optimistische voortgang rapporteren.
Het proces van de voortgang rapporteren dien je goed te overwegen. Als eerste dien je te bepalen wie de voortgang vast stelt. Daarnaast is discipline en een open sfeer belangrijk. Besteed hier als bedrijf en als projectmanager dus aandacht aan. Zonder een goed beeld van de voortgang kan een project namelijk makkelijk gaan wankelen.
