Het plannen in kleine eenheden: wanneer wel en wanneer niet?
Als je heel veel kleine taken hebt, dan kan je de planning flink ‘opblazen’ als je al die taken ook heel fijnmazig gaat plannen. Je loopt dan het risico dat je zo gedetailleerd plant dat het bijhouden van de planning een dagtaak wordt. Dit wordt het zeker als de planning geregeld verandert. In dit artikel kijken wij daarom naar wat het alternatief is en welke factoren bepalen of je fijnmazig moet plannen of niet.
Het is wel van belang dat je snapt over wat voor werk ik het heb. Ik heb het niet over projectmatig werk, want taken in een project worden altijd in de project planning ingeschat en meegenomen. Ik heb het hier over de kleine klusjes die je plots prioriteit moet geven. Denk aan support tickets, incidenten of bijvoorbeeld een kleine aanpassingen aan een ontwerp.
Wat is fijnmazig plannen?
Het fijnmazig plannen van taken is het plannen in kleine eenheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het plannen in halve uren. Als je zo gedetailleerd je plant, dan heb je per medewerker per dag zestien mogelijke boekingen. Heb je 25 medewerkers, dan zit je op vierhonderd eenheden per dag. Zoom je uit naar een maand, dan zit je al op achtduizend mogelijke boekingen. Dat zijn best veel items om te plannen en in de gaten te houden, zeker als de planning ook vaak wijzigt.
Plannen is geen exacte wetenschap. Wat je met het plannen wilt doen is een inschatting maken van het toekomstige werk. De werkelijkheid is altijd anders en een planning is eigenlijk al achterhaald op het moment dat je begint. Er zijn dus constant afwijkingen, omdat er altijd dingen op je pad komen die je niet had voorzien. De planning is een middel, zodat jij je doel bereikt.
Zodra je te gedetailleerd gaat plannen verlies je al snel je doel uit het oog. Je focus ligt dan te veel op het voorspellen en het beheersen van al het werk. Ben je een control freak, dan voelt dit vast. Alleen het plannen van al die activiteiten wordt dan een functie op zich en dan sla je de plank compleet mis. De planning is namelijk geen doel op zich, het is een hulpmiddel.
Het alternatief van fijnmazig plannen
Een alternatief op het fijnmazig plannen is dat je eerst alle kleine taken bundelt en daarna pas plant. Je plant dus per week een of meerdere blokken van bijvoorbeeld vier uur. In dit blok laat je een medewerker al die kleine taken uitvoeren. Het is echter wel belangrijk dat je de taken opspaart. Als je ze telkens tussendoor oppakt ben je aan het multitasken en dat leidt tot tijdsverspilling. Zie hiervoor het artikel “4 tijdverspillers in project planning” als je hier meer over wilt weten.
Als je in blokken gaat plannen, hoe weet je dan dat bijvoorbeeld vier uur genoeg is? Vaak kunnen je medewerkers op basis van ervaring wel inschatten hoeveel tijd ze aan al die kleine taken kwijt zijn. Missen jij en je collega’s deze ervaring? Bouw dan ervaringscijfers op, bijvoorbeeld door middel van tijdsregistratie. Zodra jij en je collega’s een paar weken lang de werkelijk bestede uren bijhouden krijg je vanzelf een accuraat beeld van de gemiddelde tijdsbesteding. Vervolgens gebruik je deze input om de omvang van de ‘blokken’ op bijvoorbeeld je planbord te bepalen: voila een effectieve weekplanning.
Als je gaat tijdschrijven, dan moet je de uren sowieso vaak op taakniveau registreren. Je hebt dit detail vaak nodig voor facturering met prijsafspraken op basis van nacalculatie. En ook al werk je met vaste prijzen of servicecontracten, dan wil je natuurlijk wel weten of je binnen je budget blijft.
Is het in blokken plannen per definitie altijd beter dan gedetailleerd plannen? Dat is zeker niet het geval. Er zijn namelijk wel degelijk kleine taken die je niet in een blok kan stoppen, waardoor je deze individueel moet plannen. Het hangt dus van de situatie af.
Beslisfactoren
De hamvraag is: wanneer plan je in blokken en wanneer fijnmazig? Er zijn drie factoren die dat bepalen:
- Is de uitvoering van het werk aan tijdstippen gebonden?
- Zijn er meerdere medewerkers of middelen bij betrokken?
- Is de omvang van het werk substantieel?
De eerste factor geeft aan of er een concrete afspraak is gemaakt over de start- en/of eindtijd. Het zijn harde voorwaarden waarbinnen jij of je collega’s de taak moet uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan een aanpassing van een webpagina. De klant wilt dat wijziging ’s avonds wordt gedaan, zodat bezoekers er geen last van hebben.
De tweede factor stelt vast of specifieke medewerkers met elkaar moeten samenwerken of dat er bepaalde middelen nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan een photoshoot van een half uur waarbij een fotograaf, een assistent en een photo booth nodig zijn. Al deze ‘resources’ moet je plannen, omdat zij natuurlijk niet standaard op hetzelfde moment beschikbaar zijn.
De derde factor bepaalt hoe substantieel het werk is. Is het een klus van vier uur? Dan is het sowieso gerechtvaardigd dat je dit apart in plant. Is het een veel kleinere taak of is het simpelweg niet bekend hoeveel tijd het in beslag neemt? Dan plan je hem in blokken met andere taken.
