Vind met het opsplitsen van je projecten de balans tussen inzicht en werkbaarheid.
Iedereen maakt de planning op zijn eigen manier. Plan je projecten als één groot blok of werk je met nette, opgesplitste stukjes? Elke vorm van het opsplitsen van projecten heeft zijn voor- en nadelen. Hoe weet je welke methode het beste bij je bedrijf past? Dat is een vraag die we in deze blog gaan beantwoorden.
Voor de herkenning beschrijven we als eerst een situatie. Daarna kijken we waarom je als bedrijf projecten zou opknippen. Vervolgens bekijken we hoe je jouw projecten kan opsplitsen. Laten we beginnen.
Een voorbeeld
We kijken naar een installatiebedrijf. Een klant van hen laat een kantoorpand bouwen. Onze installateur mag alle elektra en het netwerk plaatsen. De planner besluit het project op te splitsen, waardoor hij optimaal grip heeft op de planning van de werkzaamheden. Hierdoor heeft het project wel bijna honderd activiteiten gekregen. Hij kan zo in detail zien wie waarmee bezig is en hoe ver elke activiteit is.
Een wijziging
Net voordat de planner de planning van het project klaar heeft, krijgt hij een belletje van de klant. Er zijn wat extra wensen en wijzigingen. Een andere leverancier is langer met zijn werkzaamheden bezig. Een vleugel van het gebouw is hierdoor nog een tijdje afgesloten. Ze vragen om de elektra daarom later aan te leggen. De planner moet nu bijna honderd activiteiten opnieuw plannen. Ook moet hij nog een keer de beschikbaarheid van de installateurs controleren.
Voor- en nadelen
Als de installateur op locatie komt weet hij meteen wat hij moet doen. Dit komt doordat de planning in detail door de planner is opgebouwd. Als de installateur de voortgang en de werkelijk bestede uren van een activiteit wil doorgeven, dan is er een probleem. Hij moet een bijna eindeloze lijst aan activiteitscodes door lopen. Elke geplande activiteit heeft namelijk een eigen code. Het zijn er zoveel dat de collega veel tijd verliest en ook regelmatig een verkeerde code gebruikt.
Door deze manier van plannen heeft de planner de details die hij nodig heeft om goed de uren te bewaken. Hij heeft grip op het project. Hierdoor kan de planner op tijd ingrijpen als medewerkers meer uren dan begroot verbruiken. Daarnaast kan de planner op de begroting reflecteren. Zo kan hij de volgende keer de begroting nog beter opzetten.
De planning is alleen zo gedetailleerd dat door wijzigingen de planner veel tijd verliest door het doen van de aanpassingen. Hij moet namelijk alle activiteiten nalopen en kijken of ze nog haalbaar zijn. De installateur is daarnaast veel tijd kwijt aan het doorgeven van de voortgang en zijn bestede uren. Weegt deze inspanning nu op tegen het verkregen inzicht?
3 redenen voor het opsplitsen van je project
We herkennen drie factoren die het detailniveau in een projectplanning bepalen:
1. Bewaken van het budget en de uren
Een reden om je project met activiteiten op te splitsen is om meer grip te krijgen. Een planner kan dan per activiteit uren begroten. Tijdens het draaien van het project kan men per activiteit de werkelijke uren doorgeven. Het kan zijn dat medewerkers meer uren dan begroot verbruiken. Is dat het geval, dan kan de planner tijdens de uitvoering van het project nog op de overbesteding inspelen.
De planner kan het project ook niet opsplitsen. Hierdoor is het verschil tussen de begrote en werkelijke uren pas na het afronden van het project bekend. Het is hierdoor voor de planner te laat om op tijd op de overschrijding van de uren in te spelen. Leren van zijn fouten kan de planner dan ook niet meer. Een planner kan zonder het opsplitsen namelijk niet zien waar in het project te veel uren verbruikt zijn.
2. Specificeren van de factuur
Er is nog een andere reden voor het opsplitsen van projecten. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de klant de werkzaamheden uitgesplitst op de factuur wil zien staan. Hoe ver je gaat is afhankelijk van de wensen van de klant.
Vaak zien we dit bij projecten waarbij gemaakte uren achteraf gefactureerd worden. De klant wil dan weten waar de uren naar toe zijn gegaan. Is er een vaste prijs afgesproken dan maakt het voor de klant vaak weinig uit.
3. Communicatie van werkzaamheden
De laatste reden voor het opsplitsen van een project is dat medewerkers door de naam van de activiteit meteen weten wat ze moeten doen. Dit stroomlijnt het communicatieproces.
Het geeft medewerkers ook inzicht in de opbouw van het project en hoe de activiteiten van elkaar afhankelijk zijn. Zo weten medewerkers van welke collega en van welke activiteit ze voor hun werk afhankelijk zijn. Dit helpt met de communicatie en de afstemming tussen collega’s.
Maar hoe dan?
Hoe kan je het beste een project opsplitsen? We onderscheiden drie manieren. We bekijken ze van fijn tot grof.
1. Op activiteit
Je kan een project opsplitsen op activiteit. Met deze methode vertelt de naam van de activiteit welke werkzaamheden gedaan moeten worden. Voorbeelden van namen zijn bijvoorbeeld briefing, ontwerpen, ontwikkelen, testen, implementeren en ondersteunen. Deze methode van splitsen hangt vooral samen met bovenstaand punt drie, het uitsplitsen van projecten om werkzaamheden te communiceren.
Met deze methode sla je twee vliegen in een klap. Je plant medewerkers in en communiceert direct wat ze moeten gaan doen. Dat scheelt tijd en moeite. Deze manier van opsplitsen van projecten past goed wanneer je planner veel inzicht wilt hebben in de werkelijk verbruikte uren. Daarnaast past deze methode ook goed als je de medewerkers duidelijk moet maken wat ze precies voor een project moeten doen.
2. Op tussenresultaat
Het is daarnaast ook mogelijk om het project op tussenresultaat op te splitsen. Onderdelen van het project krijgen dan namen zoals “Werkplek 1”. Met deze manier van projecten opsplitsen heb je ook grip op de verschillen tussen de begrote en de werkelijke uren. Je kan met deze methode namelijk per tussenresultaat de verschillen analyseren.
Deze werkwijze werkt vooral goed wanneer de medewerkers weten wat ze moeten doen om een activiteit af te ronden. De medewerkers hebben geen gedetailleerde uitleg nodig, in elk geval niet vanuit de planning.
3. Op discipline
Het opsplitsen van projecten kan ook op discipline. Met deze methode geef je de onderdelen van projecten de naam van de discipline die nodig is. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld projectmanager, interaction designer of back-end developer. Met deze manier van splitsen kan een planner gemakkelijk de juiste medewerker koppelen aan de vaardigheden die nodig zijn. Er wordt vrij grof gepland en dit scheelt de planner tijd.
Deze methode kan je het beste kiezen wanneer je organisatie met standaard projecten werkt. Iedereen weet hoe een project uitgevoerd moeten worden. Deze methode geeft namelijk minimale beheersing op verschillen tussen de verwachtte en werkelijke uren. Wat in ieder geval wel kan is per discipline de resultaten analyseren.
Slotoverwegingen
We kunnen je geen gouden regel aanbieden. Hoe je projecten gaat opsplitsen is van verschillende factoren afhankelijk. Budgetbewaking, factuur specificeren, en effectief communiceren, het zijn allemaal factoren die effect hebben op het detailniveau dat je nodig hebt.
Het plannen van werk hoef je niet altijd op hetzelfde detailniveau te doen. Dit geldt ook voor het registreren van de voortgang en de werkelijke bestede uren. Je kan bijvoorbeeld op het niveau van discipline plannen, terwijl je de uren en de voortgang op activiteit registreert. Zo maak je het plannen weer een stukje makkelijker. Deze manier van werken kan alleen als je medewerkers precies weten wat ze moeten doen.
Je kan ook een mix van methodes toepassen. Voor sommige onderdelen van het project plan je bijvoorbeeld op discipline, zoals projectmanagement. Vervolgens plan je andere onderdelen op het niveau van activiteit.
Het is wikken en wegen, een zoektocht om erachter komen wat jouw bedrijf het beste past. Je moet voor jezelf een balans vinden. Aan de ene kant wil je inzicht krijgen, terwijl je aan de andere kant het uitvoeren van het project werkbaar wil houden. De hamvraag is altijd: “Weegt het inzicht in detail op tegen de inspanning die nodig is.”
