De planning in Outlook, 4 best practices

Weet waar je allemaal op moet letten.

Bij Timewax bieden we de mogelijkheid om de planning te koppelen met de Outlook agenda’s van je medewerkers. Dit kan zowel een 1-weg als een 2-weg koppeling zijn. Maar is een boeking in de planning wel hetzelfde als een afspraak? In deze blog bespreken we waar je op moet letten als je de planning aansluit op Microsoft Outlook.

Voordat we beginnen is het handig om een onderscheid te maken tussen de wereld van planning en de wereld van afspraken. Agenda-systemen, zoals Microsoft Outlook en Google Agenda, leven typisch in de wereld van afspraken. Een afspraak is heel specifiek en heeft daarnaast een begin- en eindtijd. Bovendien zijn er vaak meerdere personen bij betrokken, denk maar eens aan een interne vergadering of een extern overleg bij een klant. Verder vindt een afspraak voornamelijk plaats in een klein tijdsbestek, zoals in halve of hele uren.

In de wereld van planning wordt er in kleine en grote eenheden gepland. Bij een groot project worden medewerkers vaak voor hele dagen op een project geboekt, en dat vaak voor weken of zelfs maanden achter elkaar. Bij kleinere opdrachten wordt een medewerker vaak maar een uurtje tot enkele uren op een project ingepland.

 

Praktijkervaringen met de planning in Outlook

Als je planning software integreert met Outlook dan maakt de ‘richting’ van de koppeling een groot verschil. We onderscheiden twee koppelingen:

• 1-weg koppeling
• 2-weg koppeling

 

1-weg koppeling

Bij een 1-weg koppeling met Outlook wordt er in de planning software gepland. Vervolgens worden deze boekingen in de planning een-op-een als afspraken doorgezet naar Outlook. Deze werkwijze werkt goed als medewerkers voornamelijk centraal gepland worden. Lees ook de blog Plannen als dictator of als democraat als je meer wilt weten over verschillende manieren van plannen in een bedrijf.

Een voorbeeld

Een monteur gaat voor onderhoudsklussen op bezoek bij klanten. Deze klussen worden in kleine eenheden gepland. De monteur is bijvoorbeeld voor de eerste klus twee uur bezig en gaat daarna door naar de volgende afspraak. Met wat reistijd heeft hij drie afspraken per dag. In deze situatie is een boeking in de planning en een afspraak hetzelfde. Het is belangrijk dat zowel de centrale planner als de monteur alledrie de afspraken van de monteur in de planning en in de Outlook-agenda kunnen zien.

 

 

Een ander voorbeeld is die van een consultant die bijvoorbeeld een hele dag bij de klant zit. In de planning staat hij voor die dag ingepland. De consultant heeft daarnaast op de dag zelf verschillende afspraken in zijn Outlook-agenda staan. Als eerst om 11:00 uur een overleg met de projectgroep. Daarna om 14:00 uur een afspraak met de stuurgroep en dan tot slot om 16:00 een afstemming met de technisch projectleider. De afspraken die de consultant in zijn Outlook-agenda heeft staan, zijn voor de planning niet interessant. Voor de planning is het alleen van belang dat hij acht uur op een bepaald project zit.

 

 

In het voorbeeld van de consultant is een boeking in de planning niet gelijk aan een afspraak. Voor de consultant is de planningsboeking in zijn agenda niet meer dan een herinnering dat hij die dag voor een bepaalde klant moet werken. Dat blijkt voor de consultant al uit zijn afspraken, maar zonder die afspraken is het in ieder geval duidelijk te zien in zijn agenda in Outlook.

Planningsboekingen in de Outlook-agenda van de consultant zetten kan ook nadelen hebben en dan specifiek voor collega’s die met hem of haar een afspraak willen maken. Het is namelijk zo erg lastig om een beschikbaar gaatje in zijn of haar agenda te vinden. De planningsboekingen kunnen namelijk de indruk wekken dat de consultant de hele dag niet beschikbaar is.

2-weg koppeling

Bij een 2-weg koppeling met Outlook gaan de afspraken van de medewerker nu ook automatisch richting de planning software. Afspraken in Outlook worden een-op-een doorgezet als boekingen in de planning. Deze werkwijze past goed bij bedrijven waar medewerkers zelf mogen plannen. Deze bedrijven plannen dus vaak decentraal of ze werken met een combinatie van zowel centraal als decentraal plannen.

Als we het voorbeeld van de consultant aanhouden: in de planning software worden naast de boeking van acht uur nu ook de drie afspraken vanuit Outlook geïmporteerd en opgenomen in de planning. In de planning ontstaat nu een probleem. De medewerker is nu namelijk overboekt, want de consultant staat nu in totaal 10,5 uur ingepland. De consultant was namelijk al vanuit de planning acht uur geboekt en nu komen daar dus drie boekingen (afspraken) van in totaal 2,5 uur bij. Hierdoor vertroebelt de rapportage. De consultant is namelijk helemaal niet overboekt, omdat de drie afspraken in zijn Outlook-agenda horen bij de boeking van acht uur in de planning.

 

 

Een ander probleem is de vastlegging van de overgehaalde afspraken in de planning software. In een planningssysteem wordt namelijk alles gestructureerd vastgelegd op projecten. Hierdoor worden rapportages over bijvoorbeeld de productiviteit en de planning performance juist weergegeven.

Echter, afspraken in een agenda kan je niet aan een project koppelen. Een afspraak heeft namelijk alleen een vrij tekstveld waarin je aan kan geven waar de afspraak over gaat. Bij het overhalen van een afspraak naar de planning software heb je hierdoor dus geen idee aan welk project je de afspraak moet koppelen. Alles op één hoop, een verzamelproject, gooien is ook geen oplossing, want dan verlies je een zuivere rapportage op de performance.

Tot slot lopen we bij een 2-weg koppeling ook tegen de situatie aan dat medewerkers afspraken in hun agenda kunnen misbruiken. Denk bijvoorbeeld aan die herinnering in je agenda dat iemand jarig is of dat er een reparateur langskomt. Voor dit soort gebeurtenissen wordt vaak de optie “Duurt hele dag” gebruikt. De afspraak komt hierdoor handig bovenaan in je agenda te staan. Deze afspraken wil je eigenlijk niet standaard importeren in je planningssysteem omdat ze geen beslag leggen op de beschikbare tijd van een medewerker.

Medewerkers plaatsen soms ook een afspraak in hun agenda om zo niet te vergeten een taak uit te voeren Bijvoorbeeld “klant bellen voor afspraak”. Door de werking van bijvoorbeeld Outlook duurt deze ‘afspraak’ al snel dertig minuten, terwijl de taak in het echt niets eens vijf minuten duurt. Als dit soort afspraken in Outlook in de planning wordt verwerkt, dan krijg je een verkeerde indruk van de werkdruk van je medewerkers.

Best practices

De planning in Outlook brengt dus wat uitdagingen met zich mee. Vooral als je deze in een 2-weg koppeling wilt laten werken met je planning software. Voor een effectieve samenwerking tussen je planning en Outlook zijn de volgende best practices nodig:

1. Vanuit de planning de status in Outlook aansturen
2. Koppel Outlook afspraken aan een project
3. Markeer losse afspraken als notities in de planning
4. Hou de eindregie in de planning software

 

1. Vanuit de planning de status in Outlook aansturen

Met status wordt hier de status van een afspraak in Outlook bedoeld. Outlook onderscheidt de volgende vijf statussen:

• Beschikbaar
• Werkt ergens anders
• Voorlopig
• Bezet
• Afwezig

 

Als je een boeking in de planning naar Outlook stuurt, dan wil je in elk geval de status van de boeking aan kunnen sturen. Als we kijken naar het voorbeeld met de monteur, dan wil je in dit geval de status “Bezet” door kunnen geven. Het moet namelijk niet mogelijk zijn dat collega’s een afspraak met hem of haar kunnen maken. Er is namelijk een harde afspraak met de klant.

In het voorbeeld met de consultant ligt dit anders. In die situatie is de boeking in de planning meer een herinnering, zodat de consultant weet voor welke klant hij of zij die dag moet werken In dit geval wil je de agenda van de consultant niet blokkeren, zodat men gewoon afspraken met de consultant kan maken In dat geval moet de boeking vanuit de planning in Outlook de status “Beschikbaar” krijgen.

 

2. Koppel Outlook afspraken aan een project

In de situatie van de 2-weg koppeling hebben we gezien dat het in de software voor de project planning vaak onduidelijk is bij welke projecten de afspraken uit Outlook horen. Dat inzicht is wel nodig, zodat je goede rapportages kan maken. Bovendien wil je het simpelweg vanwege het operationeel plannen van je projecten weten.

Een medewerker kan namelijk in Outlook een afspraak van een uur hebben staan met de titel “Ontwerp indienen”. Een planner snapt hier natuurlijk niets van. Is dit een herinnering of is dit een harde afspraak met een klant? Als het een harde afspraak is, voor welk project is dit dan? Of is het misschien een privé afspraak/herinnering voor de medewerker zijn nieuwe badkamer?

Als je medewerkers zelf vanuit Outlook mogen plannen, dan moeten ze ook aan kunnen geven waar de afspraak over gaat. Het beste is dat je medewerkers, net zoals in de planning software, aan kunnen geven bij welk project de afspraak hoort en vervolgens ook of het om een harde of zachte afspraak gaat. Zo weten de planners of ze andere zaken om de afspraak heen moeten plannen of niet.

 

3. Markeer losse afspraken als notities in de planning

Als we voortborduren op de vorige paragraaf, dan zouden afspraken in Outlook die gekoppeld zijn aan projecten, altijd moeten doorwerken op de beschikbare uren van de medewerker. Planning software houdt namelijk bij hoe vol iemand is gepland en voor planners is dit belangrijke informatie.

Maar wat doe je met afspraken in Outlook die niet aan een project gekoppeld zijn? Deze afspraken uit Outlook wil je misschien niet eens in je planning zien. Je zou met je medewerkers kunnen afspreken dat als een afspraak niet bij een project hoort, dat deze afspraak vervolgens geen status heeft. In de planning software worden ze dan niet getoond. Vervolgens mogen de planners er vanuit gaan dat medewerkers op die tijden gewoon ingepland kunnen worden.

Deze manier van werken vraagt wel om een ijzeren discipline van je medewerkers. Dit is niet altijd haalbaar. Zeker niet wanneer medewerkers in een dynamische omgeving werken en daarnaast veel vrijheid en flexibiliteit nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. In dat geval wil je ook de niet-gekoppelde afspraken in Outlook in de planning importeren. Het is dan wel belangrijk dat deze niet-gekoppelde afspraken als een notitie in de planning worden geplaatst. Daarnaast moeten ze geen invloed hebben op de bezetting van je medewerkers. Anders geeft de planning software binnen de kortste keren aan dat niemand meer in de planning beschikbaar is, vanwege hoe medewerkers afspraken in Outlook gebruiken en misbruiken.

 

4. Hou de eindregie in de planning software

Tot slot moet je de mogelijkheid hebben om in de planning software de eindregie te houden. Dat betekent dat planners de Outlook-afspraken van de medewerkers in de planning moeten kunnen wijzigen.

Zie je bijvoorbeeld in de planning dat een afspraak in Outlook bij een project hoort, dan moet je planner de optie hebben om de afspraak aan een project te koppelen. Het is erg onhandig als de medewerker dit alleen kan doen. Een planner moet altijd boekingen in de planning aan kunnen passen.

Dit geldt ook voor boekingen die geen effect hebben op de bezetting, maar waarvan de planner toch besluit dat de medewerker hierdoor niet beschikbaar is. Denk bijvoorbeeld aan geblokte tijd voor “Zelfstudie”. Dat houdt in dat de planner kan besluiten om deze boeking niet langer als notitie te markeren, maar hem aan een algemeen project genaamd “Training” te koppelen. Zo drukt de activiteit op de beschikbaarheid van de medewerker en kan niemand anders de medewerker per ongeluk inplannen.

 

Conclusie

Tijdens demo’s van Timewax geven veel klanten meteen aan dat ze met onze Outlook 2-weg koppeling willen werken. Hoe gaaf is het als je in de planning alles kunt zien wat medewerkers in hun Outlook-agenda hebben staan? Dat is ook gaaf, maar het kan ook heel overweldigend zijn. Wanneer heb jij voor het laatst de Outlook-agenda’s van je collega’s bekeken? Je zal verbaasd zijn over hoe ze Outlook gebruiken en misbruiken.

Bezint eer gij begint. Met de vraagstukken en best practices uit deze blog hebben we proberen aan te geven waar je over moet nadenken. Als je centraal plant dan is een 1-weg koppeling voldoende. Wil je decentraal plannen door je medewerkers mogelijk maken? Dan moet je eerst goed over een aantal zaken nadenken, voordat je aan de slag gaat.

Maak als eerst goede afspraken met al je medewerkers over hoe ze Outlook moeten gebruiken. Met een 2-weg verbinding tussen je planning en Outlook behoren de agenda’s van de medewerkers nog meer tot het domein van het hele bedrijf. Hierdoor is het zeer belangrijk dat iedereen op dezelfde manier werkt, anders wordt het plannen van projecten eerder moeilijker dan makkelijker.