Implementatie planning software: deel 1.
Je hebt gekozen voor nieuwe project en resource planning software. Nu is het tijd voor implementatie. Kwestie van doen toch? Of misschien toch even stilstaan bij de aanpak? In drie blogs leg ik je uit waarover je een beslissing moet nemen om het invoeren van planning software succesvol te laten verlopen. Deel 1: het centraal of decentraal invoeren van uw planning software.
Voor deze blogs neem ik de implementatie van project en resource planning software (zoals Timewax) als voorbeeld. Ik maak hierbij onderscheid in modules voor planning, tijdsregistratie, facturering en rapportage. Het spreekt voor zich dat de principes in deze blog universeel geldend zijn voor elke willekeurige soort software.
Kleine en grote bedrijven
Centraal of decentraal planning software invoeren: als je een klein bedrijf met tien medewerkers hebt, dan is dit geen punt om over na te denken. De implementatie vindt per definitie centraal plaats. Bij een bedrijf met meerdere afdelingen, al dan niet verdeeld over meerdere vestigingen, hoeft dat niet voor de hand te liggen.
Centraal planning software invoeren
Bij een centrale aanpak ga je de project en resource planning software invoeren volgens één ontwerp. Je gaat uit van ‘one size fits all’ en dit rol je uit naar alle afdelingen.
Dat heeft voordelen, omdat je dan kunt werken met een standaardinrichting van de software. Dat vereenvoudigt ook rapportage op het groepsniveau, want alle gegevens kunnen volgens deze zelfde structuur geaggregeerd worden.
Het centraal uitvoeren van het project zal minder geld kosten en geeft meer beheersing op het systeem. Bij het centraal implementeren van planning software wordt daarnaast ook beter nagedacht over processen tussen afdelingen en wat de weerslag hiervan is in bijvoorbeeld de planning en de rapportage.
Toch zijn er ook nadelen. Omdat je uitgaat van één inrichting van de software, zal je meer tijd nodig hebben om dit met alle afdelingen af te stemmen. Het kan dus langer duren voordat de eerste afdeling met de software kan werken.
Als er verschillen zijn tussen behoeften op centraal niveau en wat men op de afdeling nodig heeft, kan ook weerstand voorkomen. Naast de weerstand, maakt dat de betrokkenheid van alle afdelingen en hun wensen sowieso leidt tot een complexer project om te beheersen.
Decentraal planning software invoeren
Als je de project en resource planning software decentraal gaat invoeren, dan is elke afdeling honderd procent verantwoordelijk voor de implementatie. Er is weinig of geen centrale coördinatie.
Een decentrale implementatie van de planning software heeft als voordeel dat de eerste invoering snel kan plaatsvinden tegen lage kosten. Het is ook een relatief eenvoudig project en er zal weinig weerstand zijn vanuit de afdeling. Ze krijgen immers de vrije hand om de software naar eigen inzicht te gebruiken.
Voor de afdelingen zal het op deze manier ook sneller gaan om oude systemen uit te faseren.
Een nadeel van het decentraal invoeren van de planning software is dat de software door de afdelingen op verschillende manieren gebruikt kan gaan worden. Je krijgt inconsistent gebruik van het systeem. Het zal dan ook moeilijker zijn om geaggregeerde rapportages op groepsniveau te verkrijgen.
Met een decentrale aanpak heb je ook minder grip op de ontwikkelingen die zich per afdeling voordoen.
Overwegingen bij de implementatie
Kiezen tussen het centraal invoeren van planning software of per afdeling is natuurlijk niet kiezen tussen zwart of wit. Er zijn vele tinten grijs. Het hangt af van wat het ambitieniveau is van de organisatie om zoveel mogelijk volgens één proces en één systeem te werken. Dat is overigens geen doel op zich.
Aan de hand van de volgende drie bedrijfsfactoren kunnen je inschatten welke benadering het beste past bij de organisatie:
- 1. Structuur en cultuur
- 2. Omzetverantwoordelijkheid
- 3. Integratie bedrijfsvoering
Als er een sterke centrale structuur en cultuur heerst, dan zal dat pleiten voor een centrale aanpak. Dit zie je vaak goed terug in de organisatiestructuur. Is er een zware directie met veel stafafdelingen, dan ligt een centrale aanpak meer voor de hand.
Hetzelfde geldt voor de mate waarin afdelingen omzetverantwoordelijk zijn. Naarmate afdelingen meer omzetverantwoordelijk zijn, zullen ze ook meer hun eigen kosten mogen bepalen. Dat geeft ze vaak de autonomie om zelf keuzen te maken in middelen zoals de aanschaf en het gebruik van software.
Tot slot de mate van integratie. Als afdelingen nauwelijks met elkaar samenwerken voor klanten, dan heeft één centraal systeem en dus een centrale aanpak niet zo veel zin. Bij heel veel samenwerking is een centrale aanpak juist van belang, omdat processen en systemen dan bij uitstek op elkaar afgestemd moeten worden.
