Welke methode van plannen past het best?
Bedrijven melden zich wel eens bij ons met de opmerking dat ze willen gaan plannen. Als we wat doorvragen wordt het duidelijk wat ze daar eigenlijk mee bedoelen. Sommige zoeken namelijk een tool voor capaciteitsplanning om daarmee de werkdag van hun medewerkers te plannen. Anderen willen alleen maar een tool om een lijst met to-do’s te beheren. Aan die to-do’s willen ze een deadline en projectinformatie kunnen hangen. Wanneer de medewerker de taak uitvoert staat niet vast, dat mag hij of zij zelf weten. Het belangrijkste is dat de to-do voor de deadline klaar is.
Er zijn dus twee manier van plannen, het plannen van capaciteit en het plannen van to-do’s. We gebruiken nadrukkelijk de term to-do, omdat de term ‘taak’ of taakplanning ook vaak geassocieerd wordt met capaciteitsplanning. Een to-do geeft bij de meesten mensen de associatie van ‘iets dat nog even gedaan moet worden’, maar verder niet nader gespecificeerd is. In deze blog bekijken we beide methoden, behandelen we de voor- en nadelen en bepalen we wanneer je welke methode het beste kan gebruiken.
Capaciteitsplanning
Maar wat is capaciteitsplanning? Kort gezegd is capaciteitsplanning de methode die je gebruikt om de beschikbare werkuren van een medewerker met activiteiten te vullen. Vanuit de planning bepaal je voor de medewerker aan welke activiteit hij of zij gaat werken en wanneer. Met capaciteitsplanning probeer je de bezetting van een medewerker zo vorm te geven, dat hij of zij zo veel mogelijk declarabele of facturabele uren voor de organisatie kan draaien.
De voordelen van capaciteitsplanning
Capaciteitsplanning is voor grotere bedrijven vaak een interessante methode en heeft drie voordelen:
1. Capaciteit optimaliseren
Het eerste voordeel van capaciteitsplanning is dat je de inzet van medewerkers kan optimaliseren. Dit kan, omdat je in detail weet wanneer een medewerker aan het werk is. Hierdoor weet je precies of een medewerker nog beschikbaar is voor een nieuw project. De werkdruk kan je met capaciteitsplanning evenredig over alle medewerkers in de organisatie verdelen en bewaken. Dit is vooral handig wanneer je in je organisatie beschikt over medewerkers met een specialisme. Dreigt de beschikbaarheid van een bepaald specialisme op basis van de cijfers in het gedrang te komen? Dan heb je met de capaciteitsplanning een goede onderbouwing voor het tijdig werven van meer medewerkers met vergelijkbare kennis en ervaring.
2. Performance meten
Met capaciteitsplanning weet je precies wanneer iemand op een project is gepland. Aan projecten liggen altijd begrote uren ten grondslag. Daarmee kan je de begrote uren met de geplande uren vergelijken om de planning performance te analyseren. Je kan dan eenvoudig bekijken of je genoeg uren hebt gepland of misschien wel te veel. Laat je medewerkers ook de werkelijk bestede uren met een urenstaat bijhouden, dan kan je de werkelijke uren ook vergelijken met de geplande uren. Laat je medewerkers daarnaast ook nog eens de voortgang van projecten doorgeven, dan heeft de planner of projectmanager helemaal goud in handen. Je kan dan nog nauwkeuriger de performance meten.
3. Forecast maken
Een ander voordeel is dat je met capaciteitsplanning niet alleen naar het verleden kan kijken, maar ook een blik naar de toekomst kan werpen. Een planner boekt in bijvoorbeeld een planbord alle aankomende projecten. Hierdoor weet je wat de toekomstige werkdruk is. Zijn er nog gaten in de planning, dan kunnen je accountmanagers aan de gang om de gaten te vullen door nieuwe projecten binnen te halen.
Deze informatie helpt je ook om beslissingen te nemen om je personeelsbestand te laten groeien of te laten krimpen. Zitten al je medewerkers voor de komende periode structureel vol, dan is het tijd om te gaan werven. Zitten er gaten in de planning en krijg je ze niet vol, dan is het tijd om wat collega’s te laten gaan. Heeft je bedrijf te maken met seizoensdrukte? Dan is misschien werken met flex-medewerkers of uitzendkrachten een goed idee.
De nadelen van capaciteitsplanning
Capaciteitsplanning vraagt om een professionele aanpak en past daardoor zeker niet in elke organisatie. Deze vorm van projecten plannen heeft de volgende nadelen.
1. Het kost meer tijd
Als eerste kost capaciteitsplanning meer tijd dan to-do planning. Er komt gewoonweg veel meer bij kijken. Komt er nieuw project binnen, dan moet er gekeken worden welke medewerker voor de opdracht geschikt is en wanneer hij of zij beschikbaar is. Het maken van een planning vraagt vaak om een structurele inspanning dat je er een aparte functie van planner voor in het leven kan roepen. Dit hangt natuurlijk af van de omvang van de organisatie en gelukkig heb je tegenwoordig veel verschillende planning tools die het plannen van projecten kan versnellen en vereenvoudigen.
2. Discipline
Een ander nadeel van capaciteitsplanning is dat er in de organisatie een cultuur van discipline moet worden ingevoerd. Projectmanagers en planners moeten het bijwerken van de planning als een standaard onderdeel van hun takenpakket beschouwen. Het is belangrijk dat het plannen structureel plaatsvindt en dat de planning actueel gehouden wordt. Gebeurt dit niet, dan zal je merken dat iedereen al heel snel de planning los laat en het allemaal zelf gaat uitzoeken.
3. Strakkere regels en procedures
Het laatste nadeel is dat capaciteitsplanning een stuk flexibiliteit uit je organisatie haalt. Om de volle kracht van deze manier van projecten plannen te kunnen benutten, moet de organisatie zich houden aan de opgestelde regels en procedures. Heb je afgesproken dat projectmanagers niet zelf medewerkers plannen, maar alleen aanvragen kunnen indienen bij een centrale planner? Dan moet deze afspraak bewaakt worden. Dan kan voor projectmanagers als contraproductief worden ervaren, want die willen zo snel mogelijk de beste persoon op hun project inzetten.
Wanneer is capaciteitsplanning handig?
In de blog “4 stadia van resource planning” beschrijven we, zoals de titel al zegt, de vier stadia waar resource planning zich in kan bevinden. Capaciteitsplanning is geschikt voor grotere organisaties die zich in stadia drie en vier bevinden, maar het begint al te spelen wanneer je bedrijf in fase twee zit.
Capaciteitsplanning is geschikt voor organisaties waar een centrale aanpak is om de vraag uit projecten te matchen met het aanbod van resources. Dat is bijvoorbeeld wanneer er een planner is die resource aanvragen van projectmanagers in behandeling neemt. Capaciteitsplanning is zeker te overwegen wanneer je organisatie met gespecialiseerde medewerkers werkt en de duur van activiteiten goed van tevoren is in te schatten. Capaciteitsplanning is vooral van toepassing in situaties met vaste medewerkers. Je wilt immers hun werkbare uren zo optimaal mogelijk invullen. Als je met freelancers werkt die werken op basis van een vaste prijs, dan zal het optimaliseren van hun werkbare uren totaal niet interessant zijn.
To-do planning
Wat is to-do planning? To-do planning verschilt op meerdere vlakken flink van capaciteitsplanning. Met deze methode stel je een taak op en bepaal je een deadline. Wanneer de medewerker de taak uitvoert, bepaalt hij of zij zelf. Het uiteindelijke doel is dat de taak wordt uitgevoerd voordat de deadline verstreken is.
De voordelen van to-do planning
To-do planning is vaak laagdrempelig en heeft de volgende drie voordelen.
1. Makkelijk projecten organiseren
Anders dan bij capaciteitsplanning zijn projecten bij to-do planning eenvoudig en sneller te organiseren. Een klant komt met een nieuw project. Samen met een medewerker wordt er een deadline vastgesteld. Het project wordt aan een collega overgedragen en het is klaar om uitgevoerd te worden. Er is vanuit een planner geen centrale aansturing. De medewerker bepaalt zelf welke activiteiten er in het project uitgevoerd moeten worden en zorgt ervoor dat het voor de deadline klaar is.
2. Weinig kosten
To-do planning brengt ook minder kosten met zich mee dan capaciteitsplanning. Je hebt geen planner nodig die centraal de planning van alle medewerkers beheert. Daarnaast is de noodzaak voor uitgebreide software ook kleiner. Een simpel programma zoals Trello is voor organisaties die aan to-do planning willen gaan doen al voldoende. To-do planning vraagt gewoonweg minder management dan capaciteitsplanning.
3. Gevoel van vrijheid
Een laatste voordeel is dat to-do planning je personeel een gevoel van vrijheid en verantwoordelijkheid geeft. De strakke regels en procedures waarmee je capaciteitsplanning in je organisatie opzet, zijn bij to-do planning niet aanwezig. Dit maakt deze methode een stuk flexibeler en vrijer voor je medewerkers. Zij moeten het project zelf dragen en op eigen manier uitvoeren. Dit wordt niet extern door een planner voor ze bepaalt. Het gevolg is daarnaast dat medewerkers zich mogelijk meer verantwoordelijk voelen voor het project dan bij capaciteitsplanning.
De nadelen van to-do planning
Net als bij capaciteitsplanning heeft to-do planning ook nadelen. Zo vraagt deze methode meer van je personeel en ga je meer varen op je gevoel dan op cijfers. Er zijn drie nadelen.
1. Minder sturing
To-do planning vraagt meer van je personeel dan bij capaciteitsplanning. Hierdoor is to-do planning niet geschikt voor junior-medewerkers en voor organisaties waar medewerkers meer aangestuurd moeten worden. To-do planning biedt geen structuur. Er is een project en dat moet zelfstandig voor de deadline uitgevoerd zijn. Niet iedereen heeft het vermogen om dit goed in te schatten.
2. Geen exact beeld
Een ander nadeel van to-do planning is dat er geen duidelijk beeld is van de werkdruk. Anders dan bij capaciteitsplanning worden er bij to-do planning niet van tevoren uren gepland op medewerkers. Medewerkers krijgen een to-do en die moeten ze uitvoeren. De omvang van een to-do is van tevoren niet bekend en kan dus variëren van een klant bellen tot iets uitvoerig en langdurig onderzoeken. De hoeveelheid to-do’s betekent dus niet automatisch dat een medewerker druk is of weinig te doen heeft.
3. Geen cijfers om te meten
Anders dan bij capaciteitsplanning biedt to-do planning geen harde cijfers die kunnen bijdragen aan het lerende vermogen van je organisatie. Er zijn geen begrote uren, geplande uren of werkelijke bestede uren die geregistreerd worden. Hierdoor heb je als organisatie niet de mogelijkheid om van fouten te leren en inefficiënties te optimaliseren. Met to-do planning werk je op je gevoel en niet op basis van cijfers.
Wanneer is to-do planning handig
To-do planning is voor andere organisaties handig dan bij capaciteitsplanning. Kleine organisaties en zelfstandige ondernemers halen meer voordeel uit to-do planning. Dit formaat bedrijven bevinden zich over het algemeen in de eerste fase van resource planning, zoals beschreven in de eerder benoemde blog.
To-do planning past ook beter bij organisaties waar er een decentrale verantwoordelijkheid is voor de uitvoering van projecten. Een vereiste voor deze methode van projecten plannen is dat je medewerkers zelfstandig kunnen werken. Heb je veel specialisten in dienst, dan past capaciteitsplanning beter. To-do planning floreert meer bij all-round medewerkers, omdat projecten niet centraal aan medewerkers gekoppeld worden. Hoe lang een taak duurt is van tevoren niet goed in te schatten. Hierdoor is de capaciteit en bezetting van een medewerker niet te controleren. Het kan dus voorkomen dat er meer tijd aan een project besteed moet worden dan dat een medewerker volgens zijn contract aan uren beschikbaar heeft. Overwerken moet in je organisatie dan geen probleem zijn.
Conclusie
Welke methode van plannen je kiest is van verschillende factoren afhankelijk, zoals de omvang van je organisatie, de volwassenheid waarmee projecten aangepakt worden en de mate waarin medewerkers zelfstandig aan projecten werken. Er is geen harde scheiding tussen to-do planning en capaciteitsplanning. Je kan uiteindelijk van de ene naar de andere methode groeien.
Een mix van capaciteitsplanning en to-do planning is ook mogelijk. Sommige uit te voeren activiteiten kunnen zo kort zijn dat je anders te fijnmazig gaat plannen. Een administratiekantoor dat de salarisadministratie van tientallen klanten verzorgt zal niet elke salarisrun van 10 minuten gaan plannen, maar plant bijvoorbeeld een blok van vier uur, om daarin alle salarisruns te draaien. Met behulp van to-do’s bepaal je voor de salarisadministrateur de verschillende salarisruns, om te controleren dat ook werkelijk alle klanten bediend worden.
De belangrijkste factor in het kiezen voor een planningsmethode is de omvang van je organisatie. Kleinere organisaties hebben niets aan capaciteitsplanning. Vandaar dat we bij Timewax een minimale afname van vijf licenties hebben. Bij kleine organisaties werken vaak all-rounders, waardoor het niet uitmaakt wie het project uitvoert. Het enige dat belangrijk is, is dat het project met voldoende kwaliteit en voor de deadline wordt afgerond. Dat ze daarbij overwerken is minder relevant om te beheersen.
