Planning tool invoeren: deel 2.
In een aantal blogs leggen we uit waarover je een beslissing moet nemen om de invoering van je planning tool succesvol te laten verlopen. Deel 2: Big bang of gefaseerd een planning tool invoeren?
Ook hier geldt: heb je een klein bedrijf en wil je alleen het planningsproces verbeteren, dan kun je het beste voor een ‘Big bang’ aanpak kiezen. Met meerdere afdelingen en ook processen voor tijdregistratie en facturering ligt deze manier minder voor de hand.
Bij een ‘Big bang’ voer je voor alle afdelingen en processen tegelijkertijd de nieuwe planning tool in. Dat levert het snelste resultaat op. Tegelijkertijd brengt het afbreukrisico’s met zich mee.
Kies, indien mogelijk, er altijd voor een planning tool gefaseerd in te voeren. Het is beter om steeds een paar kleine successen te boeken. Ik noem dat ook wel de salamitactiek: “Eet niet die hele worst in één keer op, maar plakje voor plakje”.
Het nadeel van een gefaseerde aanpak is dat je met tijdelijke koppelingen komt te zitten. Dit komt omdat afdeling A al met de nieuwe planning software werkt en afdeling B nog met oude software. Als je gefaseerd werkt, dan is het belangrijk om op zoek te gaan naar de salamiplakjes die het minst afhankelijk van elkaar zijn.
Grofweg kun je het project op twee manieren invoeren:
- 1. Functioneel
- 2. Organisatorisch
Functioneel
Bij een functionele fasering kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om eerst de planningsmodule van de planning tool in te voeren. De planning en de systemen die hiervoor gebruikt worden (vaak Excel!) zijn vrij losstaande onderdelen binnen een organisatie. Die kun je dus vrij makkelijk zonder al te veel impact vervangen.
Als je eenmaal een planning gaat maken, kun je vervolgens heel makkelijk mensen laten tijdschrijven op basis van de geplande uren in het systeem. Tijdschrijven wordt dan veel makkelijker. Je hebt namelijk vanuit de planningsmodule al de geplande uren als vertrekpunt. Dan wordt het een kwestie van kopiëren en aanpassen waar nodig.
Vaak wordt de facturering ook in aparte systemen verzorgd, zoals in een ERP-systeem. De module voor facturering kun je als laatste invoeren, op het moment dat het tijdschrijven geheel vlekkeloos verloopt. Dat is een belangrijke voorwaarde, zeker in projecten waar je op basis van nacalculatie factureert.
Organisatorisch
Bij een organisatorische fasering voer je de planning tool per afdeling in: eerst alle modules bij afdeling A, daarna bij afdeling B, enzovoort.
Je kunt ook hier een afweging maken om eerst de module planning bij afdeling A in te voeren en daarna bij afdeling B. Je krijgt dan eigenlijk een mix tussen een organisatorische en functionele aanpak.
Wat je in ieder geval zwaar moet laten wegen bij de keuze of een organisatorische fasering mogelijk is, is de mate waarin afdelingen met elkaar samenwerken dan wel autonoom van elkaar opereren. Zie hiervoor het hoofdstuk van de bedrijfsfactoren in onze eerste blog over implementatie. Bij een hoge mate van samenwerking is het vaak niet mogelijk om per afdeling een module in te voeren. Je creëert dan een situatie waarbij de ene afdeling op systeem A werkt en de andere afdeling op systeem B, terwijl de systemen met elkaar moeten praten. Dit vergroot de complexiteit en zorgt voor extra werk.
