Houd grip op tijdschrijven, zodat je die gemaakte uren snel kan goedkeuren.
Voor elke projectmatig werkende dienstverlener is het maken en registreren van uren van groot belang. Het is de basis voor het leveren van diensten aan klanten, die daar vervolgens voor betalen. Uren zijn de brandstof waarop je bedrijf draait. Het zorgt letterlijk voor brood op de plank. Het is dus essentieel dat die uren volledig, juist en op tijd beschikbaar zijn.
Als medewerkers hun uren indienen, dan worden ze daarna door iemand gecontroleerd. Dit is ‘uren autoriseren’. Het is een handeling die je bij elke dienstverlener wel terugziet. Uren goedkeuren is niet het leukste om te doen, maar voor je bedrijf is het dus wel broodnodig. We kijken in deze blog als eerste naar waarom het goedkeuren van uren zo belangrijk is. Daarnaast bekijken we ook hoe je het proces van het goedkeuren van uren kan vormgeven.
Hiervoor beschrijven we eerst het proces aan de hand van voorbeelden uit de praktijk. Zo schetsen we wat typische vraagstukken. Daarna gaan we in op de vraag: “Waarom zou je überhaupt uren moeten goedkeuren?” Vervolgens behandelen we drie methoden van uren autoriseren. We geven daarna een advies wanneer je welke methode het beste kan gebruiken. Tot slot sluiten we af met een aantal overwegingen.
Voorbeeld van een urenfabriek
Om een goed beeld te krijgen van wat we met autoriseren van uren bedoelen, bekijken we een voorbeeld. In dit voorbeeld hebben we het over een bedrijf dat webapplicaties ontwikkelt. Naast medewerkers die langdurige projecten uitvoeren, worden er ook korte opdrachten uitgevoerd. Deze opdrachten bestaan bijvoorbeeld uit het verwerken van wijzigingsverzoeken en het oplossen van bugs in bestaande applicaties.
Laten we beginnen
Elk project wordt aangestuurd door een projectmanager. Zij behouden het overzicht, hebben contact met de klant en sturen medewerkers aan. De korte opdrachten worden uitgevoerd onder leiding van de teamleider van de medewerkers. De teamleider is verantwoordelijk voor de productiviteit van zijn medewerkers.
De projectmanagers en de teamleiders zitten altijd te springen om de werkelijk gemaakte uren van de medewerkers. De projectmanagers willen graag zien of de uren die zij begroot hebben klopten. Daarnaast kan er voor projecten op basis van nacalculatie pas een factuur verstuurd worden als de werkelijke uren bekend zijn. De teamleiders willen om een andere reden de werkelijke uren zien. Met deze informatie kunnen ze namelijk zien wat de productiviteit van hun team is.
Het proces van de projectmanagers en de teamleiders om de werkelijke uren te autoriseren, verloopt vaak traag. Medewerker moeten elke week hun uren indienen, maar dat gebeurt niet altijd. De medewerkers voeren in een week veel verschillende werkzaamheden uit. Met als gevolg dat ze vaak niet meer nauwkeurig kunnen aangeven waar ze mee bezig zijn geweest. Hierdoor worden uren af en toe ‘weggeschreven’ op een algemene code.
Projectmanagers krijgen pas een goed beeld van de status van hun projecten als medewerkers hun uren invullen. Daarnaast kunnen ze hun projecten ook pas factureren als de werkelijke uren bekend zijn. Hierom vragen de projectmanagers geregeld aan de medewerkers of ze hun uren willen invullen. Ook de teamleiders zitten achter de medewerkers aan. Zij moeten namelijk een rapport over de productiviteit opstellen en aan het management presenteren.
Dit beeld zullen velen herkennen. Niemand vindt tijdschrijven leuk. Daarentegen zitten projectmanagers en teamleiders ook niet te wachten op het goedkeuren van die uren. Toch is het belangrijk, want er valt veel te winnen.
Waarom uren autoriseren – 3 redenen
Kunnen we er niet gewoon op vertrouwen dat alle medewerkers hun uren indienen? Dat kan zeker met sommige medewerkers. Alleen zijn er helaas altijd een paar ‘usual suspects’ die de discipline er niet voor kunnen opbrengen. Een ketting is zo sterk als de zwakste schakel. Uren zijn gewoon super belangrijk voor een dienstverlener. Er zijn drie redenen waarom je de uren altijd wil kunnen controleren en goedkeuren.
1. Volledig
Allereerst kan je met het autoriseren van uren zien of de uren compleet zijn. Teamleiders moeten er op letten dat elke medewerker minimaal zijn contracturen maakt. Wordt er overgewerkt? Ook dat wil een teamleider graag zien om te kunnen controleren of het allemaal volgens de afspraken is gegaan.
2. Juist
Dankzij het autoriseren van uren kan je zien of de gemaakte uren op de juiste activiteiten en projecten geboekt zijn. Dit is vooral handig voor projectmanagers. Zij krijgen dan een betrouwbaar beeld dat ze kunnen gebruiken voor de analyse versus de begrote uren. Het juist boeken van de werkelijke uren zorgt er ook voor dat de uren goed op de factuur komen te staan. Dat voorkomt weer dat je de factuur achteraf moet aanpassen.
3. Op tijd
Autoriseer je uren dan zorgt het er tenslotte ook voor dat alle daaropvolgende handelingen op tijd gedaan worden. Is het autoriseren van de uren vertraagt dan is het bijvoorbeeld direct een bottleneck voor de rapportage. Het zorgt er ook voor dat de administratie op tijd de factuur voor nacalculatie projecten kan maken. Facturen die later verstuurd worden, worden immers ook later door de klant betaald. Een bliksemsnel proces zorgt ervoor dat de factuur zo snel mogelijk in de inbox van de klant zit.
Wie gaat de uren autoriseren – 3 methoden
Maar wie moet de uren goedkeuren? Is dat de projectmanager of de teamleider? Of moeten ze dat misschien wel allebei doen? Dit is allemaal mogelijk, maar alle opties hebben hun voor- en nadelen.
1. De projectmanager keurt de uren goed
Het voordeel van deze optie is dat de projectmanager het beste kan weten of de ingediende uren kloppen. Desnoods past hij bij het controleren van de uren zelf nog wat aan. Dit helpt allemaal mee om ervoor te zorgen dat de uren juist en op tijd zijn.
Deze optie heeft ook een nadeel. De projectmanagers kunnen op hun beurt ook de bottleneck worden voor het op tijd goedkeuren van de uren. In de dagelijkse hectiek kan de projectmanager ervoor kiezen het uren autoriseren even te laten voor wat het is. Hierdoor lopen andere processen in het bedrijf, zoals rapportage en facturering, vertraging op.
2. Uren autoriseren door de teamleider
Het aantal teamleiders in een bedrijf is vaak beperkt en goed te overzien. Dit zorgt ervoor dat taken op tijd gebeuren. Hoe minder mensen er verantwoordelijk zijn voor het autoriseren van uren, hoe sneller het proces verloopt. Daarnaast zijn de teamleiders het beste in staat te controleren of alle uren zijn ingevuld. Zij kennen de medewerkers en hun contracten immers het beste.
Een nadeel is dat teamleiders de kwaliteit van de ingediende uren minder goed kunnen beoordelen. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarbij medewerkers de verkeerde projectcodes gebruiken. Hierdoor komt de juistheid van de uren in het geding. Dit is nadelig voor de rapportage en eventueel het factureren van het project.
3. Uren autoriseren door beide
Met deze methode zal de projectmanager als eerste de uren autoriseren. Daarna kijkt de teamleider er naar. Zo wordt er goed gekeken of de uren zowel juist als volledig zijn.
Het nadeel is dat nu niet één maar twee medewerkers met de autorisatie bezig zijn. Dit komt de snelheid meestal niet ten goede. De teamleiders moeten eerst wachten op de autorisatie door de projectmanagers. Doen de projectmanagers er langer over, dan vertraagt dit het hele proces.
Keuze op basis van omvang
Wat je kiest hangt samen met hoe groot je bedrijf is. Je kan hier dezelfde indeling toepassen als die we in de blog 4 stadia van resource planning bespreken:
- Start-up
- Standaardisatie
- Professionalisering
- Bureaucratie
Bij een start-up is iedere medewerker verantwoordelijk voor zijn eigen opdrachten. Het autoriseren van uren is dus niet nodig. Medewerkers voeren het project vaak alleen uit. Ze maken waarschijnlijk ook de rapportage en de factuur van het project.
In de fase van standaardisatie zijn er nog geen afdelingen, maar zijn er wel een paar projectmanagers. Zij zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van alle projecten en het overige werk. In deze fase van je bedrijf is het verstandig dat de projectmanagers de uren goedkeuren. Zij hebben tenslotte zicht op al het werk.
Bij de professionalisering van een bedrijf ontstaan er teams. Deze teams worden aangestuurd door teamleiders en zij zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling en de productiviteit van de teams. De medewerkers voeren naast projecten ook taken uit onder directe aansturing van een teamleider. In deze fase van je bedrijf kan je de projectmanager en de teamleider het beste samen de uren goed laten keuren.
In de fase van bureaucratie is het bedrijf flink gegroeid. Het telt nu vele teams en veel projectmanagers. De uren door zowel de projectmanager als de teamleider goed laten keuren is niet langer haalbaar. Dat de uren op tijd en volledig zijn zal het management in deze fase van het bedrijf het meest belangrijk vinden. Dat de teamleiders de uren gaan autoriseren is in deze fase de beste keuze.
Overwegingen
Uren autoriseren is belangrijk, want uren zijn de brandstof voor iedere dienstverlener. Omdat je de uren volledig, juist en op tijd wil hebben moet je het proces goed organiseren. Discipline is daarbij de sleutel. Welke methode het beste past is ten eerste sterk afhankelijk van hoe volwassen je met je projecten bent. Daarnaast telt ook mee hoe groot je bedrijf is.
Er is een manier om er zeker van te zijn dat de ingediende uren juist zijn. Je kan er dan het beste voor kiezen om medewerkers dagelijks hun uren te laten vastleggen. Werk je vooral in kleine opdrachten van uren en halve uren, dan is dat zeker een optie. Aan het einde van de week weten de meeste medewerkers namelijk niet meer hoe lang ze aan welke opdracht hebben gewerkt. Het autoriseren van uren kan nog gewoon wekelijks plaatsvinden.
Een andere optie is dat je alleen de uren voor bepaalde projecten gaat autoriseren. De uren van interne en vaste prijs projecten goedkeuren is misschien iets minder belangrijk. Hierdoor zorg je ten eerste voor meer focus. Daarnaast verlaagt het ook de administratieve last bij je medewerkers.
Tot slot is een professioneel systeem voor urenstaten en het autoriseren ervan onmisbaar. Bedenk eens hoeveel tijd je medewerkers kwijt zijn als zij handmatig uren verwerken en controleren. Om nog maar te zwijgen over wat de risico’s zijn voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de uren.
