Planningsvaardigheden van project- en resourcemanagers
Plannen is samenwerken. Bij een project zijn er meerdere partijen die bij het maken van een planning belangrijke input geven. De klant geeft bijvoorbeeld aan wanneer het project klaar moet zijn. Daarnaast geven de materiedeskundigen aan hoeveel tijd zij nodig hebben om het werk uit te voeren. De projectmanager geeft het project structuur, zodat alles zo ordelijk en effectief mogelijk verloopt. Vervolgens zorgt de resourcemanager ervoor dat de juiste medewerker op het project wordt ingezet en anticipeert hij of zij op de toekomstige vraag versus het aanbod.
Om tot een goede project planning te komen is samenwerken belangrijk. Hoe je samenwerkt verschilt van persoon tot persoon. Hiervoor ontwikkelde Belbin een model van negen teamrollen, waarmee je de favoriete samenwerkingsstijl van mensen kunt bepalen. In deze blog kijken we naar welke teamrollen van Belbin het beste passen bij de vaardigheden waarover een projectmanager en een resourcemanager moeten beschikken. Op deze manier maken we een ‘ideaalprofiel’ voor deze twee functies.
Met een korte omschrijving lichten we eerst de teamrollen van Belbin toe. We beperken ons hierbij tot acht teamrollen, want voor het doel van deze blog laten we de teamrol van Specialist buiten beschouwing.
De Belbin teamrollen
Een teamrol zegt veel over hoe iemand samenwerkt, wat weer bepaald wordt door iemand zijn persoonlijkheid. In de praktijk hebben we allemaal twee à drie teamrollen die ons goed passen. Daarnaast zal een aantal rollen ons niet liggen of zelfs tegenstaan.
Om de teamrollen beter te begrijpen plaatsen we ze in vier categorieën:
- Doen: Bedrijfsman en Brononderzoeker
- Denken: Plant en Monitor
- Willen: Vormer en Voorzitter
- Voelen: Zorgdrager en Groepswerker
Bedrijfsman
De Bedrijfsman is de typische organisator. Hij of zij werkt gestructureerd en heeft gevoel voor wat wel en niet kan. Daarnaast zet de Bedrijfsman makkelijk plannen om in uitvoerbare taken, houdt van duidelijke afspraken en is een harde werker. Echter kan de Bedrijfsman snel overgaan op het doen en heeft hij of zij de neiging zich te verzetten bij vernieuwingen waarvan het nut niet meteen duidelijk is.
Brononderzoeker
De Brononderzoeker is een typische netwerker. Hij of zij is enthousiast, ruimdenkend en altijd bezig met nieuwe ideeën. De Brononderzoeker is hierdoor zeer geschikt als brainstormer. Daarnaast kan de Brononderzoeker goed communiceren, uitleggen en relaties onderhouden. Echter raakt de Brononderzoeker snel afgeleid en verveeld, waardoor hij of zij nonchalant wordt en er naar neigt niks af te maken.
Plant
De Plant is de creatieve denker van de organisatie. Hij of zij is introvert, origineel en zoekt altijd ruimte om te fantaseren, met verrassende oplossingen als gevolg. Daarnaast houdt de Plant van intellectuele uitdaging, rust en creativiteit. Hierdoor kan hij of zij moeilijke problemen oplossen. De Plant gaat solistisch en niet altijd even praktisch te werk, waardoor aansluiting met rest soms mist. Tenslotte neigt de Plant ernaar om te blijven denken en niet over te gaan tot doen.
Monitor
De Monitor is de analyticus. Hij of zij is bedachtzaam, analyseert graag en zoekt de logische redenering in vraagstukken. Hierdoor weet hij of zij zaken goed te doorgronden en komt De Monitor bijna altijd tot een juist oordeel. Daarnaast gedijt De Monitor goed bij inzicht en overzicht en zal nooit overhaast een beslissing nemen. Verder blijft De Monitor lang doorredeneren en komt hij of zij koel over.
Vormer
De Vormer is de ondernemer. Hij of zij is gedreven en heeft een sterke drang om te presteren. Hierdoor zoekt de Vormer de uitdaging en weet hij of zij mensen te motiveren. Hierdoor is de Vormer erg geschikt om voor resultaten te zorgen. Verder houdt de Vormer van spanning en competitie, waardoor hij of zij gemakkelijk conflicten aan gaat. Ook is de Vormer vrij onverdraagzaam en ongeduldig ten aanzien van mensen zonder ambitie, waardoor hij of zij de neiging heeft om over mensen heen te walsen.
Voorzitter
De Voorzitter is de coördinator. Hij of zij is rustig, ruimdenkend en geeft aan wat de procedures zijn. De Voorzitter is gericht op een gezamenlijke aanpak en is doelgericht. Verder heeft de Voorzitter een neus voor het talent van anderen en zet collega’s graag aan het werk. Dit kan de Voorzitter licht manipulatief maken en daarnaast heeft hij of zij de neiging taken te veel en te makkelijk te delegeren.
Zorgdrager
De Zorgdrager is de perfectionist. De persoon met deze rol kan goed aanvoelen waar de risico’s liggen. Hierdoor richt de Zorgdrager zich op de details en levert op tijd op. De Zorgdrager checkt voortdurend en nauwkeurig de status, waardoor hij of zij geschikt is om de kwaliteit te bewaken. Echter kan de Zorgdrager snel overbezorgd raken en heeft hij of zij moeite met delegeren. Het gevolg daarvan is dat hij of zij bij collega’s gespannen over kan komen.
Groepswerker
De Groepswerker is de teamplayer. Hij of zij is sociaal, behulpzaam en sterk gericht op het creëren van een goede sfeer en het gevoel van saamhorigheid. Doordat De Groepswerker gericht is op harmonie vormt hij of zij de smeerolie van het team. Echter heeft De Groepswerker moeite met conflicten, waardoor hij of zij die liever uit de weg gaat. Hierdoor kan De Groepswerker tijdens kritieke momenten moeilijk beslissingen nemen.
Teamrollen voor project- en resourcemanagers
Voordat we gaan inzoomen op welke teamrollen het beste aansluiten bij planningsvaardigheden, zoomen we eerst in op de teamrollen die het beste passen bij project- en resourcemanagers. Het takenpakket van deze medewerkers is veel breder dan alleen de planning verzorgen. Een aantal teamrollen valt al heel snel af. Zowel de Plant als de Groepswerker zijn heel geschikt in uitvoerende rollen, maar minder voor de coördinatie van projecten en resources. De Zorgdrager heeft onvoldoende vaardigheden om soepel met anderen samen te werken en te communiceren.
Als we kijken naar de vierdeling van Doen, Denken, Willen en Voelen, dan is de project- en resourcemanager een typische doener, aangevuld met een stukje denken voor het nodige analytische vermogen. De rollen van Bedrijfsman, Brononderzoeker en Monitor liggen hierdoor het meeste voor de hand.
En de Voorzitter en Vormer dan? Dat zijn toch ook goede sturende rollen? De Voorzitter is een typische managementrol. Dus heel geschikt voor het managen van een afdeling, maar in minder mate van projecten. Hiervoor delegeert hij of zij te veel. Project- en resourcemanagers zijn veel meer ‘hands-on’. De Vormer werkt met te weinig structuur en is te gericht op zijn eigen belang. Dit past niet goed bij deze functies.
Teamrollen versus planningsvaardigheden
Om vast te stellen welke Belbin teamrollen het beste aansluiten bij planningsvaardigheden, moeten we eerst de Belbin teamrollen vertalen naar een profiel van een planner. Hiervoor moeten we eerst bepalen welke eigenschappen een planner moet hebben:
- Nauwkeurig
- Stressbestendig
- Communicatief
- Creatief
- Sensitief
Een planner is goed georganiseerd en heeft aandacht voor detail. Hij of zij is evenwichtig en stabiel en kan tegen een stootje, waardoor hij of zij tegen stress kan. Omdat de planner de spin in het web is, moet hij of zij goed kunnen communiceren en onderhandelen. Daarnaast is creativiteit belangrijk, zodat hij of zij de puzzel van project en resource planning weet op te lossen. Tot slot moet een planner oog hebben voor zijn of haar omgeving, zodat hij of zij op tijd kan reageren op veranderingen.
Als we de Belbin teamrollen tegenover deze gedragseigenschappen zetten, dan zien we hoe ze op de eigenschappen scoren.
De scores laten ons zien dat er niet één teamrol is die past en voor de volle honderd procent voldoet aan alle gewenste gedragseigenschappen van een planner. Dat is ook logisch, want het geschetste profiel van de planner is typisch het gezochte schaap met de vijf poten. De meeste mensen kunnen meerdere teamrollen van Belbin vervullen, waardoor we alsnog aan het gewenste profiel tegemoet kunnen komen.
Conclusie
De projectmanager lijkt één op één te passen in de teamrol van Bedrijfsman, alleen missen we dan de creativiteit die nodig is om ingewikkelde problemen op te lossen. Het zou dus mooi zijn als de medewerker ook in de rol van Brononderzoeker past.
Alhoewel de teamrol van Bedrijfsman ook bij de resourcemanager past, is deze rol niet per se noodzakelijk. Met de teamrollen van Brononderzoeker en Monitor dek je namelijk ook alle planningsvaardigheden af. Deze twee rollen combineren goed communiceren met een sterk analytisch vermogen. Deze eigenschappen ondersteunen de resourcemanager in zijn functie als de spin in het web van de organisatie. Hij of zij moet immers makkelijk met mensen kunnen communiceren en tegelijk de resource planning op orde hebben.
De Belbin teamrollen helpen je om er achter te komen of de persoonlijkheid en talenten van sollicitanten aansluiten bij vacatures. In deze blog hebben we de essentiële teamrollen voor project- en resourcemanagers bepaald, waardoor je nu voor deze functies goed kandidaten kan overwegen.
