Als manager operations wil je natuurlijk weten hoe je gehele portfolio van projecten ervoor staat. Hier zijn handige Analytics tools voor met een reeks dashboards die inzage in verschillende KPI’s van jouw projectportfolio geven. Zo zie je in één oogopslag welke projecten je aandacht vereisen. In dit artikel bespreken we de 5 belangrijkste KPI’s voor jouw projectportfolio.
1. Begroting vs. Werkelijk
Met deze KPI kun je kijken welke projecten nog het meeste budget/uren overhebben en welke er al het meeste overheen zitten. Dit is vooral handig als je geen goede voortgangsrapportages tot je beschikking hebt – dan kun je Begroting vs. Werkelijk gebruiken om te kijken hoe ieder project ervoor staat.
2. Voortgang
Deze KPI geeft inzicht in de projecten met de meeste en de minste voortgang. Dat geeft je een mooi overzicht van hoe al je projecten ervoor staan. Zo valt het bijvoorbeeld direct op als een project bijvoorbeeld al 2 weken op 5% voortgang blijft hangen – dan weet je dat je bij dat project moet nagaan wat er aan de hand is. Bovendien krijg je op deze manier inzicht in hoe regelmatig de voortgangsinformatie wordt bijgewerkt, en dat inzicht is essentieel om op je voortgang bij te sturen.
3. Begrotingsresultaat
Op basis van deze KPI zie je de besteding op basis van de voortgang. Dus, per project geeft het inzicht in hoeveel er was begroot om te besteden en hoeveel er tot nu toe is besteed. Dus, heb je al veel meer uren besteed dan je had mogen besteden op basis van de voortgang, dan is het zaak om hier gauw in te duiken!
4. Marge
Wat zijn jouw marges op ieder project? Met deze KPI kun je bijvoorbeeld de 10 beste en de 10 slechtste projecten qua marge uitlichten. Zo zie je direct welke projecten het meeste en welke het minste bijdragen aan je bedrijfsrendement.
Bij de projecten waar je niks aan verdient moet je natuurlijk achterhalen waarom je daar zo weinig marge op pakt. Misschien had je een team van juniors begroot, maar blijkt het dat er freelancers en seniors worden ingezet die al je marge “opeten”.
5. Vervallen activiteiten
Met deze KPI bekijk je jouw projecten op basis van vertraagde activiteiten. Als je namelijk de start- en einddata van je projectactiviteiten plant, dan kun je ook analyseren of de activiteiten op schema liggen. Activiteiten worden als vervallen beschouwd wanneer de einddatum in het verleden ligt en wanneer de voortgang niet 100% is. Daarmee kan je analyseren welke projecten vervallen activiteiten hebben, hoeveel er vervallen zijn en wie de verantwoordelijke projectmanager is.
Het complete plaatje
Door de verschillende KPI’s met elkaar te vergelijken kun je jouw portfolio van meerdere kanten belichten. Op die manier krijg je inzicht in het complete plaatje en kun je achterhalen waar het goed gaat en waar het mis gaat. Bovendien kun je op de lange termijn de trends in jouw bedrijfsvoering beginnen te spotten en daarmee achterhalen wat de structurele factoren zijn die leiden tot over- en onderpresteren – en dat zijn natuurlijk belangrijke factoren om op te sturen!
