Als een dashboard goed gemaakt is dan is het super waardevol – je ziet in één oogopslag alles wat belangrijk is en de visuele weergave brengt de informatie direct in perspectief. En als het dashboard niet goed gemaakt is? Dan is het een doorn in het oog waarop je je eindeloos blijft doodstaren zonder dat je iets wijzer wordt. Maar wat maakt dan een goed dashboard?
Door talloze dashboards te ontwikkelen voor Timewax hebben we geleerd wat een goed dashboard maakt. In dit blogartikel leer je de 8 best practices voor het maken van een waardevol dashboard.
1. Identificeer het hoofdthema
Een dashboard is een visuele weergave van bedrijfsinformatie. Doordat het visueel is geeft het direct overzicht en inzicht en is het makkelijk te interpreteren. Maar omdat je oneindig veel KPI’s in een dashboard kunt stoppen, krijgen veel mensen de neiging om alles mee te nemen en zo een “one size fits all” dashboard te maken. Het resultaat? System overload – er is te veel informatie dus jouw gebruikers richten zich enkel op één onderdeel van het dashboard.
Daarmee sla je dus de plank mis, want de bedoeling van een dashboard is dat je direct ziet wat belangrijk is. Dus zorg dat je enkel de KPI’s meeneemt die het overzicht genereren waar je naar op zoek bent. Gaat het dashboard over projecten? Denk dan aan KPI’s zoals voortgang en de resultaten van meerdere projecten. Gaat het over resources? Kijk dan naar de organisatie en breng in kaart hoe declarabel werknemers, afdelingen en teams zijn.
2. Achterhaal de gebruikelijke KPI’s in je branche
Ga niet het wiel opnieuw uitvinden – je bent waarschijnlijk niet de eerste die een dashboard voor jouw branche maakt. Dus, ga na wat de gebruikelijke KPI’s zijn om te visualiseren.
Bij agencies is het bijvoorbeeld gebruikelijk om te kijken naar de kosten voor mensen die ze inhuren – die vreten namelijk meer marge weg dan eigen medewerkers. Maar deze KPI is natuurlijk niet relevant voor ICT bedrijven die überhaupt niet met freelancers werken, dus het is belangrijk om dat van tevoren duidelijk te hebben.
3. Kies voor één hoofd KPI
Kies binnen het thema van jouw dashboard voor één primaire KPI die je visualiseert. Dus, als jouw dashboard over begrote kosten vs. werkelijke kosten gaat en het verschil daarin, breng dan elke keer deze KPI terug in een andere opstelling.
In de rest van je dashboard visualiseer je dat dan in bijvoorbeeld de 10 beste en slechtst presterende projecten op dat gebied. En dan van alle beste en slechtste projecten, identificeer wie daar de projectmanagers van zijn en op welke afdeling die zitten. Op deze manier kun je de juiste data met elkaar vergelijken; als je andere KPI’s erbij haalt, dan ga je appels met peren vergelijken.
4. Bepaal de user persona / gebruiker
Wie gaat jouw dashboard gebruiken – is dat de projectmanager, een planner, afdelingsmanager of de directie? Afhankelijk daarvan krijg je namelijk een compleet ander dashboard. De directie wil bijvoorbeeld hoog-over informatie en heeft geen interesse in alle details: wat zijn de grootste projecten en hoe staat het daarmee? Alles dus op macroniveau.
Een projectmanager, daarentegen, wil juist grip op zijn project. Die heeft details nodig om te weten hoe alles er precies voor staat op microniveau.
5. Hoe volwassen is het bedrijf in de omgang met projecten?
In het maken van een dashboard is het belangrijk om te weten hoe het bedrijf met haar projecten omgaat. Niet volwassen bedrijven zijn bijvoorbeeld allang blij met inzicht in de begroting vs. werkelijkheid van hun projecten.
Adolescente bedrijven willen daarnaast ook de projectvoortgang weten, want daarmee kunnen ze prognoses doen: waar ga ik naar verwachting op uitkomen als we zo verder gaan? En volwassen bedrijven? Die willen ook een financiële uitdrukking waarbij ze kostprijs tarieven kunnen meerekenen: hoeveel verdienen we op een project?
6. Maak je dashboard interactief
Binnen de hoofd KPI van jouw dashboard moet je als gebruiker kunnen filteren. Je wil bijvoorbeeld per afdeling kunnen kijken, of voor alle klanten binnen de retailbranche. Dit noem je een “drill-down”, waarbij je bijvoorbeeld op het slechtste project steeds verder in detail kunt doorklikken om erachter te komen waarom dit project zo slecht presteert.
7. Geef altijd beschikking tot ruwe data
Hoewel een dashboard visueel moet zijn is het belangrijk om ook gemakkelijk de ruwe data erbij te kunnen pakken. Dus als je bovenaan bar chart visualisaties hebt van de 10 beste en 10 slechtste projecten wil je onderin de ruwe data van alle projecten zien: de projectnamen, klantnamen, begrote uren, werkelijke uren, verschillen daarin, etc.
Met de ruwe data bijdehand kun je namelijk altijd valideren of de goede data wordt meegenomen in de visualisatie. Een project waarvan je verwacht dat het als slechtste presteert staat misschien toch op #11 en deze vind je daarom niet in je bar chart – dat kun je dan gemakkelijk checken in je ruwe data.
8. Maak je dashboards gericht beschikbaar
Als jouw bedrijf 30 dashboards heeft, dan is dat veel te veel voor jouw gebruikers. Het is immers nooit zo dat alle facetten en alle details van het bedrijf voor iedereen belangrijk zijn. Als er 3 dashboards relevant zijn voor projectmanagers, dan moeten zij ook alleen maar die dashboards kunnen zien en geen toegang hebben tot de andere.
Dus, onthoud goed: de hoofdreden voor het maken en hebben van een dashboard is overzicht en inzicht. Als je deze 8 best practices opvolgt, zorg je automatisch dat je dit te allen tijde waarborgt.
