Vormen van verspilling in de resource planning volgens Lean.
Verspilling is overal en elke dag om ons heen, zo ook in projecten. Je hebt vast wel eens van de methode Lean gehoord. Deze methode werd oorspronkelijk alleen bij productiebedrijven gebruikt, maar wordt nu ook in andere bedrijfstakken toegepast. Een van de speerpunten van Lean is het uitbannen van verspilling. In deze blog gaan we kijken wat we hiermee kunnen in de wereld van projectmatig werkende dienstverleners.
Lean onderkent zeven vormen van verspilling. Deze vormen zijn: transport, wachttijd, overproductie, defecten, voorraad, beweging en overtollige verwerking. Deze vormen worden in Lean samengevat onder de noemer muda. Naast muda zijn er nog twee neefjes in de familie van verspilling, namelijk mura en muri.
Mura is variatie in handelingen wanneer werkzaamheden niet soepel of consistent verlopen. Dit veroorzaakt dan verspilling in kwaliteit, kosten of levering. Muri betreft de overmatige overbelasting van mensen, machines of systemen doordat de vraag het aanbod in capaciteit overschrijdt.
Verspillingen in de resource planning
Als we dit vertalen naar verspilling in projecten en dan specifiek rond de inzet van medewerkers, oftewel de resource planning, dan komen we tot een herdefinitie en selectie van de volgende vormen:
- Reizen
- Wachten
- Te veel opleveren
- Fouten
- Overbodige bewerkingen
- Overbelasting
1. Reizen
In de resource planning zijn alle vormen van reizen, die geen waarde toevoegen aan een project, verspilling. Dus als je bijvoorbeeld met de klant moet overleggen over het ontwerp van een nieuwe website, moet je jezelf afvragen of het echt noodzakelijk is om naar de klant af te reizen. Het zou ook met een online meeting kunnen. Natuurlijk wordt het vaak op prijs gesteld om face-to-face met elkaar in gesprek te zijn, maar als het je twee uur heen en twee uur terug kost om naar de klant te reizen, dan heb je een halve dag verspild. Oftewel tien procent van je werkweek.
Vraag je dus eens af of het echt noodzakelijk is om af te reizen. Het is ook prima aan de klant uit te leggen, want je kunt namelijk aangeven dat de tijd die je bespaart, je extra aan zijn project kunt besteden hetgeen de snelheid, kwaliteit en kosten ten goede komt. Welke klant zegt daar nou ‘nee’ tegen?
2. Wachten
Alle vormen van wachten of vertraging is in de resource planning verspilling. Elk moment dat een projectmedewerker niets te doen heeft, is een verspilling van kostbare tijd. Dit is tijd die productief op het project dan wel op een ander project ingezet had kunnen worden. Eenmaal verstreken tijd komt nooit meer terug en voor een dienstverlener die als product uren verkoopt, wordt er geld verspild. Nu is vertraging natuurlijk niet altijd te voorkomen, maar je kunt er wel voor zorgen dat je medewerkers niet op ‘inactief’ komen te staan.
Zorg bijvoorbeeld dat je altijd een verzameling kleine klusjes achter de hand hebt, zogenaamd ‘vulwerk’. Dit zijn klusjes die gemakkelijk tussendoor opgepakt kunnen worden en zijn niet heel moeilijk. Het zijn klusjes met een lage prioriteit, maar ze moeten wel een keer uitgevoerd worden. En je medewerkers zullen er ook blij mee zijn, ook al is het misschien onder hun niveau, niets is erger voor hen dan niets doen.
3. Te veel opleveren
Als je meer oplevert dan dat je met de klant hebt afgesproken, dan is dat ook een vorm van verspilling. Het komt vaak voor, omdat de uitvoerende medewerkers maar blijven poetsen aan hun eindproduct. Ze zijn zo begaan met het product dat ze moeten opleveren, dat ze het maar blijven verbeteren en perfectioneren. Zo ontstaan er projectresultaten die de verwachtingen van de klant ver overstijgen.
Nu hebben veel dienstverleners als motto ‘Underpromise and overdeliver’, maar deze dienstverleners plannen dan ook nadrukkelijk om de verwachtingen van de klant te overtreffen. Bij deze vorm van verspilling in de resource planning hebben we het echter over de situatie dat medewerkers ongevraagd waarde aan het eindproduct blijven toevoegen. Daarmee verspillen ze uren, die op andere projecten of activiteiten hadden kunnen worden ingezet. Houd als projectmanager dus in de gaten dat ‘goed is goed genoeg’ wat betreft het op te leveren resultaat.
4. Fouten
Een tussen- of eindproduct dat niet aan de specificaties voldoet, is ook een vorm van verspilling in de resource planning. Het oplossen van een fout kost namelijk tijd, zeker als er bijvoorbeeld een levertijd op onderdelen zit of als een bepaald proces opnieuw doorlopen moet worden. Denk bijvoorbeeld aan een iteratie van ontwerp, ontwikkeling en test bij software-ontwikkeling.
Voorkom dat er veel iteraties in je project voorkomen en leg zoveel mogelijk verantwoordelijkheid bij een klein team dat snel alle stappen bij het herstellen van een fout kan doorlopen. Daarnaast is het ook handig om duidelijke afspraken te maken met de klant over de specificaties. Als die namelijk niet helder zijn, dan is er veel ruimte voor interpretatie en wordt het risico groter dat je tegen fouten gaat aanlopen in je project.
5. Overbodige bewerkingen
Kijk eens kritisch naar alle handelingen die medewerkers verrichten om de projectresultaten te bereiken. Zijn ze echt allemaal nodig? Wordt er bijvoorbeeld een hoop documentatie opgesteld waar helemaal niks mee wordt gedaan? Wordt er wel efficiënt gewerkt met de beschikbare gereedschappen en software tools? Mogelijk kunnen bepaalde handelingen (gedeeltelijk) geautomatiseerd worden, waarmee de medewerkers tijd kunnen besparen en je verspilling in de resource planning voorkomt.
Nu kan de inzet van dergelijke toepassingen geld kosten, maar hier kun je eenvoudig een business case voor opstellen. Vaak overweegt men zulke toepassingen niet omdat ze per definitie geld kosten en er immers ‘handjes’ in het project beschikbaar zijn om het werk uit te voeren. Vaak vergeet men echter dat die handjes ook een prijskaartje hebben en veel gevoeliger zijn voor het maken van fouten.
6. Overbelasting
In de resource planning is er nog een bijzondere vorm van verspilling, namelijk overbelasting. Met overbelasting wordt hier dan de onnodige of onredelijke overbelasting van mensen bedoeld doordat de vraag de capaciteit van deze mensen overschrijdt. Nu is het in projecten vaak lastig om de vraag gelijkmatig over de duur van het project uit te smeren. Het verloop van een project kent vaak een grillig karakter, zeker als het in een dynamische omgeving afspeelt.
Desalniettemin dien je te bewaken dat je medewerkers niet structureel overbelast. Overbelaste mensen raken makkelijker gestresst en gestresste mensen vormen een groter risico op fouten. Overbelasting werkt op die manier dus een van de eerder genoemde vormen van verspilling in de hand, om nog maar te zwijgen over personeelsverloop en ziekteverzuim.
Conclusie
Veel van de verspillingen in de resource planning kunnen met elkaar overlappen en elkaar in de hand werken. Bijvoorbeeld overbodige bewerkingen en overbelasting die fouten in de hand werken. Daarom is het van belang de genoemde vormen van verspilling zoveel mogelijk weg te nemen.
De ideale toestand van een project is een constante flow van alle werkzaamheden zonder opstoppingen. De genoemde vormen van verspilling onderbreken deze flow. Het zijn belemmeringen en moeten dus worden verwijderd. Als er flow is, dan wordt het project op tijd en binnen budget opgeleverd en is de kwaliteit van de projectresultaten conform de verwachtingen van de klant.
Soms is het wegnemen van alle vormen van verspilling niet mogelijk, maar het minste wat je kunt doen is jouw planning eens analyseren op verspilling. Welke vormen van verspilling heb je in de resource planning geconstateerd? En welke eenvoudige maatregelen kun je nemen om ze te voorkomen of weg te nemen?
