Een digitaal planbord is het centrum van je project en resource planning.
Iedereen kent het fenomeen agenda. We plannen er ons werk in, ons privéleven en al onze andere afspraken. Voor één persoon is dit soms al een uitdaging. Stel je eens voor dat je wilt plannen voor vijftien, zeventig of tweehonderd collega’s. Dan is plannen zonder het juiste gereedschap een bijna onmogelijke opgave. In deze blog bekijken we vijf krachten van een digitaal planbord en wat deze tool aan jouw organisatie kan leveren.
1. Overzicht
Een agenda biedt met vijf collega’s voldoende overzicht. Bij meer collega’s is dit geen optie, want dan krijg je al snel een wirwar van blokken. Het overzicht verdwijnt, de grip op je projecten wordt losser en daardoor is het niet altijd duidelijk of alle medewerkers wel zijn ingepland.
Een planbord draait de manier van plannen om
Een planbord draait de manier van plannen van een agenda om. De tijd staat namelijk in de kolommen en medewerkers staan in de rijen eronder. In een oogopslag zie je waar een collega mee bezig is, welke overige middelen, zoals voertuigen, beschikbaar zijn en waar nog ruimte is voor nieuwe projecten. Een lege ruimte op het bord, is ruimte om in te plannen. Het ouderwetse planbord is overigens nog steeds bij winkels zoals Staples te krijgen.
Het digitale planbord gebruikt het concept van het ouderwetse planbord en voegt daar alle voordelen van de laatste moderne digitale technologieën aan toe. Dit geeft projectmatig werkende bedrijven de mogelijkheid om snel te schakelen.
Er gebeurt altijd wel iets. Een afspraak wordt gewijzigd, apparatuur raakt defect of een medewerker wordt ziek. De planning aanpassen in het digitale planbord doe je door het slepen van een blokje, net zoals met het ouderwetse planbord. De software helpt je niet alleen met sneller plannen. Want als er iets verandert, communiceert het planbord de wijziging direct door naar de agenda of mobiele app van de medewerker. Hierdoor stroomlijn en automatiseer je dus ook processen in je bedrijf.
2. Geen beperkingen
In goede tijden groeien bedrijven, in magere krimpen ze, net als een levend organisme. Een digitaal planbord is flexibel en groeit of krimpt met je mee. Door deze flexibiliteit heb je ook geen beperkingen in de getoonde tijd of aantal medewerkers. Je hebt dus geen vaste weergave van de informatie. Want met een druk op de knop bekijk je een langere periode of zie je alleen personeel met bepaalde vaardigheden.
Het behaalde resultaat in het verleden is geen garantie voor de toekomst. Dat weten we allemaal. Maar dit betekent niet dat historie onbelangrijk is. Met een digitaal planbord blijft de historie altijd staan, waardoor je trends kan ontdekken en zaken terug kan zoeken.
Hoe weet je dat je met je bezetting goed zit?
We schetsen een voorbeeld. In het voorjaar zijn er voor je hoveniersbedrijf altijd veel klussen, waardoor je grote ploegen medewerkers nodig hebt. Tijdens de rest van het jaar zijn de klussen anders, waardoor je bedrijf met minder medewerkers af kan. Op dit soort trends reageren veel bedrijven met natte vinger werk. Hoe weet je dat je goed zit? Hoe weet je zeker dat je niet te veel personeel hebt lopen en dus geld verliest? Hierbij kan een digitaal planbord je helpen. Want met een digitaal planbord bouw je een historie op, waardoor je besluiten kan nemen over de bezetting. En al deze keuzes baseer je op harde cijfers. Zo weet je zeker dat je goed zit. En dat is wanneer je bedrijf ruimte heeft in de bezetting om flexibel te zijn en strak genoeg om onnodige kosten te voorkomen.
3. Betere uitvoering projecten
Een goed digitaal planbord geeft je een duale weergave van de planning. Dat betekent dat je in de eerste weergave ziet welke medewerker tijd heeft. Vervolgens zie je in de andere weergave het verloop van het project en de onderliggende activiteiten. Hierdoor zie je meteen welke collega’s welke activiteiten op zich nemen.
Ten eerste beheers je met een digitaal planbord projecten beter. Daarnaast gaat de uitvoering beter, rond je projecten sneller af en er gaat minder fout. Als een medewerker plots ziek is, dan voer je dit door in de planning. Hierdoor valt er een gat in de projectplanning van een project. Dit zie je meteen op het planbord, waardoor je niet vergeet om het gat op te vullen met een collega die tijd heeft.
4. Eén waarheid
Het grootste voordeel van online digitaal plannen? Ten eerste is er één waarheid, ook is er maar één projectplanning en tot slot ook maar één capaciteitsplanning. Met het ouderwetse fysieke planbord zijn er veel meer acties nodig. Met bijvoorbeeld Excel kan er vaak maar één persoon in het bestand met de planning. Daarnaast moet de planner bij een wijziging altijd bellen, een sms sturen, een e-mail typen of handmatig een agenda aanpassen. En dat is altijd met de hoop dat de aanpassing opgemerkt wordt.
Met een digitaal planbord bespaar je direct tijd op communicatie. Is er een wijziging, dan werkt de software het voor iedereen automatisch bij. Zo voorkom je fouten en dus het verlies van kostbare uren.
Je planner kan ophouden met telefoniste spelen
Omdat alles online staat is samenwerken heel eenvoudig, ook bij meerdere vestigingen. De planning is overal en bij iedereen altijd up-to-date. Een ander voordeel is dit alles kan zonder moeilijke installaties en onderhoud van dure IT-infrastructuur.
5. Sleur en pleur
Een digitaal planbord is gebaseerd op het ouderwetse planbord. Je gebruikt namelijk kleuren voor extra informatie en collega’s plannen doe je door ze te slepen. Dit is bij beide planborden hetzelfde. Het maakt de software laagdrempelig, waardoor je planner snel met de online tool aan de slag kan.
Als je organisatie nu met een fysiek planbord werkt en er wordt overgestapt naar een goede digitale variant, dan hebben ze het zo onder de knie. Vanuit onze ervaring durven we dat te garanderen.
Wil je meer weten over de voordelen van het digitaal plannen van je projecten en resources? Neem contact met ons op. We bekijken graag samen met je welke vorm van plannen bij jouw organisatie past.
