Wat doe je met vragen als: “Hoe staat ons project er eigenlijk voor”? “Lopen we nog op schema of zijn we ver verwijdert van onze milestones”? Een antwoord heb je vast wel, maar kun je jouw antwoord ook goed onderbouwen? Daar heb je een voortgangsrapportage voor nodig, dus in dit artikel geven we je 4 tips waarmee je direct een goede voortgangsrapportage kan maken.
Tip 1: Ontwikkel een discipline
Voor het meten van de voortgang is het belangrijk dat je hier gedisciplineerd mee bent. Dat betekent dat je elke week een nieuwe moet maken. Want, als er meer tijd tussen elke voortgangsrapportage zit dan is alle data voor het grootste deel van de tijd outdated.
Ga maar eens na als je een maandelijkse voortgangsrapportage maakt. Dan kan halverwege de maand het voortgangspercentage 50% zijn terwijl deze indicatie al 2 weken oud is. Op die manier kan dat percentage de manager laten schrikken terwijl in die 2 weken de voortgang al 20% verder kan zijn. Zonder actualiteit kan er dus niet op je rapportage gestuurd worden.
Tip 2: Maak de rapportagedatum expliciet
Voor een goede voortgangsrapportage moet je expliciet aangeven wanneer de rapportage is gedaan. Dus: voortgang per X datum. Zo maak je de actualiteit van de voortgang visueel en concreet.
De discipline van tip 1 kun je namelijk wel op hameren, maar het is niet fool-proof. Want, als je ziek of op vakantie bent geweest, drukte elders moest opvangen, of om een andere reden de rapportage niet hebt kunnen maken dan valt discipline in het water. Maar, als je altijd kunt zien wanneer de voortgangsrapportage was gemaakt kan er nog steeds op geacteerd worden. Als duidelijk is dat de rapportage al 2 weken oud is, dan weet je manager dat hij/zij deze met een korreltje zout kan nemen en het zaak is om de actuele voortgang op te halen bij de betrokken projectmedewerkers.
Tip 3: Vertel het verhaal achter de rapportage
Voortgangspercentages zijn handig maar ze geven geen context. Soms gaat er een week voorbij zonder dat het percentage stijgt, bijvoorbeeld door een tegenslag, omdat de projectscope wordt uitgebreid, of omdat er een budget moet worden goedgekeurd. Op alle 3 redenen moet natuurlijk compleet anders gestuurd worden.
Andere momenten wordt er opeens 20% voortgang geboekt in 4 uur tijd. Dat is hartstikke mooi, maar het is nog steeds belangrijk om te weten hoe die snelle voortgang tot stand is gekomen voordat je verwacht dat dit de nieuwe standaard is. Het gaat er dus om dat je kwalitatieve toelichting geeft voor duiding van het project en de voortgang.
Tip 4: Schat de nog benodigde uren in
Naast het voortgangspercentage is het belangrijk om aan te geven hoeveel uren er nog nodig zijn om het project af te ronden. Op die manier kun je vooruit kijken, want die 20% voortgang in 4 uur tijd uit bovenstaand voorbeeld betekent niet dat de volgende 20% ook slechts 4 uur tijd zal kosten.
“Behaalde resultaten uit het verleden bieden immers geen garantie voor de toekomst.”
Dus, geef aan dat medewerkers zelf kunnen aangeven hoeveel uren ze nog nodig hebben of dat je dit door de projectmanager laat doen. Bij kleine projecten kan de projectmanager het waarschijnlijk nog zelf inschatten/inventariseren. Bij grote projecten met veel mensen is dat niet meer te doen want dan zal de projectmanager veel verder van de inhoud weg staan.
Zodra je het aantal uren weet, pas dan ook direct de gereserveerde uren in de planning hierop aan. Als je extra uren nodig hebt dan is het handig om deze zo snel mogelijk te reserveren. Had je te veel uren gereserveerd? Haal ze dan uit de planning zodat je medewerkers eerder inzetbaar zijn voor andere projecten.
