De meeste bedrijven die we helpen komen uit een situatie waarbij ze spreadsheets gebruiken voor het maken van hun planning. En doordat plannen in spreadsheets per definitie erg basic is, missen deze bedrijven een basis om planningssystemen goed in gebruik te nemen.
Daarom bespreken we in dit blogartikel 4 best practices waarmee je de gap tussen de huidige en nieuwe situatie dicht zodat je efficiënt met je nieuwe systeem aan de slag kunt.
1. Breng eerst je planningsproces op orde
Geen enkel nieuw systeem lost direct de problemen in je organisatie op. Zo ook met planningsystemen, dit zijn enkel tools die je kunnen helpen om efficiënter te plannen. Maar om dat te kunnen doen is het belangrijk om eerst je interne planningsproces op orde te brengen. En dat begint met afspraken over onderwerpen zoals:
- Hoe plannen we?
- Wat doen we waar, in welk systeem?
- Hoe gedetailleerd maken we onze planningen?
- Wanneer moeten uren definitief zijn gemaakt?
- Sturen we bevestigingsmails naar onze klanten?
- Wie doet wat?
- Wie is eindverantwoordelijk?
- Wie maakt nieuwe gebruikers aan?
- Wie haalt gebruikers eruit die niet meer in dienst zijn?
2. Bepaal van te voren wat het nieuwe planningssysteem moet opleveren
Voordat je een nieuw planningssysteem in gebruik neemt is het belangrijk om een stip op de horizon te hebben binnen de organisatie. Wat moet het nieuwe planningssysteem voor jullie doen? Is dat een betere bezetting op projecten? Tijd besparen? Of inzage in of je nog nieuwe projecten kunt aannemen?
Met een goed planningssysteem kun je bijvoorbeeld real-time inzien of je nog mensen beschikbaar hebt. En zo ja, hoeveel dat er zijn en of deze de juiste competenties/functies hebben voor de nieuwe projecten.
Als je het niet met elkaar eens bent over wat je wilt bereiken, kan nooit bepaald worden of het nieuwe planningssysteem een succes is of niet.
3. Volg een stapsgewijze methodiek voor implementatie
Probeer niet alle functies van het nieuwe systeem direct te implementeren, maar doe dit stap voor stap. Deze aanpak staat ook wel bekend als de salami-tactiek. Je bedient je gasten ook niet door ze de hele salami in één keer te laten eten, maar je snijdt hem plakje voor plakje af.
Dus beperk je in het begin tot het invoeren van een aantal functionaliteiten en breid het daarna uit met aanvullende onderdelen. Op deze manier geef je jouw medewerkers de kans om te wennen aan een nieuw systeem en voelen ze zich niet in het diepe gegooid. En doordat je ze ruimte geeft om het nieuwe systeem onder de knie te krijgen zal de adoptie hoger zijn en is er minder kans op fouten.
4. Benoem key users / ambassadors van het systeem
Veel bedrijven proberen hun nieuwe systemen top-down te implementeren. Dit werkt vaak slecht, want de adoptie zal op uitvoerend niveau moeten plaatsvinden. Het is belangrijk om juist op dat niveau draagvlak te creëren.
Zorg er daarom voor dat je intern een paar ambassadeurs hebt die het nieuwe systeem van A-Z kennen. Kies hiervoor de mensen die uitkijken naar het nieuwe systeem en stop daar eerst je energie. Zij kunnen dan het nieuwe systeem verder uitdragen aan de rest van de organisatie door de volle potentie in de praktijk te laten zien en eerstelijns vragen te beantwoorden.
