Het zuiver en concreet communiceren van de project voortgang
Uit onderzoek blijkt dat bijna de helft van alle projecten over de einddatum en het budget gaan, ondanks dat projectmanagers beschikken over voortgangsinformatie. Nu blijkt dat project voortgangsrapportages vaak onnauwkeurig zijn. Hierdoor ontstaat het risico dat de projectmanager een verkeerde beslissing neemt en daardoor niet meer tijdig het project kan bijsturen.
In deze blog behandelen we de drie randvoorwaarden aan een goede project voortgangsrapportage. Als eerste kijken we naar een juiste project onderverdeling. Daarna kijken we naar hoe het meten van de voortgang het beste opgezet kan worden. Als laatste kijken we naar hoe belangrijk het is dat je een goede discipline ontwikkelt om voortdurend de voortgang te rapporteren.
1. Een juiste project onderverdeling
De eerste randvoorwaarde aan een goede project voortgangsrapportage is een juiste onderverdeling van je project. In de blog “Het opsplitsen van je projecten” bespreken we de verschillende opties in detail. Daar geven we ook tips wanneer je welke methode het beste kan gebruiken.
Als je voortgang binnen je project wilt rapporteren, dan raden we je aan om je project in tussenresultaten onder te verdelen. Tussenresultaten kan je namelijk concreet omschrijven. Bijvoorbeeld: Het geven van een software training aan afdeling A of het plaatsen van vijf bureaus op afdeling B. Deze resultaten zijn heel specifiek en de voortgang hiervan kan je goed bepalen. Dit is minder eenvoudig te doen als je een project opsplitst in activiteiten. Zo is de voortgang van de activiteit “software training” lastiger aan te geven als je in totaal duizend medewerkers van verschillende afdelingen moet trainen waarbij de training per afdeling verschilt.
Bij het opzetten van een project blijft een heldere onderverdeling in tussenresultaten vaak achterwege. Het gevolg is dat het rapporteren van voortgang dan op globaal niveau plaatsvindt en op basis van gevoel. Dit kan leiden tot een onjuiste project voortgangsrapportage.
2. Een passende wijze van voortgang meten
De tweede randvoorwaarde van een goede project voortgangsrapportage is het passend meten van de voortgang. Veel mensen bepalen dit met behulp van een “percentage gereed”. Men denkt vaak dat dit de enige methode is om de voortgang te meten, maar het kan ook op een andere manier. Niet elke situatie laat zich het beste vangen met een percentage gereed. Verder kun je je ook afvragen hoe je het percentage moet toepassen.
We lichten dit toe aan de hand van een voorbeeld. Van de volgende twee activiteiten wordt de voortgang vastgesteld:
- Opstellen van een verslag
- Repareren van zes computers
Wanneer de voortgang van de activiteit wordt doorgegeven blijkt het verslag halverwege te zijn en zijn er drie computers gerepareerd. Betekent dit dat de voortgang van beide activiteiten vijftig procent is?
Voor de reparatie van de computers kan je dit zeker zeggen. Het is hierbij voor de medewerker niet per se handiger om te werken met een percentage gereed. Voor hem of haar is het makkelijker om door te geven dat er 3 computers gerepareerd zijn. Uiteindelijk kunnen we het natuurlijk wel vertalen naar een percentage, want 3 van de 6 computers gerepareerd = 50% gereed
Bij de voortgang van het verslag kan je je afvragen of deze 50% gereed is. Bij het rapporteren van de voortgang gaat het meestal om een indruk te krijgen van de gerealiseerde waarde en niet om de verrichte inspanning. Een half verslag heeft in dat opzicht dan geen waarde.
Uit dit voorbeeld blijkt dat je een keuze kan maken hoe je de voortgang laat vaststellen en of je het beoordeelt naar gerealiseerde waarde of niet. Vooral het laatste aspect kan een behoorlijk verschil uitmaken in de rapportage. Een verschil van 0 en 100%.
3. Voortdurend de project voortgang bijhouden
De derde randvoorwaarde betreft het voortdurend bijhouden van de voortgang. Bij het plannen van projecten mist op dit vlak vaak discipline. Het gevolg is dat je informatie mist waarmee je als projectmanager het project en de planning gedegen en op tijd bij kan sturen. De project planning is namelijk vaak bij aanvang van een project al achterhaald, omdat de omgeving van een project continu verandert.
Om de analyse van de project voortgang goed uit te voeren moet je eerst de wijze van rapporteren vastleggen. Wie gaat de project voortgang rapporteren? Dit is afhankelijk van het formaat van het project. Grote projecten vragen namelijk om een andere aanpak dan kleine. Hoe vaak moet men de projectvoortgang rapporteren? Dit bepaalt hoe actueel de projectinformatie is waar een projectmanager over beschikt. Naast deze twee punten moet je ook rekening houden met het psychologische effect dat het rapporteren van de voortgang bij medewerkers veroorzaakt. In de blog: “Hoe organiseer je het rapporteren van project voortgang?” bekijken we de drie punten in detail.
Heb je het rapporteren van de project voortgang gedegen opgezet, dan krijgt de projectmanager een continue en actuele stroom aan planningsinformatie binnen. Zo kan een projectmanager eenvoudig afwijkingen in de project performance constateren, oorzaken analyseren en tijdig maatregelen nemen. Zo wordt het een stuk makkelijker om er voor te zorgen dat het project binnen de tijd en binnen het budget afgerond wordt.
Conclusie
Je kan veel tijd en moeite steken in het rapporteren van de voortgang en het analyseren van daarvan. Hou je geen rekening met de drie randvoorwaarden aan een goede project voortgangsrapportage, dan is die tijd vaak voor niets geweest. Je zal met alle waarschijnlijkheid beslissingen nemen op basis van onnauwkeurige informatie met alle gevolgen van dien.
Wil je dit voorkomen, deel dan als eerste je project op. Doe dit op tussenresultaten. Bepaal vervolgens per tussenresultaat hoe je voortgang gaat vaststellen. Aan de hand van gerealiseerde aantallen of met een percentage gereed? En ga je in het geval van een percentage gereed meten op basis van gerealiseerde waarde of geleverde inspanning? Door hier antwoord op te geven voldoe je aan de tweede randvoorwaarde van een goede project voortgangsrapportage. De derde en laatste randvoorwaarde is het voortdurend meten van de voortgang. Met een voortdurende stroom aan voortgangsinformatie houdt je projectmanager grip op zijn of haar projecten. Afwijkingen van projecten worden tijdig opgemerkt en de projectmanager beschikt over betrouwbare en actuele informatie waar hij of zij daadwerkelijk iets mee kan.
