Planning: eerst organiseren, dan automatiseren.
Wij zien regelmatig dat projectmatig werkende dienstverleners met enthousiasme een proefversie van Timewax starten. Alleen komen ze er vervolgens achter dat ze er nog niet aan toe zijn. Ze hebben hun bedrijf nog niet op orde. Je moet dat echt eerst op orde brengen, voordat je met een planning tool aan de slag gaat. In deze blog behandelen we de drie ingrediënten die je nodig hebt, zodat jij je de planning goed kan organiseren.
De ingrediënten zijn processen, mensen en systemen. Deze ingrediënten staan niet op gelijke voet met elkaar. Processen hebben namelijk veel invloed op mensen en systemen. Ten eerste stelt de wijze waarop je de planning organiseert eisen aan de kwalificaties van personeel. Daarnaast stelt het voorwaarden aan de functies die je nodig hebt in een planningssysteem.
Nu hoef je bij de selectie van een planning tool niet per se een procesontwerp en vacatures te overwegen, maar we raden het wel aan om ze even tegen het licht te houden. Je bedrijf is misschien groter geworden. Dat vraagt namelijk om een andere invulling, zowel qua proces als mensen. Overweeg dit eerst, voordat je de oplossing van je vraagstuk in een planning tool zoekt.
1. Ontwerp een planningsproces
If you do what you always did, you get what you always got
De structuur van de organisatie
De structuur van je bedrijf bepaalt in hoge mate hoe je processen, zoals het maken van een planning, organiseert en welke mensen hierin een rol vervullen. Werk je met één afdeling die alle projecten uitvoert? Heb je een service- of support team dat al het kleine werk aanpakt? Of werk je met een matrixorganisatie met functionele teams van bijvoorbeeld ontwerpers, engineers, ontwikkelaars, waaruit je telkens een medewerker betrekt?
Stop het getouwtrek om medewerkers door een passende bedrijfsvorm te kiezen voor de verschillende projecten en werkzaamheden. Dit bepaalt in hoge mate hoe je het planningsproces moet ontwerpen. Het is dus goed om de structuur van het bedrijf tegen het licht te houden. Is de huidige structuur nog wel passend en effectief?
Organiseren van de planning
Daarna bedenk je hoe je het maken van een planning gaat organiseren. Er zijn vier stadia van resource planning, die nauw samenhangen met de omvang van je bedrijf. Zo zal een start-up zelfs geen proces nodig hebben. Een iets groter bedrijf met bijvoorbeeld drie projectmanagers, laat hen alles plannen. Bij meer projecten en projectmanagers zul je de planning gaan centraliseren. Je creëert hiervoor dan een aparte functie, zoals een planner of resource manager.
Het is belangrijk om op tijd het proces aan te passen. Zo voorkom je de situatie dat bij geen centrale functie voor het plannen, projectmanagers zelf aan medewerkers gaan trekken. Anderzijds moet je ook voorkomen dat je het planningsproces te vroeg optimaliseert. Dit doe je bijvoorbeeld door processen en systemen in te voeren, die niet passen bij een kleine organisatie. De kans is groot dat je dan de slagkracht van je bedrijf beperkt.
Doelen meten
Een proces voor het plannen van projecten is pas effectief als je het continu verbetert. Het uitgangspunt voor verbetering is het stellen van een doel. Bijvoorbeeld een verhoging van het aantal facturabele uren per persoon. Het verlagen van het aantal dagen overschrijding van de deadline bij de oplevering van projecten is ook een optie.
Deze doelen stellen direct eisen aan hoe je het maken van een planning organiseert. Het systeem moet namelijk twee dingen kunnen. De geplande uren, maar ook de werkelijke uren moet je kunnen registeren, zodat je facturabele uren kunt analyseren. In dit voorbeeld moet de software ook de geplande deadlines en de werkelijke mijlpalen van projecten kunnen vastleggen.
2. Stel de juiste mensen aan
A fool with a tool is still a fool
Planningsvaardigheden
Mensen maken het bedrijf, maar alleen de mensen met de juiste vaardigheden. De uitvoering van het planningsproces staat of valt hiermee. Kijk eens kritisch naar de huidige betrokken medewerkers zoals planners, resource managers en projectmanagers. Beschikken zij over de juiste vaardigheden om te plannen?
In het artikel Belbin teamrol van een planner maken we een vertaling naar benodigde planningsvaardigheden en over welk profiel deze mensen idealiter beschikken. Op basis hiervan kun je goed beoordelen of de huidige medewerkers wel voldoen. Is dat niet het geval, dan kunnen medewerkers bijvoorbeeld een ontwikkelingstraject ingaan. Met als gevolg dat ze zo goed passen bij de manier waarop het planningsproces georganiseerd is.
Bewustzijn van elkaars drijfveren
Nadat de projectmanagers en planners met de juiste vaardigheden zijn aangesteld, verdient daarna de samenwerking de aandacht. De drijfveren van planners vs. projectmanagers kunnen flink van elkaar verschillen, waardoor ze met elkaar kunnen botsen. Planners houden namelijk graag vast aan de gemaakte afspraken. De projectmanagers zien dat anders. Zij zullen altijd proberen om het beste resultaat voor hun project te halen, ongeacht de regels.
Deze tegenstellingen in drijfveren kunnen het planningsproces behoorlijk frustreren. Het management moet er voor zorgen dat beide disciplines een coöperatieve houding aannemen. Met als gevolg dat ze elkaar aanvullen in plaats van met elkaar de strijd aangaan. Door elkaars drijfveren te begrijpen en elkaar te helpen, ontstaat een veel soepeler en daardoor effectiever proces voor het plannen.
Affiniteit met software
Vaak is dit aspect wat onderbelicht. In de praktijk hebben we regelmatig te maken met mensen die niet goed overweg kunnen met software. Ze missen de affiniteit, omdat ze bijvoorbeeld al wat ouder zijn of omdat ze weinig met computers werken. Deze mensen vinden het vaak zelf ook vervelend dat ze niet zo snel kunnen meekomen als anderen.
Het risico is dat ze fouten in het planningssysteem maken en veel tijd nodig hebben om taken uit te voeren. Iedereen kent wel een collega die niet zo vlot is met systemen. Starten een traject en train ze. Zo voorkom je fouten en daarnaast stel je hen in staat om sneller en efficiënter te werken. De moeite die je in deze medewerkers steekt verdient zich dubbel en dwars terug.
3. Kies voor een passend planningssysteem
Gestructureerde software selectie
Het is heel verleidelijk om direct op het internet naar planning software te zoeken en allerlei proefversies uit te proberen. Dit is een valkuil. Elke aanbieder presenteert zijn pakket anders en elk pakket heeft andere, vaak niet vergelijkbare, functies. Je klikt jezelf een eind weg door de verschillende pakketten. Met als gevolg dat je binnen de kortste keren het ene pakket niet meer van het andere pakket kan onderscheiden.
De selectie van planningssoftware vraagt om het doorlopen van drie essentiële stappen. Als eerste begin je met het maken van een blauwdruk. Dit zijn de uitgangspunten van hoe het planningsproces georganiseerd is. Daarna stel je twintig knock-out criteria op, waaraan de software absoluut moet voldoen. Pas in de laatste stap start je een proefversie van de circa drie overgebleven kandidaten. Alleen bij deze gegadigden probeer je de van tevoren uitgewerkte eisen en wensen uit.
Implementatie aanpak
Als je eenmaal voor een leverancier hebt gekozen, dan volgt daarna de implementatie. Het invoeren zal het succes van het planningssysteem maken of kraken. Het is daarom belangrijk dat de juiste mensen hierbij betrokken zijn. Daarnaast moet je goed stil staan bij een aantal vraagstukken.
Ga je het systeem centraal of decentraal invoeren? Bij een decentrale invoering heeft elke afdeling een behoorlijke vrijheid in hoe ze het gebruiken, bij een centrale invoering niet. Ga je het systeem big bang of gefaseerd invoeren? Dus alle afdelingen tegelijk of één voor één? En hanteer je een proces- of systeemgedreven invoering? Is jouw proces heilig of pas je hier en daar je proces aan op de mogelijkheden van de software?
Blijf optimaliseren
Zoals eerder aangegeven is het belangrijk dat je blijft sleutelen aan de organisatie van de planning. Wij vinden dat je dit ook met je planningssysteem moet doen. Wij zien vaak dat klanten niet meer naar de software omkijken als het eenmaal draait. Ze beginnen vaak met een minimale set aan functies met de intentie om het gebruik later uit te breiden. Helaas komt het er later dan niet meer van wegens andere prioriteiten.
De technologie schrijdt snel voort en aanbieders van software komen continu met nieuwe functies en vaak krijg je er ook nog eens gratis toegang toe. Maak optimaal gebruik van alle middelen die tot jouw beschikking staan en houd daarom nieuwe releases goed in de gaten.
Conclusie
Zoek de oplossing van je problemen met de planning niet te snel in een tool. Eerst de planning organiseren, dan pas automatiseren. In deze blog hebben we drie ingrediënten behandeld: processen, mensen en systemen. Zorg eerst dat je de processen en mensen op orde hebt. Een goed proces met de juiste mensen kan namelijk zonder een planning tool. Het kost alleen meer tijd en het is niet zo efficiënt.
Daarentegen, een planning tool gebruiken zonder een goede organisatie van je processen en/of mensen, is gedoemd te mislukken. Zorg dus dat je eerst de basis goed organiseert om dit vervolgens met de juiste planning tool te automatiseren en daarmee efficiënter te maken.
