Handig je resources plannen bespaart een hoop tijd. Niet alleen voor jou als planner, maar voor de hele organisatie maak je met een goede planning tijd vrij. Maar hoe plan je jouw resources nu makkelijker en effectiever in dan dat je nu doet?
In dit blogartikel geven we 10 hacks om jouw resource planning naar een hoger niveau te tillen.
1. Kies één verantwoordelijke
Naarmate je organisatie groeit, wordt het steeds belangrijker om centraal te plannen met een planner of resourcemanager.
Zorg dat deze persoon is gericht op stabiliteit en zekerheid en houdt van orde scheppen en iedereen hieraan houden. Daarbij moet de planner communicatief zijn en met stress en tegenslagen kunnen omgaan, want er zijn altijd onvoorziene omstandigheden die de planning door de war kunnen gooien.
2. Optimaliseer je planningsproces
Planning is een proces, niet een product. En aan een proces moet je voortdurend slijpen met KPI’s en targets om het te verbeteren. Een goede manier om je planningsproces te verbeteren is met de kwaliteitscirkel van Deming: Plan, Do, Check, act
- Plan: Bepaal je verbeterpunten en definieer hiervoor de KPI’s en het doel.
- Act: Voer het plan uit in de tijd waarin je het doel wil behalen.
- Check: Vergelijk je resultaten met de situatie ervoor.
- Act: Werk je plan van stap 1 bij op basis van de behaalde resultaten.
3. Houd de projectvoortgang bij
Een betrouwbare planning valt of staat met door wie en hoe vaak de projectvoortgang gerapporteerd wordt. Bij kleine projecten laat je dit door de projectmanager doen en bij grote projecten door de medewerkers zelf. Laat dit minstens elke week doen en vaker bij korte projecten en projecten die snel af moeten.
En wil je alles halen uit je planningsprognose? Gebruik dan de KPI “prognose planningsverschil” waarin je kijkt naar de totale benodigde uren voor alle projecten en of al die toekomstige uren al in de planning staan.
4. Plan je grote projecten eerst
Net als de Steven Covey’s habit “First things first” is het belangrijk om je grote projecten eerst te plannen. Op deze manier kun je de planning altijd passend maken met de kleinere opdrachten.
#Pro-tip: spreek geen harde deadlines af voor de kleine projecten – zo blijft je planning flexibel.
5. Voorkom multitasking
Multitasking is een van de grootste tijdverspillers. Een medewerker die aan 3 verschillende taken tegelijkertijd werkt, zorgt er altijd voor dat alle 3 taken vertragen. Het is simpele logica: door de taken één voor één af te werken zijn taak 1 en 2 altijd eerder klaar.
6. Elimineer verspillingen
Kijk eens kritisch naar welke verspillingen je kan elimineren. Denk aan reistijden, wachten op een taak, te veel opleveren aan klanten, onnodige fouten, overbodige administratie en overbelasting van je medewerkers. Altezamen bespaar je zo een hoop tijd binnen de organisatie.
7. Plan niet te gedetailleerd
Plannen is geen exacte wetenschap. Het doel is om capaciteit te reserveren, dus voorkom dat je te fijnmazig plant en overweeg om kleine taken te groeperen en in ‘blokken’ van X aantal uur te plannen.
8. Verwijder veiligheidsmarges
Uit onderzoek blijkt dat mensen activiteiten vaak veel te ruim inschatten, met veiligheidsmarges tot wel 50%! Zo blaas je de planning onnodig op en verspilt iedereen een hoop tijd. Dus, verwijder deze marges en vervang deze met één enkele buffer van 25% voor de gehele planning.
9. Werk met competenties
Vanaf een bepaalde omvang kun je niet meer uit het hoofd weten waar iedereen goed in is. Het plannen van de juiste mensen op de juiste projecten is echter cruciaal. Werk daarom met een competentiematrix en houd deze actueel.
10. Beveilig je planning
Een planning bevat vaak zeer vertrouwelijke klant- en persoonsgegevens, dus denk erom dat je deze veilig houd. Zorg voor veilige manieren van inloggen zoals Single Sign On of Multi Factor Authentication, beperk toegang tot de planningsdata tot “need to know only” en overweeg om pseudoniemen te gebruiken als je met strategisch gevoelige projecten werkt.
