Planning software voor ICT-bedrijven

Wij helpen ICT-bedrijven grip te krijgen op tijd. Het maakt niet uit of je nu software ontwikkelt, projecten uitvoert, advies geeft of managed services aanbiedt aan je klanten. Wij zorgen ervoor dat je efficiënt je projecten en medewerkers kunt plannen.

Automatiseer de planning zo veel als mogelijk

Geen één ICT-bedrijf is hetzelfde. De planning van een ontwikkelingstraject is anders dan het plannen van beheertaken voor je klanten. Dat snappen wij als geen ander, want wij zijn ten slotte ook een ICT-bedrijf met alle smaken in huis.

Zo bespaar je tijd en rond je al je opdrachten voor de deadline en binnen het budget af. Zo bespaar je tijd en rond je al je opdrachten voor de deadline en binnen het budget af. Tot slot verhoog je de productiviteit van je medewerkers, wat direct tot meer omzet en winst leidt. Bereken het hier.

Omschakelen naar iets professionelers

“Kleinere bedrijven kunnen de planning vaak prima doen met een spreadsheet. Op een gegeven moment moet je de overstap maken naar iets professionelers, zoals Timewax.”

Kendra van Zessen | KPN Werkplek

PROJECT MANAGER

Visualiseer de project planning met een Gantt Chart

Doorlooptijden, mijlpalen en afhankelijkheden

Balkenplanning

Als je bij een ICT-bedrijf werkt, dan heb je misschien wel eens Microsoft Project gewerkt. Hiermee kun je een Gantt Chart maken. Wij hebben een online variant gemaakt en hem een stuk eenvoudiger gehouden. Alle complexiteit hebben we er uit gelaten.

Als projectmanager wil je de planning van grote implementatie en software-ontwikkeling projecten graag visualiseren. Zeker als je veel verschillende activiteiten hebt die ook nogs een van elkaar afhankelijk zijn. Door de planning te visualiseren maken krijg je meer grip op het project en het communiceert ook super makkelijk met je projectteam, leveranciers en klanten

Versies

De project planning van ICT-projecten wil nog wel eens wijzigen. Daarom maak je met onze Gantt Chart verschillende versies van een project planning. Dit is erg handig, omdat je zo eenvoudig terugkijkt op vorige versies en deze eventueel kan herstellen.

Je vergelijkt meerdere versies van de project planning met elkaar, waardoor je ziet hoeveel de actuele project planning afwijkt van de oorspronkelijke versie. Je kan werken met concept en definitieve versies. Hierdoor kan je als projectmanager eerst een werkversie maken en bewerken zonder dat iedereen deze planning kan zien.

Voortgang

In Timewax houd je als projectmanager de voortgang van projecten en activiteiten bij. Je kan de voortgang ook laten bijhouden door de uitvoerende ontwikkelaars, testers of consultants. Zij kunnen dit op meerdere plekken in Timewax doen, zoals in urenstaten, de mobiele app en zelfs direct vanuit Outlook.

De voortgang wordt automatisch in de balk per activiteit weergegeven, zodat je gelijk ziet of je ergens uitloopt. Doordat je de mijlpalen en afhankelijkheden van een project bepaalt, tonen we je direct het kritieke pad. Dit pad is belangrijk, want zo zie je meteen of deadlines bij vertraging in gevaar komen.

SCRUM

Werken je software development teams volgens SCRUM? De Gantt Chart functie is namelijk ook een goede tool om Sprints en User Stories te visualiseren. Werk je met meerdere SCRUM-teams tegelijk? De multi-project weergave van de Gantt Chart geeft je eenvoudig een totaal overzicht van alle lopende SCRUM projecten.

In dit support artikel hebben we uitgewerkt hoe SCRUM termen zich vertalen naar begrippen in Timewax. Het beschrijft stap voor stap onze best practice hoe je SCRUM projecten opzet, hoe je Sprints en User Stories plant en hoe je vervolgens over de voortgang rapporteert.

Deze ICT-bedrijven plannen al met onze planning software

Grip op de capaciteit met een planbord

Voorbij Excel met drag & drop

Eenvoud

Met ons planbord krijg je grip op de beschikbaarheid van je medewerkers en de inzet op projecten. Met het planbord werken ICT-bedrijven heel visueel met onze planning software. Dat geeft direct inzicht en plannen wordt heel eenvoudig, want het is niets anders dan slepen met digitale magneten.

Het planbord is online en geeft wijzigingen direct door aan de medewerkers, bijvoorbeeld via Outlook. Heb je medewerkers in de buitendienst die vaak onderweg zijn? Dat is geen probleem. Wij stellen ze via onze mobiele app direct van alle wijzigingen in de planning op de hoogte.

Weergaven

In het planbord maak je persoonlijke en gedeelde weergaven waarmee je snel inzicht krijgt in de beschikbaarheid van je medewerkers. Zo maak je bijvoorbeeld voor de afdeling ontwikkeling weergaven om makkelijk ontwikkelaars, testers en projectmanagers van elkaar te onderscheiden.

Je kan ook competenties aan je medewerkers toekennen. Bij je ontwikkelaars wil je bijvoorbeeld vastleggen hoeveel ze weten van JAVA, PHP, Pega, Android en iOS. Want niets is fijner dan met een paar klikken zien welke kennis en vaardigheden voor je project beschikbaar zijn.

Samenwerken

Het planbord is een echt multi-user systeem, waarmee iedereen tegelijkertijd in de planning werkt. Hierdoor kijken planners, managers en projectmanagers altijd naar de meest actuele planning. Zo is er altijd maar één versie van de waarheid.

Met gebruikersprofielen bepaal je wat gebruikers mogen doen, bijvoorbeeld alleen de planning raadplegen. Daarnaast bepaal je welke gegevens ze mogen bekijken. Zo kan je instellen dat de afdeling support alleen maar de planning mag bewerken van alle beheerders, support engineers en service managers.

Aanvragen

Je kan het systeem zo instellen dat bijvoorbeeld account managers alleen maar aanvragen op projecten mogen boeken. Zo geven ze bijvoorbeeld aan dat ze voor een klant een consultant nodig hebben met verstand van Cybersecurity en Ethical hacking. De planner kan dan eenvoudig met die criteria beschikbare consultants vinden.

We bieden ook een uitgebreide workflow met de functie resource aanvragen. Zo zoekt bijvoorbeeld een projectmanager iemand met verstand van SAP en ICT-architectuur. Hij of zij checkt de beschikbaarheid van een specifieke consultant en geeft deze persoon op als een voorkeur bij het indienen van de aanvraag.

Faciliteer zelfplanning door je medewerkers

Koppel de Outlook agenda aan onze planning software

Word beter in project & resource planning

We bloggen graag over de organisatorische aspecten van project & resource planning om jou te inspireren.

Project planning

Scrum: Is een planningstool nodig?

De toegevoegde waarde van een planningstool bij werken met Scrum. Bij het ontwikkelen van software is Scrum niet meer weg te denken. Het is een

Lees meer »

Processen

De kunst van een storingsdienst plannen

Hoe een storingsdienst het beste in de capaciteitsplanning past Veel projectmatig werkende organisaties bieden producten aan die 24-uur per dag voor klanten beschikbaar moeten zijn.

Lees meer »

Organisatie

Het opsplitsen van je projecten

Vind met het opsplitsen van je projecten de balans tussen inzicht en werkbaarheid. Iedereen maakt de planning op zijn eigen manier. Plan je projecten als

Lees meer »

Volledig automatisch

"Het overzetten van de planning naar de agenda's van de medewerkers gaat nu volledig automatisch en dat scheelt veel tijd"

Olaf van der Sanden | Xibis

PROJECT TEAM MANAGER

Workflow voor urenstaten en goedkeuren

Onze planning software laat medewerkers binnen 30 seconden de werkelijk bestede tijd doorgeven

Snelle invoer

Met de functie urenstaten dienen medewerkers binnen dertig seconden hun uren voor de hele week in. Ze kopiëren eenvoudig de planning naar hun urenstaat en maken aanpassingen waar nodig. Dit versnelt het proces en voorkomt fouten.

Dit geeft extra grip op je ICT-projecten. Voor je projecten tegen een vaste prijs wil je zien of je binnen budget blijft, want een overbesteding komt uit de eigen portemonnee. Ook voor projecten op nacalculatie wil je op tijd een gesprek met je klant kunnen voeren als je ziet dat er een overbesteding aan zit te komen.

Automatisch najagen

Onze planning software houdt ook bij of de urenstaten vervallen zijn. Je stelt zelf in wanneer ze als vervallen beschouwd moeten worden. Je stelt bijvoorbeeld in dat op maandag om 12:00 uur iedereen zijn urenstaten van de week ervoor ingediend moet hebben.

Als er vervallen urenstaten zijn, dan herinnert onze planning software automatisch de medewerkers om hun urenstaat in te dienen. Met andere woorden, je hoeft ze niet meer na te jagen. Wij doen dat voor je. We blijven dat doen totdat ze hun urenstaat indienen. Met een eenvoudig rapport zie je altijd wie er achter loopt.

Workflow goedkeuring

De werkelijke uren van je medewerkers kan je laten goedkeuren door projectmanagers, afdelingsmanagers of door beide. Je kan dit per project instellen. Dat is erg handig, want projecten, managed services en adviesopdrachten zijn allemaal verschillend. Hierdoor vragen ze om een andere workflow.

Je kan de workflow ook uit zetten voor specifieke activiteiten, zoals interne projecten en algemene overhead activiteiten. Dit maakt het hele proces erg efficiënt en voorkomt bureaucratie.

Klaar in twee minuten

“Als ik een project voor een afdeling plan, dan ben ik in twee minuten klaar. Ik selecteer de medewerkers en sleep ze gewoon naar het project”

Martin Embregts | Telindus

PROJECT PLANNER SERVICE DELIVERY

Inzicht in de prestaties met dashboards

Visueel en interactief analyseren

Dashboards

Met de functie Analytics van onze planning software beschik je over een hele reeks dashboards waarmee je de performance van je bedrijf kan analyseren. Zo heb je altijd het juiste dashboard voor de juiste soort opdracht, want een software development project wil je nu eenmaal anders analyseren dan beheerwerkzaamheden.

Je analyseert individuele opdrachten voor klanten, maar ook groepen van klanten, een gehele portfolio en nog veel meer. Dat maakt het een krachtig instrument. Bovendien bepaal je per gebruiker welke dashboards ze mogen gebruiken en welke gegevens ze mogen zien.

Voortgang

Voor implementatie en software development projecten hebben we specifieke dashboards ontwikkeld. In Timewax houd je per onderdeel van je project de voortgang bij. Daardoor zie je in onze dashboards precies of je op koers light of dat je moet bijsturen. We doen ook een voorspelling van het verwachte begrotingsresultaat.

Daarnaast kun je ook precies zien wanneer de voortgang voor het laatst door je medewerkers is bijgewerkt. Zo zie je meteen hoe actueel de getoonde informatie is. Dat is belangrijk om te weten, voordat je besluiten neemt.

Financieel

Met projecten en managed services tegen een vaste prijs is het interessant om te kijken of je binnen het budget in euro’s blijft. In Timewax kun je met uurtarieven werken. Als je een senior ICT-consultant inzet terwijl je in de begroting uitging van een junior consultant, dan zie je met onze dashboards ook de performance in prijsverschillen.

Werk je met kostprijstarieven? Dan laten we in onze dashboards het rendement per project zien. Je vergelijkt de begrote marge met de werkelijke marge, die gebaseerd is op de werkelijk bestede uren van je medewerkers. Zo zie je of je project winstgevend is en of je achterloopt.

Productiviteit

De functie Bezetting is een specifiek dashboard waarmee je uitgebreid de productiviteit van je bedrijf analyseert. Het geeft bijvoorbeeld een prognose op de toekomstige werkdruk naar afdeling, functie en competentie. Zo neem je gefundeerde beslissing over het uitbreiden dan wel inkrimpen van je personeelsbestand.

In deze functie maak je je eigen weergaven en selecties. Zo zie je bijvoorbeeld de beschikbaarheid in uren, dagen of in een percentage van de werkbare uren. Je kunt daarnaast filteren naar facturabele opdrachten en ook een onderscheid maken in de ‘harde’ en ‘zachte’ planning.

Integraties voor ICT-bedrijven

Onze planning software integreert naadloos met typische systemen waar ICT-bedrijven mee werken, zoals ERP systemen, Identity Providers en Office 365. We haken aan op de systemen die je al hebt en dat bespaart tijd.

Planning software voor ICT-bedrijven

Automatiseer de planning zo veel als mogelijk

Omschakelen naar iets professionelers

Visualiseer de project planning met een Gantt Chart

Doorlooptijden, mijlpalen en afhankelijkheden

Balkenplanning

Versies

Voortgang

SCRUM

Deze ICT-bedrijven plannen al met onze planning software

Grip op de capaciteit met een planbord

Voorbij Excel met drag & drop

Eenvoud

Weergaven

Samenwerken

Aanvragen

Faciliteer zelfplanning door je medewerkers

Word beter in project & resource planning

Scrum: Is een planningstool nodig?

De kunst van een storingsdienst plannen

Het opsplitsen van je projecten

Volledig automatisch

Workflow voor urenstaten en goedkeuren

Onze planning software laat medewerkers binnen 30 seconden de werkelijk bestede tijd doorgeven

Snelle invoer

Automatisch najagen

Workflow goedkeuring

Klaar in twee minuten

Inzicht in de prestaties met dashboards

Visueel en interactief analyseren

Dashboards

Voortgang

Financieel

Productiviteit

Integraties voor ICT-bedrijven

Alle voordelen van onze planning software op een rij

Performance vanuit meerdere perspectieven

Sterke visualisatie van de planning

Integraties met andere systemen

Workflow resource aanvragen

Volledige integratie met Outlook

Interactieve en aanpasbare dashboards

Ontdek onze software voor resource planning

Timewax

Gratis eBook: 8 bouwstenen van resource planning

Potentiële omzetstijging