PinkRoccade
Local Government
Die Niederlande
375 Mitarbeiter
PinkRoccade Local Government ist ein IKT-Unternehmen, das spezifische Software für Kommunalverwaltungen, Wasserverbände und andere staatliche Institutionen entwickelt und diese mit automatisierten Lösungen bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt.
PinkRoccade Local Government besteht aus sieben verschiedenen unabhängigen Geschäftseinheiten und ist Teil der Total Specific Solutions (TSS) Group.
Als Planer und Projektmanager sind Rick van Son und Cindy de Bresser das Bindeglied zwischen der internen Planung und den Beratern beim Kunden. Cindy konzentriert sich auf den Geschäftsbereich Finanzen und Service und Rick ist für den Geschäftsbereich Informationsdienste verantwortlich. Gemeinsam sind sie Hauptnutzer von Timewax und vom ersten Tag an sowohl an der Implementierung als auch an der täglichen Verwaltung von Timewax beteiligt.
Zuvor haben wir die Planung in Exact und in den Outlook-Agenda der Mitarbeiter registriert. Diese Arbeitsweise führte zwar zum gewünschten Ergebnis, war jedoch sehr arbeitsintensiv. Die Herausforderung bestand damals wie heute darin, dass die verschiedenen Geschäftsbereiche weitgehend autonom waren. Dies macht es manchmal schwierig, eine klare Arbeitsweise zu finden.
Projektmanager und Planer erstellten die Planung in Excel, teilten sie mit Kollegen, indem sie sie in ihre Outlook-Agenda einfügten, und schließlich wurde alles in Exact aufgezeichnet. Dies war mit viel manueller Arbeit verbunden, die vor allem auf die Kapazitätserfassung abzielte. Die vorausschauende Besetzung war sehr begrenzt und arbeitsintensiv. Zudem war es nicht möglich, die Planung aus Projektsicht zu betrachten.
Im Jahr 2020 haben wir von Exact auf AFAS Software umgestellt. Gleichzeitig wurde mit der Erforschung eines Planungstools begonnen, das mehr Einblick in Auslastung und Kapazität bietet.
Nach dem Vergleich mehrerer Planungstools erwies sich Timewax als die beste Option. Ausschlaggebend war die 2-Wege-Integration sowohl mit Outlook als auch mit AFAS. Darüber hinaus wurde Timewax bereits von mehreren Schwesterorganisationen innerhalb der TSS-Gruppe erfolgreich eingesetzt.
Die Implementierungszeit war intensiv, teilweise aufgrund des unterschiedlichen AFAS-Designs bei PinkRoccade. Wir haben jetzt einen Plan, auf den sich jeder verlassen kann. Für Planer helfe es enorm, dass die Aufzeichnung der Planung sehr leicht zugänglich sei: „Man kann sehr einfach zwischen den Beratern blättern, kopieren und wechseln.“
Die Planung geht automatisch in die Agenda der Berater über und durch die 2-Wege-Integration mit Outlook werden die Termine aus der Agenda auch mit Timewax synchronisiert. All dies hilft der Planung, eine korrekte und vollständige Planung durchzuführen. Ein weiterer großer Vorteil besteht darin, dass die tatsächliche Kalkulation nun sofort in AFAS erfasst wird. Projektmanager haben somit direkten Einblick in den Status ihrer Projekte.
Auch für die Berater ergibt sich eine Zeitersparnis. In der Vergangenheit mussten sie bei der Buchung tatsächlicher Zeit viel nach den richtigen Projektcodes suchen und es war schwierig herauszufinden, was sie wann getan hatten. Da die Planung nun mit Timewax abgeschlossen ist, liegen die richtigen Regeln bereits vor. Berater müssen lediglich die Regeln überprüfen und können diese dann sofort einreichen. Dadurch werden deutlich weniger Fehler gemacht und die Qualität hat sich enorm verbessert.
Ziel ist es, dass sich in Zukunft noch mehr Geschäftseinheiten an Timewax beteiligen. Dies macht es noch einfacher, einen Gesamtüberblick über die Verfügbarkeit zu erhalten und einen einfachen Einblick in die Belegung zu erhalten.
Wir werden auch den nächsten Schritt mit allen in Timewax verfügbaren Dashboards und Berichten gehen. Wir werden mit Timewax zusammenarbeiten, um Bedürfnisse zu identifizieren und herauszufinden, wie diese erfüllt werden können. Durch diesen Schritt wird das Management noch besser informiert und Projektmanager erhalten mehr Informationen, um Kunden noch besser und schneller bedienen zu können.
PinkRoccade
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