Gijs Viester is sinds drie jaar samen met Koen Los eigenaar van ICT-bedrijf Vindicta. Vindicta specialiseert zich in het inrichten, optimaliseren en beheren van kantoorautomatisering (veelal) in de cloud. Dit doen ze voornamelijk voor MKB en groot-MKB in het midden van het land. Al zijn er altijd leuke uitzonderingen die de regel bevestigen.
Voordat Gijs mede-eigenaar was werkte hij 15 jaar lang als consultant en was hij verantwoordelijk voor de planning en de projecten binnen het bedrijf. “Wij zijn eigenlijk altijd al zoekende geweest voor een goede planning tool”, vertelt Gijs, “want met meerdere ingangen waarop de agenda’s geboekt worden was plannen bij Vindicta altijd een uitdaging!”
De consultants van Vindicta werken meestal voor meerdere klanten tegelijkertijd. Zo zijn er terugkerende klantbezoeken, projecten die geboekt kunnen worden en daarnaast ook nog eens eigen agenda’s voor interne en externe meetings. “Dat verschil levert nogal wat uitdaging op in het plannen van projecten en überhaupt in het plannen van afspraken”.
Gijs was altijd de eindverantwoordelijke voor de planning. Met de groei van het team werd plannen steeds meer een uitdaging en door de tijd heen heeft hij veel verschillende tools gebruikt. “We begonnen met Excel en we hebben geëxperimenteerd met verschillende planningtools zoals Float. Maar uiteindelijk liepen we altijd tegen dezelfde beperking aan: dubbele boekingen omdat geen enkele tool kon koppelen met onze Outlook agenda’s”.
Er werd bijvoorbeeld een project geboekt of een terugkerende klantafspraak, terwijl ondertussen iemand zelf al een afspraak had gemaakt in zijn Outlook agenda. Zo ontstonden dubbele afspraken, wat niet alleen intern stress opleverde, maar soms ook bij klanten.
In 2019 ging Vindicta opnieuw op zoek naar een planningstool. Het belangrijkste selectiecriterium voor de tool was een 2-way sync met onze Outlook agenda en de enige tool die naar voren kwam was Timewax. “Een demo van Aukje maakte duidelijk dat Timewax inderdaad kon wat we zochten en tijdens een Proof of Concept in 2020 werkte Timewax perfect en deed de tool precies wat wij verlangden”.
“Ook was de Timewax koppeling met Exact Online een voordeel: ieder project komt in Exact Online te staan en door de koppeling met Timewax kunnen we direct de boekingen doen op die projecten”.
“Daarnaast heb ik vaak met de supportafdeling geschakeld, zowel over technische uitdagingen als op projectniveau. Dan krijg ik altijd een kritische blik op mijn vragen en geeft support verschillende methodes om beter gebruik te maken van Timewax. Op deze manier kritisch met ons meedenken en het aandragen van alternatieve methodes, dát is precies wat wij verlangen van onze partners en hoe wij ook met onze eigen klanten werken”.
“Op de vorige manier van werken was de planning echt stressverhogend”. Bij de consultants kwamen bijvoorbeeld dubbele klantafspraken die toch weer verzet moesten worden. “Door te plannen met Timewax zijn onze agenda’s overzichtelijker. Dit geeft ons de rust om onze taken goed af te ronden en betere kwaliteit te leveren”.
Daarnaast werkt Vindicta nu meer met rapportages zoals het projectbudgetten overzicht. “Projectmanagement is daardoor een stuk makkelijker geworden,” vertelt Gijs, “want we zien nu vooraf aan een project voor hoeveel uur het is verkocht, hoeveel uur daadwerkelijk is ingeboekt en hoeveel uur er dus nog beschikbaar is om het af te ronden”.
Aan de ene kant maakt Timewax dus de agenda’s voor consultants overzichtelijker en aan de andere kant geeft het de planner inzicht in de bezetting en de capaciteit die nog beschikbaar is. “Dat scheelt een hoop tijd en geeft ons ruimte om naar het grotere plaatje te kijken, bijvoorbeeld: hoe staat het met de capaciteit? Welke projecten kunnen vallen en wat heeft dat dan voor impact op de planning in de aankomende periode?”
“Door zulke inzichten in onze organisatie kunnen we nu verder vooruit kijken, naar een halfjaar of een jaar. Daardoor kunnen we bouwen op onze planning en meer werk verrichten – dat maakt Timewax een enorm belangrijke tool”.
“In de toekomst willen we Timewax gebruiken om nog meer inzicht in onze organisatie en bedrijfsvoering te krijgen”. Vindicta gebruikt de tool nu zo’n 3 jaar, maar in het begin hebben ze er slechts beknopt gebruik van gemaakt. Maar, “nu hebben we onze planning op orde en zijn we bezig om onze bezettingsgraad inzichtelijker te maken,” legt Gijs uit. Tot slot zijn er altijd nog verbetermogelijkheden, bijvoorbeeld met onze “Outlook agenda’s en de projecten waar we op koppelen en op securityvlak door gebruik te maken van Timewax Single Sign On – zo blijft er altijd nog wel iets wat we nóg handiger kunnen inrichten”.
Neem een interactieve tour, boek een op maat gemaakte live demo of start een gratis proefperiode. Wil je gewoon wat advies? Neem gerust contact op met een van onze planningsexperts voor een gratis consult.
TimewaxAsterweg 17A1, Amsterdam
OPLOSSINGEN
OVER ONS
CONTACT
Asterweg 19 D12
1031 HL Amsterdam
Nederland
KvK: 34241521
BTW: NL8157.72.609.B01
