Einführung der Planungssoftware: Teil 1.
Sie haben sich für neue Software für Projekt- & Ressourcenplanung entschieden. Jetzt ist die Zeit der Einführung gekommen. Nur eine Frage, es anzupacken, oder? Oder vielleicht doch lieber etwas über den Ansatz nachdenken? Durch viele Blogs erkläre ich, worüber Sie zu entscheiden haben, damit die Einführung erfolgreich verläuft. Teil 1: Die zentrale oder dezentrale Einführung Ihrer Planungssoftware.
Für diese Blogs nehme ich die Einführung von Personalplanungssoftware (wie Timewax) als Beispiel. Ich unterscheide hierbei zwischen Modulen für Planung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Berichtserstellung. Es spricht für sich selbst, dass die Grundlagen in diesem Blog allgemein für jede beliebige Art von Software gelten.
Kleine und große Betriebe
Zentral oder dezentral einführen: Wenn Sie einen kleinen Betrieb mit 10 Mitarbeitern haben, müssen Sie über diesen Punkt nicht nachdenken. Die Einführung erfolgt per definitionem zentral. Bei einem Betrieb mit mehreren Abteilungen, die möglicherweise auch noch über mehrere Niederlassungen verteilt sind, muss das nicht unbedingt auf der Hand liegen.
Zentral einführen
Bei einem zentralen Ansatz werden Sie die Software für Projekt- & Ressourcenplanung nach einem Thema organisieren. Sie gehen aus von “one size fits all” und wickeln dies in allen Abteilungen ab.
Das hat Vorteile, weil Sie dann mit einer Standardausstattung der Software arbeiten können. Das erleichtert auch die Berichte auf Gruppenebene, weil alle Angaben nach derselben Struktur aggregiert werden können.
Die zentrale Einführung des Projekts wird weniger Geld kosten und sorgt für mehr Kontrolle über das System. Schließlich wird bei einem zentralen Ansatz auch besser über zwischen Abteilungen stattfindende Prozesse und die Rückwirkungen davon nachgedacht, beispielsweise bei der Planung und den Berichten.
Aber es gibt auch Nachteile. Weil Sie von einer Ausstattung der Software ausgehen, werden Sie mehr Zeit benötigen, um dies mit allen Abteilungen abzustimmen. Es kann deshalb länger dauern, bis die erste Abteilung mit der Software arbeiten kann.
Wenn es Unterschiede zwischen den Bedürfnissen auf zentraler Ebene und dem, was man in der Abteilung benötigt, gibt, kann es auch zu Widerstand kommen. Außer dem Widerstand führt die Beteiligung aller Abteilungen und ihrer Wünsche sowieso dazu, ein komplexeres Projekt kontrollieren zu haben.
Dezentral einführen
Wenn Sie die Software für Projekt- & Ressourcenplanung dezentral einführen, ist jede Abteilung zu 100 % für die Einführung verantwortlich. Es gibt kaum oder keine zentrale Koordination.
Es ist ein Vorteil des dezentralen Ansatzes, dass die erste Einführung schnell zu geringen Kosten erfolgen kann. Es ist auch ein relativ einfaches Projekt und es wird wenig Widerstand aus der Abteilung geben. Sie haben jedenfalls freie Hand, die Software nach Ihrer eigenen Vorstellung zu verwenden.
Für die Abteilungen wird es auf diese Weise auch schneller gehen, alte System abzuschaffen.
Ein Nachteil des dezentralen Ansatzes ist, dass die Software durch die Abteilung auf unterschiedliche Arten verwendet werden kann. So wird das System uneinheitlich verwendet. Es wird dann auch schwieriger sein, aggregierte Berichte auf Gruppenebene zu erhalten.
Mit einem dezentralen Ansatz haben Sie auch weniger Einfluss auf die Entwicklungen, die sich in den Abteilungen ereignen.
Erwägungen
Die Wahl zwischen einer zentralen Einführung oder einer Einführung nach Abteilung ist natürlich nicht die Wahl zwischen scharz oder weiß. Es gibt viele Grauzonen. Es hängt davon ab, wie viel Ehrgeiz das Unternehmen hat, möglichst viel nach einem Prozess und in einem System zu arbeiten. Das ist übrigens an sich kein Ziel.
Anhand der folgenden drei Betriebsfaktoren können Sie einschätzen, welche Vorgehensweise am besten zum Unternehmen passt:
- 1. Struktur und Kultur
- 2. Umsatzverantwortung
- 3. Integration Betriebsführung
Wenn eine starke zentrale Struktur und Kultur herrschen, spricht das für einen zentralen Ansatz. Das erkennt man oft gut in der Unternehmensstruktur wieder. Wenn dort ein starker Vorstand mit vielen Stabsabteilungen ist, liegt ein zentraler Ansatz mehr auf der Hand.
Dasselbe gilt dafür, in welchem Umfang Abteilungen umsatzverantwortlich sind. Je mehr umsatzverantwortlich Abteilungen sind, desto mehr können sie auch ihre eigenen Kosten bestimmen. Das verleiht ihnen oft die Autonomie, selbst Entscheidungen bei der Mittelverwendung zu treffen, sowie die Anschaffung und Verwendung von Software.
Schließlich zählt der Umfang der Eingliederung. Wenn Abteilungen kaum miteinander für Kunden zusammenarbeiten, hat ein zentrales System und somit ein zentraler Ansatz nicht so viel Sinn. Bei sehr viel Zusammenarbeit ist ein zentraler Ansatz gerade wichtig, weil Prozesse und Systeme dann ganz besonders aufeinander abgestimmt werden müssen.
