Sobald Sie Projekte übernehmen, planen Sie diese rechtzeitig. Je nachdem, wie Ihre Projekte verlaufen, werden Sie nach und nach herausfinden, ob Sie genügend Stunden eingeplant haben. Wenn Sie dies jedoch seinen Lauf lassen, können zwei schmerzhafte Situationen auftreten. Wenn Sie zu eng geplant haben, stehen Ihnen nicht genügend Ressourcen zur Verfügung, da Ihre Mitarbeiter bereits anderen Projekten zugewiesen sind. Wenn Sie zu viel eingeplant haben, werden die Mitarbeiter viel Zeit mit verschränkten Händen verbringen.
Um diese Situationen zu verhindern, ist es wichtig, den Fortschritt von Projekten zu messen, damit Sie rechtzeitig und wirksame Anpassungen vornehmen können. Neugierig, wie Sie das machen? Dann lesen Sie schnell weiter.
Möglichkeiten, den Fortschritt zu messen
Es gibt drei Möglichkeiten, den Projektfortschritt zu messen.
1. Schwächster Weg
In dieser Situation wird der Fortschritt nicht gemessen, sondern anhand der geplanten Stunden ermittelt. Ein Projekt ist beispielsweise für 100 Stunden geplant. Dann schauen Sie sich an, wie viele Stunden verbracht wurden. Wenn dann 40 Stunden aufgewendet wurden, gehen wir davon aus, dass noch 60 weitere Stunden für die Fertigstellung erforderlich sind. Dies ist die schwächste Methode zur Messung des Fortschritts, da wir alle wissen, dass die Ausgaben selten linear zum Fortschritt verlaufen.
2. Besserer Weg
Hier messen Sie den Fortschritt, bestimmen den Fortschritt jedoch anhand der Vergangenheit. Wenn beispielsweise das 100-Stunden-Projekt zu 60 % abgeschlossen ist, gehen Sie davon aus, dass die restlichen 40 % des Projekts in 40 Stunden erledigt werden. Dennoch wissen wir alle, dass vergangene Ergebnisse keine Garantie für die Zukunft sind und es daher zu falschen Erwartungen darüber kommen kann, wann das Projekt abgeschlossen sein wird.
3. Der beste Weg
Es ist am besten, für jedes Projekt die „geschätzte Zeit bis zur Fertigstellung“ zu kennen. Zusätzlich zur Messung des Fortschritts anhand eines Fertigstellungsgrads (Vergangenheit) können Sie abschätzen, wie viel Zeit noch für die Fertigstellung benötigt wird (Zukunftsprognose). Dadurch erhalten Sie die genaueste Schätzung der noch benötigten Stunden.
Je nach Fortschritt anpassen
Sobald Sie Einblick in den Fortschritt Ihrer Projekte haben, können drei Situationen auftreten.
1. Fortschritt und geplante Stunden sind linear
In diesem Fall entspricht der Projektfortschritt genau den budgetierten und geplanten Stunden. Mit anderen Worten: Dieses Projekt schreitet wie geplant voran und Sie müssen nichts dagegen tun.
2. Es wird weniger Kapazität benötigt als reserviert
In diesem Fall wird Zeit gespart. Beispielsweise beträgt die „geschätzte Zeit bis zur Fertigstellung“ 10 Stunden und jemand ist für 40 Stunden eingeplant. Das bedeutet, dass der Person 30 Stunden Zeit für andere Aktivitäten oder Projekte zur Verfügung stehen.
3. Es wird mehr Kapazität benötigt als geplant
Hier müssen Sie also zusätzliche Ressourcen einplanen, um zu verhindern, dass das Projekt nicht abgeschlossen werden kann, weil Ihnen keine Mitarbeiter mehr zur Verfügung stehen. Sie müssen schnell damit beginnen, Überstunden für die Mitarbeiter zu beantragen, die an Ihrem Projekt arbeiten, oder möglicherweise zusätzliche Mitarbeiter einplanen.
Ergebnis
Durch den Einblick in den Fortschritt Ihrer Projekte wissen Sie also immer, ob Sie für die Zukunft genügend Stunden eingeplant haben. So finden Sie Platz für aktuelle Projekte und wissen, wann Sie Platz für neue Projekte haben. Wollen Sie Gas geben oder drohen aktuelle Projekte ins Stocken zu geraten? Geben Sie dann einen klaren Einblick in den Fortschritt und „finden“ Sie die Zeit, die effektiver genutzt werden kann. Mit anderen Worten: Auf diese Weise können Sie Zeit gewinnen.
