Der effektive Einsatz Ihrer Mitarbeiter für Ihre Projekte ist wie ein Puzzle. Schließlich gilt es, die Mitarbeiter mit den richtigen Kompetenzen den entsprechenden Projektanforderungen zuzuordnen. Das ist nicht immer einfach, insbesondere wenn man dafür keinen strukturellen Ansatz hat.
Deshalb führen wir Sie in diesem Blogartikel durch 6 Schritte, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter effektiver in den Projekten einsetzen können.
1. Analysieren Sie Ihre Projekte
Beginnen Sie mit einer Analyse der Projekte, an denen Sie gerade arbeiten, und der Projekte, die sich in der Pipeline befinden. Schauen Sie sich die spezifischen Fähigkeiten und Kompetenzen an, die für jedes Projekt erforderlich sind. Überlegen Sie dann, welche Art von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zielen damit verbunden sind. Auf diese Weise können Sie ermitteln, welche Fähigkeiten für die erfolgreiche Durchführung jedes Projekts erforderlich sind.
Tipp : Sie können sich unnötig lange damit beschäftigen. Beschränken Sie sich daher nur auf die wichtigsten Kompetenzen, die über den Projekterfolg entscheiden.
2. Erstellen Sie eine Kompetenzmatrix
Wenn Ihre Projekte klar sind, ist es an der Zeit, sich die Kenntnisse und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter anzusehen. Ermitteln Sie den Erfahrungsstand, relevante Ausbildungen und Zertifikate, Spezialisierungen und besondere Leistungen in früheren Projekten. Identifizieren Sie außerdem die Stärken und Schwächen (einschließlich der zwischenmenschlichen Fähigkeiten), wo das Wachstumspotenzial jedes Einzelnen liegt und wie hoch die Kosten für den Einsatz jedes Mitarbeiters sind.
Denken Sie daran, hier mit objektiven Kriterien zu arbeiten, indem Sie beispielsweise jeden Aspekt vom Basisniveau bis zum Expertenniveau bewerten oder Zahlen von 1 bis 5 verwenden. Überlegen Sie, was Sie unter jeder Punktzahl erwarten.
3. Ordnen Sie die Kompetenzen den Projekten zu
Gleichen Sie nun die erforderlichen Kompetenzen jedes Projekts mit den Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter ab. Berücksichtigen Sie Effektivität, Kosten und Wachstumschancen. Es kann vorkommen, dass ein Senior über die Kompetenzen verfügt, die erforderlichen Aufgaben am effektivsten zu erfüllen, die Kosten für das Projekt jedoch zu hoch werden. Darüber hinaus kann dies die Wachstumschancen Ihrer Junioren und Medioren und damit auch das Wachstum Ihres Unternehmens einschränken.
So verhindern Sie auch, dass Mitarbeiter unter oder über ihrem Niveau arbeiten und dadurch Langeweile oder Burnout bekommen.
4. Stellen Sie fest, ob Sie Rekrutierungs- und Schulungsbedarf haben
Natürlich kann es vorkommen, dass es Projekte gibt, für die Sie nicht über die richtigen Kompetenzen verfügen. In diesem Fall haben Sie mehrere Möglichkeiten, zum Beispiel den Kauf bestimmter Schulungen oder die Beauftragung eines Senior-Mentors, einem Junior seine/ihre Kompetenzen zu vermitteln. Darüber hinaus können Sie natürlich auch neue Mitarbeiter oder Freelancer mit den nötigen Kompetenzen rekrutieren oder einen Teil des Projekts an einen Spezialisten auslagern.
Berücksichtigen Sie auch die organisatorischen Ziele für die Zukunft – passt beispielsweise die Rekrutierung neuer Mitarbeiter zu diesen Zielen oder ist es in dieser Phase besser, mit Freelancern oder Externen zusammenzuarbeiten ?
5. Kommunizieren und motivieren
Sobald Sie die richtigen Leute den richtigen Projekten zugewiesen haben, kommunizieren Sie klar und deutlich die Gründe für Ihre Zuweisungen. Schließlich haben Sie ausführlich daran gearbeitet und darüber nachgedacht. Wenn Sie die Mitarbeiter in Ihre Überlegungen einbeziehen, verstehen diese ihre Aufgabe besser und Sie erhöhen die Chance, dass sie motiviert sind, an dem Projekt zu arbeiten.
Tipp : Vergessen Sie nicht, Ihre Anerkennung für die einzelnen Kompetenzen zum Ausdruck zu bringen und anzugeben, wie Sie Zuweisungen zu Projekten, Wachstum und Entwicklung erleichtern.
6. Überwachen und bewerten
Schließlich ist es wichtig, dass Sie während der Projekte die Leistung des Teams und der Teammitglieder im Auge behalten. So können Sie beurteilen, ob Ihre Kompetenzzuordnungen noch wirksam sind und ob es notwendig ist, Anpassungen vorzunehmen, Mitarbeiter einem anderen Projekt zuzuordnen oder externes Fachwissen hinzuzuziehen.
Ein weiteres Ergebnis der Überwachung und Bewertung ist, dass Ihr Vergabeprozess für neue Projekte besser und einfacher verläuft.
