Erkennen Sie dieses Problem speziell für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften? Wir können Kapazitäten planen, aber die Erfassung der Aufgaben und deren Status wird an anderer Stelle nachverfolgt. Unsere Mitarbeiter arbeiten daher immer in unterschiedlichen Systemen und wenn sich die Planung ändert, müssen wir auch alles in unterschiedlichen Systemen aktualisieren.
Das ist natürlich ein umständlicher Prozess, bei dem regelmäßig viel Zeit verloren geht. Deshalb diskutieren wir in diesem Blogartikel, wie dies in ein System integriert werden kann.
Verteilte Informationen
Der größte Engpass, den wir bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sehen, besteht darin, dass ihre Informationen über viele verschiedene Systeme verteilt sind. Beispielsweise erfolgt die Kapazitätsplanung mit allen Kunden und Mitarbeitern in Tabellenkalkulationen: Links eine lange Kundenliste und rechts diese mit den verfügbaren Kollegen verknüpft.
Als Planungstool funktioniert das an sich gut, aber es hört auch nur bei der Planung auf – in der Tabellenkalkulation bekommt man keine Informationen über den Kunden und was dafür zu tun ist. Dabei werden die Kundendaten, getroffene Vereinbarungen, offene und erledigte Aufgaben sowie der Projektstatus in einem ERP-System wie AFAS gepflegt.
In der Praxis schaut man sich als Mitarbeiter zunächst in Excel die Kunden an, für die man eingeplant ist. Dann schauen Sie sich Ihre Aufgaben in AFAS an und sehen, dass Sie beispielsweise einen Jahresabschluss erstellen müssen. Anschließend öffnen Sie die Buchhaltungssoftware, um den Status zu überprüfen und festzustellen, ob das Projekt für Sie startbereit ist.
Und wenn sich der Zeitplan ändert? Anschließend durchlaufen Sie den gesamten Vorgang noch einmal.
Planung & Aufgaben integriert
Um diesen Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen, möchten Sie, dass alle Informationen an einem Ort zentralisiert sind. Innerhalb Ihrer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft möchten Sie einerseits ein klares Bild über die verfügbaren Mitarbeiter haben und diese dem Kunden zuordnen. Andererseits muss den Mitarbeitern klar sein, was sie während ihres Einsatzes zu tun haben. Schließlich ist es sinnvoll, wenn die richtigen Kollegen nach Abschluss bestimmter Aufgaben eine Benachrichtigung erhalten, beispielsweise „Der Kunde hat alle Daten übermittelt“, damit Sie den Jahresabschlussentwurf erstellen können.
Hierfür benötigen Sie ein Tool mit Anbindung an Ihr ERP-System (AFAS, Exact usw.), sodass alle Quelldaten automatisch abgerufen werden. Mit diesen Daten können Sie dann sowohl Ihre Kapazitäten als auch Ihre Aufgaben planen und diese Ihren Mitarbeitern in einem Ganzen präsentieren. Im weiteren Projektverlauf können die Aufgaben abgehakt und die tatsächlich geleisteten Stunden im ERP-System aktualisiert werden.
Neugierig, wie das in der Praxis aussieht? Dann besuchen Sie unseren Stand auf der Accountancy Expo am Dienstag, 20. Juni 2023. Wir zeigen Ihnen in Echtzeit, wie Sie Ihre Kapazitätsplanung und Aufgabenplanung mit der Benutzerfreundlichkeit der altmodischen Plantafel in einer Übersicht zusammenführen können.
