Effektiv planen anhand der sieben Eigenschaften von Stephen Covey
In diesem Blog über effektive Planung wende ich Stephen Coveys Theorie „Sieben Gewohnheiten hocheffektiver Menschen“ auf die Welt der Projekt- und Ressourcenplanung an. Ich konzentriere mich speziell auf Prozess und Menschen.
1. Planen Sie Ihre Projekte auf proaktive Weise
Effektives Planen ist eine proaktive Aktivität. Sie sollten sich nicht erst auf die Schnelle einen Zeitplan erstellen, wenn Ihre Projekte bereits am Laufen sind. Eine proaktive Haltung funktioniert außerdem auch nur, wenn man die Verantwortung für die Planung klar macht und die verantwortlichen Rollen den richtigen Personen dafür gibt.
Wenn es um laufende Projektvorschläge geht, können Sie beispielsweise die Kundenbetreuer damit beauftragen, den erforderlichen Zeit- und Ressourcenaufwand einzuschätzen. Dies können Sie zum Beispiel für Projekte tun, von denen Sie schätzen, dass sie innerhalb von drei Monaten starten. So können Planer und Abteilungsleiter schon mal das Personal vorbereiten und bei Bedarf mit der Rekrutierung und Schulung beginnen.
Um effektiv planen zu können, braucht man zunächst einen effizienten Prozess. Darüber hinaus müssen Sie sich regelmäßig mit Ihren Kundenbetreuern, Planern und Projektmanagern beraten. Dies ist wirklich notwendig, den ohne die Besprechungen ist es schwierig, sich zukunftsgerichtet vorzubereiten. Überdies ist es wichtig, dass Sie und Ihre Kollegen sich an die Prozesse halten und allen klar ist, wie viel Ressourcen kurz- und mittelfristig benötigt werden.
2. Für effektives Planen muss man mental beim Ende beginnen
Der Merksatz „beginnen Sie mental mit dem Ende“ bedeutet, dass man alles zweimal erstellen muss. Dies gilt auch für den Planungsprozess. Legen Sie zunächst fest, was der Zweck der Planung ist, also was Sie damit erreichen wollen. Viele überspringen diesen Schritt, denn Projektleiter und Planer lieben es tatkräftig zu sein und sich gleich ans Werk zu machen.
Es versteht sich von selbst, dass Sie bei Projekten einen Zeitplan erstellen. Das steht nicht zur Debatte, aber was ist der Zweck des Planungsprozesses? Wenn Sie sich regelmäßig mit Projektleitern und Planern treffen, um Angebot und Nachfrage aufeinander abzustimmen, dann muss auch auf einen höheren Zweck abgezielt werden.
Das Ziel kann beispielsweise sein, den Prozentsatz der abrechenbaren Stunden der Mitarbeiter zu erhöhen. Ein weiteres Ziel kann darin bestehen, Verzögerungen bei Projekten zu reduzieren. Der erste Schritt einer effektiven Planung ist also die Zielsetzung (das „Was“). Darauf folgt der zweite Schritt, nämlich Fortschritte zu verfolgen und sie unter einander zu diskutieren. Lesen Sie den Blog ‚Ein Prozess zur Projekt- und Ressourcenplanung‘, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten.
3. Tun Sie das Wichtigste zuerst
Diese Eigenschaft besagt, dass man den wichtigsten Dingen Priorität geben muss, wenn man so effektiv wie möglich sein will. Auf diese Weise erreicht man sein Ziel bestmöglich und behält außerdem auch die Kontrolle über Nebensächlichkeiten. Wenn man seine Aufmerksamkeit vorrangig Nebensächlichem widmet, dann geht das Wichtigste unter. Dies illustriert Covey anhand des Bilds der beiden Töpfe mit Steinen sehr schön. Mehr darüber gibt es in diesem Blog zu lesen.
Wenn man dies auf die Planung überträgt, bedeutet es, dass man den großen Projekten, die man für seine Kunden durchführt, Priorität geben muss. Um so effektiv wie möglich zu planen, ist es wichtig, zunächst die großen Projekte zu planen und dann die kleinen Projekte zu verwenden, um die Lücken zwischen den großen zu füllen.
Kleine Projekte kann man problemlos verschieben, um flexibel zu bleiben. Jeden Tag ändert sich an Ihren Projekten etwas, sodass Flexibilität essenziell ist. Treffen Sie, was diese kleinen Projekte angeht, keine festen Vereinbarungen mit Kunden darüber, wann sie fertig sein werden. Falls Sie dies doch tun, geben Sie sich dann eine große Marge, beziehungsweise arbeiten Sie nach dem Prinzip ‚under promise and over deliver‘.
Um möglichst effektiv planen zu können, rate ich Ihnen außerdem, die großen Projekte von den kleinen getrennt zu behandeln. Also, lassen Sie große und kleine Projekte von separaten Teams ausführen. Kleine Projekte sind oft dynamischer und die beteiligten Mitarbeiter müssen mit einer anderen Haltung an die Sache ran gehen. Wählen Sie für das Projektteam Mitarbeiter aus, die im Projektumfeld gut funktionieren. Auf diese Weise holen Sie die bestmögliche Leistung aus ihnen.
4. Bemühen Sie sich, Win-Win-Situationen zu schaffen
Die vierte Eigenschaft, die Stephen Covey beschreibt, befasst sich mit Antagonismen zwischen zwei Parteien und wie Sie diese Antagonismen lösen können, und zwar auf eine Weise, die beide Seiten glücklich macht, also in einer Win-Win-Situation. Dies gilt schon für die Planung. Effektive Planung ist nur möglich, wenn alle Beteiligten Nutzen daraus ziehen.
Die effektive Planung und Durchführung eines Projekts beginnt mit guten Vereinbarungen mit Ihrem Kunden. Ein Projekt, bei dem der Kunde einen unrealistischen Termin vorschreibt oder Ihnen einen zu niedrigen Preis zahlt, ist ein echtes Win-Lose-Projekt. Solche Projekte sind für Ihr Projektteam demotivierend. Wer will schon an einem Projekt arbeiten, bei dem der Kunde einen unter Druck setzt oder gar ausnutzt?
Deswegen ist es wichtig, die Erwartungen Ihrer Kunden von Anfang an zu verstehen. Das beinhaltet auch, sich darüber im Klaren zu sein, was der Kunde von Ihnen erwarten kann. Der beste Ansatz ist daher ein ‚Win-Win oder gar nichts’-Ansatz. Beide Parteien müssen mit den Bedingungen zufrieden sein. Wenn das nicht so ist, fängt man gar nicht erst an. Es ist besser, kein Projekt zu starten, bei dem am Ende beide Parteien frustriert sind. Um das auch so durchzuziehen, muss man seinen Prinzipien treu bleiben. Trauen Sie sich, „nein“ zu sagen?
5. Erst verstehen, dann verstanden werden
Zur fünften Eigenschaft schreibt Stephen Covey, dass wir alle (Sie und ich eingeschlossen) dazu neigen, voreilig Schlüsse zu ziehen, Ratschläge zu geben und dann zu schnell weiterzumachen. Wir vergessen also, zuerst das Problem zu untersuchen und den anderen wirklich zu verstehen. Effektive Planung erfordert eine gute Zusammenarbeit. Das ist eine Herausforderung, denn Interessen können manchmal kollidieren.
Ich habe es in einem anderen Blog bereits erwähnt, aber Projektmanager können Planer als versteift empfinden. Außerdem meinen sie, dass Planer oft die Ziele ihrer Projekte nicht verstehen. Projektmanager sehen in Planern oft die lästigen „Polizisten“, denen die Regeln rund um den Planungsprozess zu wichtig sind. Im Gegenzug betrachten Planer Projektmanager oft als unberechenbar und egoistisch, weil sie nur für ihre eigenen Projekte kämpfen. Planer finden daher oft, dass Projektleiter die Interessen des Unternehmens vergessen.
Nur wenn sich der Planer in die Position des Projektleiters versetzt, wird er verstehen, dass es das richtige ist, so aufs eigene Projekt fokussiert zu sein. Mit dieser Fokussierung auf das Projektergebnis dient der Projektleiter den Interessen des Unternehmens. Es ist nicht verwunderlich, wenn Projektmanager um die besten Leute kämpfen. Projekte pünktlich abzuschließen und dabei innerhalb des Budgets zu bleiben, ist wichtig. Das gilt auch für den Planer. Sich dauernd auf so lästige Weise auf die Regeln zu konzentrieren und Menschen zu Vereinbarungen zu zwingen, ist eigentlich etwas Gutes. Es trägt dazu bei, dass im Unternehmen alles mit Effizienz läuft.
Das Tolle ist, dass sich die beiden Rollen ergänzen. Gemeinsam sorgen sie dafür, dass Mitarbeiter effizient eingesetzt werden. Und so bekommt man ein optimales Ergebnis.
6. Effektives Planen benötigt Synergie
Synergie bedeutet, dass Zusammenarbeit zu einem besseren Ergebnis für Ihr Projekt führt, als wenn alle einzeln arbeiten. Synergien lassen sich nur erzielen, wenn alle Puzzleteile zusammenpassen. Um Planungsprojekte so effektiv wie möglich umzusetzen, braucht man drei Zutaten. Diese sind: Prozesse, Menschen und Systeme. Wenn einer dieser Zutaten fehlt oder nicht richtig funktioniert, wird es zu keiner Synergie kommen.
Planung beginnt mit einem guten Prozess. Dies ist quasi die Blaupause, mit der man wirklich effektiv mit der Planung beginnen kann. Den Prozess muss man an die Ziele des Unternehmens und die Umsetzung anpassen. Ein schlechtes Design führt immer zu ineffektiver Planung, auch wenn man sich darum gekümmert hat, die richtigen Leute und Systeme zu haben.
Den zweiten Baustein bilden die Menschen. Konkret sprechen wir über die Personen, die Ihre Ressourcen planen. Das sind Planer und Projektleiter. Verfügen diese Personen über die richtigen Kompetenzen und Fähigkeiten, um effektiv zu planen? Selbstverständlich ist das nicht, allerdings von großer Bedeutung.
Schließlich ist es wichtig, dass Sie sich für die richtige Planungssoftware entscheiden. Wählen Sie ein Softwarepaket, das zum Prozess passt und von dem Sie sicher sind, dass es Ihnen hilft, die Arbeit rund um die Planung effizient zu automatisieren. Wir haben dazu einen Artikel geschrieben, der Ihnen helfen kann.
7. Bleiben Sie immer am Ball
Bei der letzten Eigenschaft geht es darum, dass wir niemals aufhören sollten, uns zu verbessern. Um das in eine effektive Planung umzusetzen, müssen wir messen, wie gut wir arbeiten. Dies kann beispielsweise über die Planning Performance erfolgen. Damit kann man sehen, wie gut man tatsächlich geleistete Arbeitsstunden vorhersagen kann. Natürlich möchte man das jedes Mal besser machen.
Man denkt, dass man im Planen automatisch besser wird, aber das ist nicht der Fall. Kunden, Projekte und Mitarbeiter verändern sich ständig und das wirkt sich auf die Effizienz bei der Planung aus. Daher muss man die Planungsleistung messen und kontinuierlich überwachen. So sieht man genau, ob man bei der Planung von Projekten und Ressourcen besser oder schlechter wird.
Um dies zu analysieren, müssen Sie sich auch ansehen, welche Teile Ihres Unternehmens schlechter abschneiden oder stagnieren. Ist das eine bestimmte Abteilung? Oder betrifft es eine ganze Funktionsgruppe oder einzelne Personen? Anhand dieser Analyse können Sie entscheiden, Ihr Unternehmen anders zu organisieren oder bestimmten Mitarbeitern unter die Arme zu greifen, um besser planen zu lernen. Das ist natürlich etwas, das wir uns alle wünschen, denn mit einer möglichst effektiv funktionierenden Planung verdient man gutes Geld.
