Nahezu jede Organisation muss sich damit auseinandersetzen, mit großen Arbeitsbelastungsspitzen und Zeiten, in denen es wirklich „Gurkenzeit“ ist – in denen wenig passiert und wenig zu tun ist. Und obwohl dies größtenteils die Standardeinstellung ist, sind solche Spitzen und Tiefpunkte alles andere als optimal für die Produktivität des Unternehmens.
In diesem Blogartikel diskutieren wir drei Best Practices, um Spitzen und Tiefpunkte im Unternehmen zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.
1. Planen Sie Ihre Projekte von groß bis klein
Stephen Covey hat eine berühmte Übung, um das Konzept „ An erster Stelle stehen“ zu demonstrieren. Hier müssen Sie große, mittlere und kleine Steine in einen Topf geben. Sie merken schnell, dass Sie es nie schaffen, die großen Steine hineinzubekommen, wenn Sie mit den kleinen und mittleren Steinen beginnen. Man muss also zuerst die großen Steine in den Topf geben, dann die mittleren und zuletzt die kleinen.
Das gleiche Prinzip gilt für die effektive Planung Ihrer Projekte. In der Praxis funktioniert es am besten, wenn Ihre Mitarbeiter so oft wie möglich an einem Projekt gleichzeitig arbeiten. Denn wenn Sie zunächst die kleinen Projekte/Aufträge auf die Mitarbeiter verteilen, ist es nicht möglich, die großen Projekte angemessen zu besetzen. Diesen müssen Sie dann mit allen freien Stunden auffüllen, die alle übrig haben, was zu Lasten der Umsetzung und Qualität Ihrer Großprojekte geht.
Wenn Sie jedoch zuerst die großen Projekte planen, können Sie sofort feste Vereinbarungen darüber treffen. Anschließend können Sie die mittleren und kleinen Aufgaben – genau wie die kleineren Steine im Topf – über die Planung aufteilen, damit alles passt. Treffen Sie für diese kleineren Aufgaben keine harten Vereinbarungen. Auf diese Weise können Sie die Planung verschieben und anpassen, wenn sich die Dinge rund um die Großprojekte ändern.
2. Vermeiden Sie Multitasking
Das gleichzeitige Ausführen mehrerer Aktivitäten oder Multitasking wird oft als Möglichkeit zur Effizienzsteigerung angesehen. Zumindest fühlt es sich so an, denn man ist ständig beschäftigt. Tatsächlich führt Multitasking jedoch zu einer verminderten Produktivität.
Dies liegt daran, dass Projektmanager Ergebnisse von ihren Projekten erwarten. Wenn Mitarbeiter für verschiedene Projekte eingeplant sind, fühlen sie sich gezwungen, bei allen Projekten Fortschritte zu machen. Das Ergebnis? Der Fortschritt jedes Projekts ist gefährdet.
In der Praxis führt Multitasking daher zu längeren Vorlaufzeiten. Mitarbeiter wechseln ständig zwischen verschiedenen Aufgaben, ähnlich einer Maschine, die immer wieder neu eingestellt werden muss. Das kostet nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für zusätzlichen Stress und Arbeitsdruck.
Wenn Mitarbeiter also ohne Unterbrechung für eine Aktivität eingeplant werden, werden Aufgaben schneller erledigt. Darüber hinaus werden sie mit ihrer Leistung zufriedener sein, weil sie „die Zeit bekommen“, ihre Arbeit gut zu machen.
3. Reduzieren Sie Abhängigkeiten
Die meisten Projekte haben mehrere Aktivitätspfade, die irgendwann zusammenlaufen. Zum Beispiel, weil eine Aktivität, etwa das Testen des Endprodukts, vom Abschluss aller vorherigen Aktivitäten abhängt. Verzögert sich dann ein Aktivitätspfad, kann die Testphase nicht starten und das gesamte Projekt verzögert sich. Für eine Kapazitätsplanung ist es daher wichtig, dass Sie Mitarbeiter auf verschiedenen Aktivitätspfaden einplanen. So verhindern Sie, dass sie im Falle einer Verzögerung plötzlich „nicht mehr weitermachen können“.
Eine wirksame Methode zur Vermeidung von Abhängigkeiten ist SCRUM. Die Ergebnisse werden in nutzbare Teile unterteilt, die in Sprints von 1–2 erstellt werden. Obwohl nicht jedes Teilergebnis sofort verwendet wird, ist es in jedem Fall zu einem späteren Zeitpunkt für die Montage bereit. In der Zwischenzeit können die Mitarbeiter mit dem nächsten Sprint fortfahren, sodass sie selten nichts zu tun haben.
#Profi-Tipp: Sparen Sie sich Verwaltungsaufgaben so weit wie möglich und planen Sie diese ein, wenn Mitarbeiter aufgrund unvorhergesehener Verzögerungen unerwartet nichts tun können.
