Bestätigen Sie Ihre Mitarbeiter
Bei einigen Unternehmen, sowie Architekturbüros, sehen wir, dass Mitarbeiter bei langfristigen Projekten während der Laufzeit für eine durchschnittliche Anzahl von Wochenstunden eingeplant werden. Dann dürfen diese selbstständigen Fachleute selbst pro Woche bestimmen, wann und wie viel sie an einem Projekt arbeiten. Die Folge davon ist, dass die tatsächlich geleisteten Stunden schon bald nicht mehr den durchschnittlich eingeplanten Stunden entsprechen. Das ist kein Problem, wenn der Mitarbeiter an einem Projekt arbeitet. In unserem Beispiel von Architekturbüros arbeiten Mitarbeiter oft an mehreren Projekten gleichzeitig.
Ein proportionales Verhältnis der geleisteten Stunden aller Projekte ist nicht realistisch. Mitarbeiter erleben bei den Projekten oft Spitzenzeiten. Durch den unverhältnismäßigen Arbeitsdruck wird die Einhaltung von Terminen manchmal gefährdet.
Das Planen einer durchschnittlichen Anzahl von Wochenstunden ist langfristig allerdings nicht zu vermeiden. Je weiter wir in die Zukunft schauen, desto größer wird die Unsicherheit und Sie müssen schließlich doch irgendeine Planung erstellen. Die kurzfristige Terminplanung der folgenden 3 bis 4 Wochen können Sie durchaus genauer planen. Das wird oft übersehen. Man hält sich weiterhin durchgängig an die zu Anfang festgelegte durchschnittliche Anzahl der Wochenstunden. In diesem Blog beschäftigen wir uns zuerst mit den Nachteilen dieser Arbeitsweise und danach werden wir eine bessere Vorgehensweise betrachten.
Arbeiten mit Durchschnittswerten hat Nachteile
Ein Mann mit seinem Kopf im Backofen und seinen Füßen im Gefrierschrank fühlt sich durchschnittlich genommen wohl. Dies zeigt, wie unrealistisch das Arbeiten mit Durchschnittswerten ist. Außerdem hatten wir schon festgestellt, dass die durchschnittliche Anzahl der Wochenstunden eine Richtschnur ist und dass die Mitarbeiter danach selbst pro Wochen bestimmen, woran sie arbeiten. Diese Arbeitsweise führt zu den folgenden Nachteilen.
1. Mitarbeiter leben von Tag zu Tag
Im Allgemeinen leben die meisten Mitarbeiter durch diese Arbeitsweise von Tag zu Tag. Sie arbeiten das ab, was in ihrem „Posteingang“ landet. Dadurch sind sie oft nicht damit beschäftigt, die langfristige Planung zu überwachen. Schließlich ist das auch nicht ihr Fach. Sie haben sich in ihrer Laufbahn inhaltlich entwickelt, um ihr Fachgebiet möglichst gut auszuführen. Planung gehört meistens nicht dazu.
Diese Situation fördert schnell Multitasking, weil man durch das Tagesthema gelenkt wird und auch weil Mitarbeiter bei allen Projekten möglichst viele Fortschritte verbuchen möchten. Multitasking ist nicht effizient. Im Blog „4 Zeitverschwender bei der Projektplanung“ können Sie mehr darüber lesen.
Tatsächlich wird so kurzfristig keine Kapazitätsplanung durchgeführt, obwohl die Kurzfristigkeit sich hervorragend dafür eignet. Bei Projekten können Sie die Arbeit für die folgenden Wochen oft sehr gut einschätzen.
2. Projektmanager rennen den Tatsachen hinterher
Ein zweiter Nachteil ist, dass Projektmanager oft den Tatsachen hinterherrennen. Mitarbeiter melden ihre tatsächlich geleisteten Stunden, aber das verleiht nur Erkenntnisse über die Vergangenheit. Als Projektmanager möchten Sie gerne vorausschauen und die Zukunft vorhersehen, damit Sie rechtzeitig korrigieren können.
Das Problem ist, dass Mitarbeiter bei dieser Arbeitsweise keine kurzfristige deutliche Planung haben. Das macht es für die Projektmanager schwierig, rechtzeitig zu korrigieren. Er oder sie wird natürlich Vereinbarungen über den Einsatz der Mitarbeiter treffen möchten. Dies wird jedoch nicht mit einer kurzfristigen Kapazitätsplanung formalisiert, weil die Mitarbeiter selbst ihre Woche einteilen können.
Außerdem ist der Projektmanager einer von vielen Projektmanagern, der an Mitarbeitern „zerrt“, um Ergebnisse für sein Projekt zu liefern. Dies ist eine Situation, die das Multitasking von Mitarbeitern fördert, wie im vorigen Abschnitt beschrieben.
3. Zeiterfassung ist ziemlich viel Arbeit
Es wird nicht im Detail geplant, aber es wird sehr wohl von den Mitarbeitern verlangt, ihre Stunden im Detail zu rechtfertigen. Das Projekt ist nämlich in verschiedene Phasen aufgeteilt und für jede Phase gibt es ein Budget. Die Projektmanager müssen gut aufpassen können, dass das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt.
Weil Mitarbeiter in einer Woche oder an einem Tag an vielen Projekten gleichzeitig arbeiten, kann es sie viel Zeit kosten, alle tatsächlich geleisteten Stunden zu rechtfertigen. Wenn man an mehreren Projekten pro Tag arbeitet, besteht eine große Chance, dass man sich am Ende der Woche nicht mehr genau an die tatsächlich geleisteten Stunden erinnern kann. Das führt für die Projektmanager zu einem ungenauen Bild.
Die Lösung: bestätigen Sie Ihre Mitarbeiter
Die Lösung ist, dass Sie die Mitarbeiter selbst die folgenden 3 bis 4 Wochen im Detail planen lassen. Für die Mitarbeiter sollte das kein Problem darstellen. In groben Zügen ist es für ihn oder sie deutlich, wie das aussehen wird. Natürlich kommt manchmal ein Eilauftrag zwischendurch, aber zu achtzig Prozent sind die Wochen gut zu planen. Hierdurch erreichen Sie die folgenden Vorteile.
1. Mitarbeiter erhalten mehr Bewusstsein
Die Mitarbeiter werden mehr vorausschauen und werden sich all der Arbeit bewusst, die in den folgenden Wochen auf sie zukommt. Weil Sie sie ihre eigene Kapazitätsplanung pro Tag erstellen lassen, werden sie wohl überlegte Entscheidungen treffen.
Sie können die Fristen besser berücksichtigen, welche die Projektmanager ihnen setzen. So können Mitarbeiter sich auf ein Projekt konzentrieren und Sie vermeiden Multitasking. Multitasking führt nämlich dazu, dass alle Projekte länger dauern. Durch diese Vorgehensweise erleben Mitarbeiter mehr Ruhe und sie sind etwas produktiver.
2. Deutlichkeit für die Projektmanager
Weil Mitarbeiter eine kurzfristige Kapazitätsplanung erstellen, ist es für die Projektmanager klar, wann an ihrem Projekt gearbeitet wird. Es ist wie eine vertragliche Vereinbarung, an die beide Parteien sich halten.
So weiß der/die Projektmanager(in), woran er oder sie ist und kann die Mitarbeiter getrost ihre Arbeit erledigen lassen. Das führt zu Ruhe auf beiden Seiten. Es verhindert die Situation, in der die Projektmanager den Mitarbeitern regelmäßig im Nacken sitzen.
Natürlich ist die kurzfristige Terminplanung nicht in Stein gemeißelt. Wir haben es mit Projekten zu tun, bei denen sich täglich etwas ändern kann. Es muss wöchentlich eine Möglichkeit geben, dass Projektmanager und Mitarbeiter sich beraten können. Hierbei besprechen sie den Stand und die Prioritäten, damit Mitarbeiter ihre Planung entsprechend anpassen können.
3. Verschiebung von der Rechtfertigung zur Selbstständigkeit
Schließlich sorgen Sie mit dieser Vorgehensweise dafür, dass weniger Betonung auf die „Rechtfertigung“ der tatsächlich geleisteten Stunden gelegt wird. Es gibt keine Person, die vor Freude in die Luft springt, weil er oder sie wieder Zeit erfassen darf.
Wenn ein(e) Mitarbeiter(in) seine oder ihre Planung im Detail erstellt, wird die Zeiterfassung zum Kinderspiel. Jeder Block, den der/die Mitarbeiter(in) in seiner oder ihrer Agenda platziert, ist gleichzeitig auch eine Zeile in seinem oder ihrem Stundennachweis. So werden zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Ihr(e) Mitarbeiter(in) muss vor dem Senden seines oder ihres Zeitnachweises nur ein paar Details anpassen und das Ganze kann eingereicht werden.
Das sorgt dafür, dass eine Verschiebung von der Rechtfertigung zum selbstständigen Planen stattfindet. Oder noch deutlicher: Sie bestätigen die Mitarbeiter, indem sie diese mehr Chef über seine oder ihre eigene Agenda sein lassen. Sie erstellen ihre kurzfristige Planung und Sie vertrauen ihnen dabei vollkommen.
Schlussfolgerung
Arbeiten Sie mit langfristigen Projekten und planen Sie selbstständige Mitarbeiter für eine durchschnittliche Anzahl der Wochenstunden ein? Lassen Sie diese Mitarbeiter dann die kurzfristige Kapazitätsplanung im Detail selbst erstellen. Das bestätigt die Mitarbeiter und sorgt für eine positive Wende im Denkmuster: von der Rechtfertigung hinterher zum Chef über die eigene Agenda.
Dabei ist es allerdings gut, die Mitarbeiter, zumindest am Anfang, dabei zu betreuen. So werden Sie sehen können, ob ein Mitarbeiter nicht doch dazu neigt, während der Woche an vielen Projekten gleichzeitig zu arbeiten. Dies wird sofort ersichtlich, weil Sie viele verschiedenfarbige Blöcke in ihrer Agenda stehen sehen.
Die Rolle des Betreuers sollte am besten von einem Abteilungs- oder Teamleiter übernommen werden. Für einen Projektmanager stehen die Interessen seines oder ihres Projekts an erster Stelle und das könnte beispielsweise Multitasking fördern. Multitasking möchten Sie in Ihrem Unternehmen soweit wie möglich vermeiden.
