Jeden Tag ein bisschen besser die Projekte planen
Logischerweise sollten Sie dies bejahen. Sie bekommen immer mehr Erkenntnisse und Erfahrung beim Planungsprozess und bauen darauf auf. Aber wie stellen Sie das fest? Beispielsweise bedeutet eine höhere Produktivität nicht unbedingt, dass Sie sich beim Planen verbessert haben. In diesem Blog beschreiben wir, wie Sie die Planungsleistung Ihres Unternehmens messen können.
Warum Planungsleistung messen?
Warum sollten Sie die Planungsleistung überhaupt messen? Weil Sie diese in den Griff bekommen möchten. Sie möchten die Kontrolle über den Einsatz Ihrer Mitarbeiter und den Verlauf von Projekten und Aktivitäten haben. Sie möchten die benötigten Stunden möglichst genau vorhersagen und sich dabei immer mehr verbessern. Das passt gut in den Bereich von gemäß Lean denken.
Das Messen der Planungsleistung kann beispielsweise Einblick in Folgendes geben:
- Welche Teile im Betrieb absolut nicht voraussagbar sind
- Welche Personen (Ressourcen-Planer und Projektmanager) sich mit dem Planen schwer tun
- Welche (Art) Projekte den größten Beitrag zur Unsicherheit leisten
- Was der Trend beim Planen ist. Werden wir hierin besser oder schlechter?
Solche Einsichten sind für jeden wertvoll: die Geschäftsführung, Manager, Projektmanager und sogar für Mitarbeiter. Anhand dieser Einsichten können Sie sich entscheiden, sich selbst anders zu organisieren. Die Ausführung nicht voraussagbarer Projekte können Sie beispielsweise in einer getrennten Einheit unterbringen und die stabilen Projekte in einer Einheit, bei der Sie das Personal optimal einsetzen können.
Führungskräften und Projektmanagern, die schlecht planen, können Sie bei der Verbesserung ihrer Planungsfähigkeiten helfen. Mitarbeitern, die ständig zu viel Zeit aufwenden, können Sie helfen, indem Sie herausfinden, wo die Probleme liegen und wie sie diese zusammen mit ihnen lösen können. Kurzum: Das Messen und Verbessern der Planungsleistung kann Ihr Unternehmen wirklich auf eine höhere Ebene heben.
Wie berechnet man das?
Zur Feststellung der Planungsleistung, müssen Sie die tatsächlich aufgewendeten Stunden bestimmen. Sonst haben wir keinen Vergleichswert. Außerdem gehen wir davon aus, dass wir die Planungsleistung in einem Prozentsatz ausdrücken. Wenn Sie 8 Stunden geplant haben und auch tatsächlich 8 Stunden aufgewendet werden, liegt die Planungsleistung bei 8/8 = 100 %. Wenn Sie 0 Stunden aufgewendet haben, kann liegt die Planungsleistung bei 0/8 = 0 %. Und bei einer tatsächlichen Aufwendung von 4 Stunden liegt die Planungsleistung bei 4/8 = 50 %.
Aber jetzt…
nehmen wir an, dass Sie 8 Stunden geplant und 12 Stunden tatsächlich aufgewendet haben. Sie liegen dann 8 Stunden nach dem Schema in der Planung, aber Sie haben 4 Stunden mehr aufgewendet. Wie werden Sie diese nun bewerten?
Wenn wir die Reihe der Beispiele fortführen, sollten wir zu 12/8 = 150 % Leistung kommen. Das ist sehr diskutabel. Überschreitungen wirken sich dann positiv auf die Zahl der Leistung aus. Das gibt kein gutes Bild darüber, ob Sie gut planen oder nicht. Außerdem sind wir davon ausgegangen, dass man nie mehr als 100 % Planungsleistung haben kann.
Sie können es auch umdrehen und die tatsächlich aufgewendeten Stunden als Teiler nehmen. Dann wird die Leistung 8/12 = 67 %. Dafür spricht einerseits einiges, weil in diesem Beispiel nun mal mehr Stunden dafür nötig waren und deshalb hätten diese auch eingeplant werden müssen. Andererseits würden unnötige Überschreitungen (d. h. Fehler) sich auf die Schlussfolgerung auswirken, ob Sie gut planen oder nicht. Das ist nicht berechtigt, sodass diese Berechnung auch diskutabel ist.
Sie können auch die Abweichung (4 Stunden Überschreitung) im Verhältnis zu den geplanten Stunden ausdrücken. Sie erhalten dann eine Leistung von 4/8 = 50 %. Bei einer Überschreitung von 8 Stunden erhalten Sie dann jedoch 8/8 = 100 % Leistung. Das macht keinen Sinn und ist deshalb auch nicht verwendbar.
Die Schlussfolgerung ist, dass Sie Überschreitungen kürzen müssen und nicht mitzählen lassen dürfen. Sie müssen einfach annehmen, dass Sie wissen möchten, ob die geplanten Stunden auch tatsächlich geleistet wurden. Sie schauen sich also an, welche Stunden laut Planung sind. Die Planungsleistung beträgt dann in folgenden Fällen:
Berichte
Bei den Berichten dürfen Sie sich nicht zu sehr im Detail verlieren. Es hat keinen Sinn, Analysen pro Posten wie in den obengenannten Beispielen zu machen. Die Gefahr ist nämlich, dass Sie aufgrund von ein paar Fällen Schlüsse ziehen. Damit erreichen Sie keine statistische Relevanz. Tatsächlich müssen Sie deshalb mehr auf Gesamtwerte pro Projekt, Abteilung und Mitarbeiter schauen.
Bezüglich der Zeit sollten Sie die Planungsleistung auch über einen längeren Zeitraum hinweg, wie beispielsweise einen Tag. betrachten. Schauen Sie sich die Planungsleistung über Wochen und Monate hinweg an. So sehen Sie auch den Trend und das sind wichtige Informationen; werden wir besser oder schlechter beim Planen?
Sie können die Planungsleistung wie in der unterstehenden Grafik darstellen. Die blaue Linie zeigt die Planungsleistung an. Die grünen Stäbe geben die Stunden laut Planung an. Die roten Stäbe geben die Anzahl der außerhalb der Planungliegenden Stunden an. Dies sind die aufgewendeten Stunden, die nicht eingeplant waren.
Sie können anhand dieser Grafik sehen, dass es, trotz des Tiefs in den Monaten August/September einen leicht steigenden Trend bei der Planungsleistung gibt. Die außerhalb der Planung liegenden Stunden liefern auch wertvolle Informationen. Diese möchten Sie nämlich möglichst niedrig halten. Natürlich können diese Stunden sich in den Bereich der Überstunden begeben. Die Planungsleistung kann dann noch immer sehr hoch sein.
Wenn Sie eine solche Grafik pro Abteilung, Projektmanager, Mitarbeiter, Projekt usw. erstellen können, dann haben Sie ein ganz starkes Analyse-Instrument!
Mein Dank geht an Jurgen Overweg von Evident Interactive für seinen Beitrag zu diesem Blog. Evident ist ein Kunde von Timewax und in dieser Eigenschaft konnte ich mit Jurgen die Definitionen einiger KPIs ausarbeiten, darunter die Planungsleistung. Durch seine Erfahrung und Erkenntnisse hat er die Weichen für die Ausgangspunkte und Berechnungen gestellt.
Co-Autor: Jurgen Overweg
