Projektplanung und Ressourcenplanung hängen eng zusammen. Es ist daher nicht verwunderlich, dass sie oft verwechselt werden. Es gibt jedoch wichtige Unterschiede und Sie verwenden für beide unterschiedliche Tools. Deshalb erklären wir Ihnen in diesem Artikel die Unterschiede und verraten Ihnen, welche Tools Sie wofür nutzen können.
Was ist Ressourcenplanung?
Bei der Ressourcenplanung steht die Kapazität im Mittelpunkt. Die Anzahl der Stunden, die geplant sind und die Ihnen zur Verfügung stehen. Es handelt sich also um eine interne Planung, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht.
Für eine gute Ressourcenplanung benötigen Sie beispielsweise eine digitale Version der altmodischen Plantafel. Eines, das Aufschluss darüber gibt, welche Abteilungen, Positionen, Fähigkeiten und Mitarbeiter Ihnen zur Verfügung stehen. Wenn Sie dies übersichtlich regeln, können Sie problemlos die richtigen Leute für die richtigen Projekte einsetzen.
Vorzugsweise behalten Sie bei der Ressourcenplanung auch den Überblick über die tatsächlich aufgewendeten Stunden. Indem Sie die tatsächlichen Stunden im Auge behalten, können Sie einen Vergleich mit den geplanten Stunden anstellen. Auf diese Weise erhalten Sie einen Einblick in Ihre Planung und können sehen, wie Sie sich verbessern können. Schließlich behalten Sie in der Ressourcenplanung nicht nur die Stunden für Projekte im Blick, sondern auch die Stunden an interner Arbeit, Urlaub und Krankheit, denn diese Stunden bestimmen auch die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter.
Was ist Projektplanung?
Die Projektplanung zielt auf die Dauer in Tagen innerhalb eines Projekts ab. Beispielsweise für den Aufbau einer neuen Website visualisiert diese Planung die verschiedenen Phasen: zunächst die Recherchephase vom 4. bis 11. Januar. Dann Wireframing vom 11. bis 15. Januar, Frontend-Entwicklung vom 15. bis 20. Januar, Backend-Entwicklung vom 20. bis 31. Januar und dann Testen vom 1. bis 7. Februar und dann der Go-Live-Termin am 8. Februar um 12:00 Uhr.
Sie können dies in einem „Gantt-Diagramm“ visualisieren, das die Dauer aller Phasen untereinander anzeigt. So erkennen Sie sofort Überschneidungen von Projektphasen und können bereits vor Beginn einer Phase festlegen, ob Abhängigkeiten zwischen den Phasen bestehen.
Neben der internen Nutzung der Projektplanung können Sie damit auch den Projektfortschritt mit dem Kunden und anderen externen Stakeholdern kommunizieren.
Was verwenden Sie wann?
Es geht nicht darum, eine Wahl zwischen Ressourcenplanung oder Projektplanung zu treffen. Eine Ressourcenplanung ist immer notwendig, denn ohne den Einsatz Ihrer Ressourcen geht nichts. Auf einen Projektplan kann man bei kleinen Projekten (40 Stunden / Dauer 1 Woche) oft verzichten, denn dafür ist es auch viel Arbeit für das kleine bisschen mehr Übersicht, das man dafür bekommt.
Wenn Sie jedoch größere Projekte über mehrere Monate mit mehreren Mitarbeitern und Stakeholdern haben, ist es unerlässlich, zusätzlich zu Ihrer Ressourcenplanung eine Projektplanung zu erstellen. Dies hilft Ihnen bei der Strukturierung, macht das Projekt transparent und übersichtlich und bietet Ihnen ein praktisches Werkzeug für die Kommunikation mit allen Beteiligten: Abteilungsleitern, Kunden und anderen Stakeholdern.
