Ein Stiefkind im Projektmanagement
Dem Start vieler Projekte wird Aufmerksamkeit geschenkt. Es wird gefeiert, eingerichtet, ein Auftakt veranstaltet usw.
In diesem Artikel möchte ich ein paar Tipps über ein Stiefkind im Projektmanagement schreiben und das ist der Rückblick nach Ablauf eines Projekts. Die Kunst und Wissenschaft der Reflektion ist oft ein Gebiet, auf dem das Management nicht geübt ist. Das ist wirklich schade, weil dabei oft so unglaublich viel Gold in Form von Lektionen für die Zukunft zu finden ist.
Das Planen eines Rückblicks
AAR: After Action Review ist ein einfaches Konzept, das für diesen Rückblick auf der Basis von 3 Fragen genutzt werden kann.
- Was hatten wir erwartet, das geschehen sollte?
- Was ist tatsächlich geschehen?
- Wie ist der Unterschied zu erklären?
Für eine Projektüberprüfung sollte es wie folgt aussehen können:
Organisieren Sie einen festgelegten Zeitpunkt mit den Schlüsselpersonen bei der Ausführung des Projekts. (einfach selbst ausführen und auf jeden Fall, ohne dass externe Leute wie ich dabei sind!)
Bearbeiten Sie miteinander Antworten auf die folgenden 3 Fragen:
- 1. Was sollte der Erlös/das Ergebnis sein müssen (Geltungsbereich, Projektziel, Mittel, Zeitplan)?
- 2. Was ist aktuell der Erlös/das Ergebnis?
- 3. Wie ist der Unterschied zu erklären (auch wenn es sich um Mehrerlös oder weniger Ausschöpfung von Mitteln handelt)?
Ernten Sie die Einsichten, Lektionen, die zum Vorschein kommen. Beschreiben Sie diese und nutzen Sie sie bei der Organisation zukünftiger Projekte.
Was ergibt diese Reflektion?
Mit dieser Art der Reflektion organisieren Sie einen Baustein zum Lernen in Ihrem Unternehmen und Projekte werden richtig geliefert, abgeschlossen und bewertet. Das ist für alle Beteiligten angenehm und außerdem auch noch vitalisierend.
Wenn diese Art der Rückblicke – Autopsie – konsequent durchgeführt wird, bedeutet das auch zu vermeiden, dass Projekte wie Ballons in der Luft hängen bleiben, bis keiner mehr daran denkt.
Die Methode von Bill Gates
Die legendäre Denkwoche (Think Week) von Bill Gates war auch eine Art dieser AAR. Bill zog sich zweimal im Jahr eine Woche lang in einem kleinen Hof irgendwo im Rande eines Meeres zurück. Er reflektierte über Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft seines Betriebs, der Technologie und seiner Branche. Er tat dies unter anderem auf der Basis von einigen Hundert (!) vorbereiteten Whitepapers, die von Schlüsselpersonen aus seinem Betrieb erstellt worden waren. Er versah diese Whitepapers mit handschriftlichen Bemerkungen. Bei langen Wanderungen verband er alle Ideen und fügte seine brillanten Ideen dazu. Er dachte über sein eigenes Auftreten nach. Er analysierte Reinfälle und Erfolge. Er reflektierte und lernte!
Der ergänzende Grundsatz „Alles ist und bleibt immer Beta“ bedeutet, dass alles immer gewissermaßen ein Entwurf in Erwartung von etwas Besserem bleibt. Durch einen solchen Grundsatz bleibt das Unternehmen reflektierend, lernend und vital. Eine gründliche Autopsie als Abschluss eines Projekts kann hierbei eine gute Hilfe sein.
